Có nên gọi công ty cũ của ứng viên không? Cách xác minh đúng và hạn chế rủi ro

Ứng viên có thể trình bày rất thuyết phục trong CV và buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng vẫn có thể băn khoăn liệu chức danh, thời gian làm việc, phạm vi trách nhiệm hay thành tích mà ứng viên cung cấp có đúng với thực tế hay không.

Trong trường hợp này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn gọi công ty cũ để xác minh. Đây là một bước thường được gọi là reference check hoặc kiểm tra tham chiếu ứng viên.

Vậy có nên gọi công ty cũ của ứng viên không? Nhà tuyển dụng có được tự tìm số điện thoại của quản lý cũ để liên hệ không? Việc hỏi về lý do nghỉ việc, hiệu suất hoặc thái độ làm việc có xâm phạm quyền riêng tư của ứng viên không?

Câu trả lời là: doanh nghiệp có thể gọi công ty cũ để kiểm tra thông tin ứng viên, nhưng không nên thực hiện tùy tiện. Việc xác minh cần có mục đích tuyển dụng rõ ràng, được ứng viên biết và đồng ý, chỉ thu thập những thông tin liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng và không sử dụng một nhận xét đơn lẻ làm căn cứ duy nhất để loại ứng viên.

Đối với các vị trí quản lý, tài chính, mua hàng, kho vận, kinh doanh, công nghệ hoặc nhân sự được tiếp cận dữ liệu quan trọng, doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện dịch vụ xác minh nhân sự – ứng viên theo một phạm vi được thống nhất rõ ràng trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.

Trả lời nhanh: Nên gọi công ty cũ khi ứng viên đã vào vòng tuyển chọn cuối, thông tin cần kiểm tra ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tuyển dụng và ứng viên đã đồng ý cho xác minh. Không nên tự ý gọi công ty hiện tại, hỏi chuyện đời tư hoặc liên hệ tràn lan với những người không được ứng viên xác nhận.

Gọi công ty cũ của ứng viên có phải là reference check không?

Reference check thường được dịch là kiểm tra tham chiếu hoặc xác minh người tham chiếu. Đây là quá trình nhà tuyển dụng liên hệ với người từng trực tiếp làm việc cùng ứng viên để kiểm tra một số thông tin được cung cấp trong hồ sơ và tìm hiểu thêm về năng lực làm việc thực tế.

Người được liên hệ có thể là:

• Quản lý trực tiếp cũ;
• Trưởng bộ phận;
• Bộ phận nhân sự của công ty cũ;
• Đồng nghiệp từng phối hợp trực tiếp;
• Đối tác hoặc khách hàng từng làm việc với ứng viên;
• Người tham chiếu được ứng viên ghi trong CV hoặc cung cấp ở vòng tuyển dụng cuối.

Theo nội dung giải thích về reference check trong tuyển dụng, hoạt động này thường được thực hiện sau khi nhà tuyển dụng đã phỏng vấn và đang cân nhắc ứng viên cho quyết định cuối cùng.

Reference check không nhằm “điều tra toàn bộ quá khứ” của một người. Mục đích phù hợp là đối chiếu những thông tin có liên quan trực tiếp đến khả năng thực hiện công việc.

Phân biệt xác nhận việc làm, reference check và background check

Ba khái niệm này thường bị sử dụng thay thế cho nhau nhưng phạm vi không hoàn toàn giống nhau.

Ví dụ, khi doanh nghiệp gọi phòng nhân sự của công ty cũ để hỏi ứng viên có từng làm việc tại đó hay không, đây chủ yếu là xác nhận việc làm.

Khi doanh nghiệp trao đổi với quản lý cũ về khả năng hoàn thành mục tiêu, cách ứng viên xử lý áp lực hoặc khả năng dẫn dắt đội nhóm, đây là reference check.

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp cần kiểm tra nhiều nội dung như lịch sử công tác, chức danh, bằng cấp, địa chỉ hoặc mức độ thống nhất giữa hồ sơ và thực tế, hoạt động này có thể thuộc phạm vi background check. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết điều tra lý lịch cá nhân trong phạm vi phù hợp để hiểu rõ giới hạn giữa xác minh thông tin và thu thập đời tư không cần thiết.

Gọi tổng đài công ty cũ chưa chắc xác minh được đầy đủ

Một sai lầm phổ biến là cho rằng chỉ cần gọi đến tổng đài công ty cũ và hỏi về ứng viên là có thể biết toàn bộ quá trình làm việc.

Trên thực tế, mỗi người và mỗi bộ phận chỉ có thể cung cấp một nhóm thông tin nhất định:

• Bộ phận nhân sự thường chỉ xác nhận thông tin hành chính;
• Quản lý trực tiếp hiểu rõ năng lực nhưng có thể đưa ra nhận xét mang tính cá nhân;
• Đồng nghiệp hiểu cách phối hợp nhưng không phải lúc nào cũng biết kết quả tổng thể;
• Người tham chiếu do ứng viên lựa chọn thường có xu hướng đưa ra nhận xét tích cực;
• Một số công ty có chính sách không cung cấp đánh giá chi tiết về nhân viên cũ.

Vì vậy, nhà tuyển dụng cần xác định trước mình muốn kiểm tra điều gì và ai là người phù hợp nhất để trả lời.

Có nên gọi công ty cũ của ứng viên không?

Có, doanh nghiệp nên cân nhắc gọi công ty cũ khi cần xác minh một thông tin quan trọng trước khi tuyển dụng. Tuy nhiên, cuộc gọi chỉ có giá trị khi được thực hiện đúng thời điểm, đúng người và đúng phạm vi.

Nhà tuyển dụng không nên gọi chỉ vì tò mò hoặc muốn tìm “điểm xấu” của ứng viên. Mỗi câu hỏi cần gắn với một tiêu chí tuyển dụng cụ thể.

Chẳng hạn, nếu ứng viên được tuyển cho vị trí trưởng phòng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần làm rõ:

• Ứng viên có thực sự quản lý đội nhóm như trong CV không?
• Quy mô đội ngũ là bao nhiêu người?
• Ứng viên trực tiếp chịu trách nhiệm về doanh số hay chỉ tham gia hỗ trợ?
• Thành tích được nêu là kết quả cá nhân hay kết quả chung của bộ phận?
• Ứng viên có quyền tuyển dụng, đánh giá hoặc kỷ luật nhân sự không?
• Phong cách quản lý của ứng viên có phù hợp với vị trí mới không?

Ngược lại, việc hỏi về quan hệ tình cảm, hoàn cảnh gia đình hoặc những mâu thuẫn cá nhân không liên quan đến công việc thường không giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực ứng viên và có thể làm phát sinh rủi ro về quyền riêng tư.

Những điều kiện cần có trước khi gọi công ty cũ

Doanh nghiệp chỉ nên thực hiện reference check khi đáp ứng được những điều kiện sau:

1. Ứng viên đã vào vòng tuyển chọn phù hợp

Không cần gọi công ty cũ của tất cả người gửi CV. Việc xác minh nên tập trung vào ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc, phỏng vấn và kiểm tra chuyên môn.

1. Thông tin cần kiểm tra có ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng

Ví dụ: chức danh quản lý, phạm vi trách nhiệm, kinh nghiệm điều hành dự án, quyền tiếp cận tài sản hoặc dữ liệu quan trọng.

1. Ứng viên đã được thông báo về việc xác minh

Ứng viên cần biết doanh nghiệp dự định liên hệ với ai, nhằm mục đích gì và phạm vi thông tin nào sẽ được kiểm tra.

1. Người được gọi có quan hệ công việc thực tế với ứng viên

Người tham chiếu phải từng quản lý, phối hợp hoặc làm việc trực tiếp với ứng viên trong khoảng thời gian có liên quan.

1. Có bộ câu hỏi được chuẩn bị trước

Các câu hỏi cần tập trung vào tiêu chí của vị trí, tránh để cuộc trao đổi biến thành một cuộc trò chuyện cảm tính về đời tư hoặc mâu thuẫn cũ.

1. Kết quả được đối chiếu với nguồn khác

Ý kiến của một người tham chiếu chỉ nên được xem là một nguồn dữ liệu. Doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu với CV, nội dung phỏng vấn, bài kiểm tra chuyên môn và tài liệu ứng viên cung cấp.

Không nên biến reference check thành hoạt động điều tra bí mật

Reference check phù hợp không đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng có quyền bí mật tìm và gọi bất kỳ ai từng quen biết ứng viên.

Doanh nghiệp nên tránh:

• Tự ý gọi công ty ứng viên đang làm việc;
• Liên hệ hàng loạt đồng nghiệp cũ;
• Giả danh khách hàng hoặc đối tác để lấy thông tin;
• Hỏi thông tin cá nhân không liên quan đến vị trí;
• Yêu cầu cung cấp hồ sơ nội bộ, bảng lương hoặc tài liệu riêng tư;
• Thu thập tin đồn chưa được kiểm chứng;
• Đưa thông tin ứng viên cho bên thứ ba khi chưa có căn cứ phù hợp;
• Lưu hồ sơ reference check vô thời hạn.

Trong trường hợp cần kiểm tra nhiều nguồn hoặc có dấu hiệu hồ sơ không nhất quán, doanh nghiệp nên xây dựng phạm vi xác minh rõ ràng. Dịch vụ điều tra doanh nghiệp của Thám tử An Long tập trung vào việc xác minh dữ kiện liên quan trực tiếp đến mục tiêu của khách hàng, kết hợp nguồn thông tin phù hợp và ghi nhận thực tế khi điều kiện cho phép.

Lợi ích của việc gọi công ty cũ của ứng viên

Reference check không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro tuyển sai người. Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng cách, hoạt động này giúp doanh nghiệp bổ sung một lớp kiểm tra trước khi giao cho ứng viên quyền hạn, dữ liệu, tài sản hoặc trách nhiệm quản lý quan trọng.

Kiểm tra tính chính xác của CV

CV là tài liệu do ứng viên tự trình bày. Cùng một công việc nhưng cách mô tả có thể khác rất nhiều tùy vào góc nhìn của người viết.

Một cuộc gọi phù hợp có thể giúp doanh nghiệp xác nhận:

• Ứng viên có thực sự làm việc tại công ty đã khai báo không;
• Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc;
• Chức danh chính thức;
• Phòng ban hoặc đơn vị công tác;
• Phạm vi công việc;
• Quy mô nhóm do ứng viên phụ trách;
• Loại dự án ứng viên từng tham gia;
• Quan hệ báo cáo giữa ứng viên với người quản lý;
• Một số thành tích có thể kiểm chứng.

Nếu nhu cầu chỉ tập trung vào việc kiểm tra một cá nhân có thực sự làm việc tại địa điểm hoặc doanh nghiệp đã khai báo hay không, có thể tham khảo dịch vụ xác minh nơi làm việc.

Phát hiện kinh nghiệm bị phóng đại

Không phải thông tin sai lệch nào trong CV cũng là giả mạo hoàn toàn. Một số ứng viên có thể sử dụng từ ngữ khiến vai trò của mình lớn hơn thực tế.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Chức danh chính thức là nhân viên nhưng tự ghi là trưởng nhóm;
• Chỉ hỗ trợ dự án nhưng nhận mình là người phụ trách chính;
• Quản lý một nhóm ngắn hạn nhưng mô tả như một vị trí quản lý cố định;
• Đưa kết quả chung của phòng ban thành thành tích cá nhân;
• Kéo dài thời gian làm việc để che khoảng trống nghề nghiệp;
• Gộp nhiều công việc ngắn hạn thành một giai đoạn liên tục;
• Mô tả từng quản lý ngân sách nhưng thực tế chỉ theo dõi hoặc tổng hợp số liệu.

Reference check giúp nhà tuyển dụng hỏi sâu hơn về bối cảnh của thành tích thay vì chỉ kiểm tra xem một con số có xuất hiện hay không.

Ví dụ, thay vì hỏi “Ứng viên có đạt doanh số 20 tỷ đồng không?”, nhà tuyển dụng có thể hỏi:

• Doanh số này được tính cho cá nhân hay toàn bộ đội nhóm?
• Khoảng thời gian ghi nhận kết quả là bao lâu?
• Ứng viên có trực tiếp tìm kiếm và chốt khách hàng không?
• Những bộ phận nào cùng tham gia?
• Vai trò cụ thể của ứng viên trong kết quả đó là gì?

Hiểu cách ứng viên làm việc trong thực tế

Phỏng vấn cho thấy cách ứng viên trình bày về bản thân. Reference check có thể bổ sung góc nhìn từ người từng quan sát ứng viên trong môi trường làm việc thực tế.

Nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu:

• Khả năng hoàn thành cam kết;
• Mức độ chủ động;
• Khả năng phối hợp với đồng nghiệp;
• Cách tiếp nhận phản hồi;
• Phản ứng khi gặp áp lực;
• Khả năng xử lý sai sót;
• Kỹ năng báo cáo;
• Khả năng bảo mật thông tin;
• Tinh thần trách nhiệm;
• Phong cách quản lý hoặc làm việc nhóm.

Tuy nhiên, những nhận xét như “khó tính”, “không hòa đồng” hoặc “không phù hợp văn hóa” chưa đủ để đưa ra kết luận. Nhà tuyển dụng nên yêu cầu người tham chiếu nêu một tình huống cụ thể để hiểu rõ nguyên nhân và bối cảnh.

Hạn chế rủi ro ở các vị trí nhạy cảm

Reference check đặc biệt có giá trị khi vị trí tuyển dụng liên quan đến:

• Quản lý tiền, hàng hóa hoặc tài sản;
• Tiếp cận dữ liệu khách hàng;
• Phê duyệt thanh toán;
• Mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp;
• Quản lý kho;
• Chăm sóc khách hàng lớn;
• Ký kết hợp đồng;
• Quản lý nhân sự;
• Điều hành chi nhánh;
• Truy cập hệ thống công nghệ;
• Tiếp cận bí mật kinh doanh.

Sai sót tuyển dụng ở những vị trí này có thể gây ra thiệt hại lớn hơn nhiều so với chi phí và thời gian dành cho việc xác minh trước tuyển dụng.

Dù vậy, theo phân tích về ưu điểm và hạn chế của reference check, kết quả tham chiếu vẫn có thể chịu ảnh hưởng bởi quan hệ cá nhân, mức độ ghi nhớ và quan điểm chủ quan của người trả lời. Vì vậy, doanh nghiệp không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một cuộc gọi.

Khi nào doanh nghiệp nên gọi công ty cũ của ứng viên?

Không có một thời điểm duy nhất phù hợp với mọi quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên, reference check thường hiệu quả nhất khi doanh nghiệp đã đánh giá được năng lực cơ bản của ứng viên và chỉ còn một số thông tin cần kiểm tra trước quyết định cuối cùng.

Khi ứng viên đã vượt qua vòng chuyên môn

Doanh nghiệp nên thực hiện reference check sau khi đã:

• Sàng lọc hồ sơ;
• Phỏng vấn sơ bộ;
• Phỏng vấn chuyên môn;
• Kiểm tra kỹ năng hoặc bài tập tình huống;
• Đánh giá mức độ phù hợp với vị trí.

Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh thu thập dữ liệu của quá nhiều ứng viên khi chưa thực sự cần thiết.

Đây cũng là thời điểm nhà tuyển dụng đã có đủ thông tin để xác định những điểm cần kiểm tra. Thay vì hỏi chung chung “Ứng viên này làm việc có tốt không?”, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi cụ thể về năng lực hoặc thành tích đã được ứng viên trình bày.

Trước khi gửi thư mời nhận việc chính thức

Doanh nghiệp có thể thực hiện reference check ở giai đoạn trước offer hoặc đưa ra offer có điều kiện.

Ví dụ:

Thư mời nhận việc có hiệu lực sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc xác minh các thông tin liên quan trực tiếp đến hồ sơ tuyển dụng và nhận được kết quả phù hợp.

Cách làm này cần được thông báo rõ với ứng viên. Doanh nghiệp không nên để ứng viên hiểu rằng mọi thủ tục đã hoàn tất rồi bất ngờ hủy offer chỉ dựa trên một nhận xét không được kiểm chứng.

Khi thông tin trong CV và phỏng vấn không nhất quán

Những dấu hiệu cần kiểm tra thêm có thể gồm:

• Thời gian làm việc trong CV khác với lời trình bày;
• Chức danh thay đổi giữa các phiên bản hồ sơ;
• Khoảng trống nghề nghiệp không được giải thích rõ;
• Hai công việc toàn thời gian có thời gian chồng chéo;
• Thành tích lớn nhưng ứng viên không giải thích được vai trò;
• Không nêu được tên hoặc thông tin cơ bản của quản lý trực tiếp;
• Người tham chiếu sử dụng email cá nhân và không xác định được đơn vị;
• Phạm vi trách nhiệm được mô tả vượt xa cấp bậc của vị trí;
• Ứng viên không cung cấp được bất kỳ tài liệu hoặc ví dụ nào về dự án.

Một dấu hiệu bất thường không đồng nghĩa ứng viên đang gian dối. Nó chỉ cho thấy doanh nghiệp cần đặt thêm câu hỏi và cho ứng viên cơ hội giải thích.

Khi tuyển vị trí quản lý hoặc có mức độ rủi ro cao

Doanh nghiệp nên ưu tiên xác minh đối với:

• Giám đốc hoặc phó giám đốc;
• Trưởng phòng, trưởng chi nhánh;
• Kế toán trưởng;
• Nhân sự tài chính và kiểm soát nội bộ;
• Quản lý kho và logistics;
• Quản lý mua hàng;
• Nhân sự phụ trách đấu thầu;
• Quản trị hệ thống;
• Nhân sự tiếp cận dữ liệu nhạy cảm;
• Nhân viên kinh doanh quản lý công nợ;
• Trợ lý cấp cao;
• Nhân sự đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan, đối tác hoặc khách hàng lớn.

Phạm vi xác minh cần tương xứng với trách nhiệm của vị trí. Không nên áp dụng một gói kiểm tra quá rộng cho mọi ứng viên.

Khi nào không nên gọi công ty cũ của ứng viên?

Có những trường hợp reference check không mang lại nhiều giá trị hoặc có thể gây ảnh hưởng không cần thiết đến ứng viên.

Khi ứng viên chưa được thông báo

Doanh nghiệp không nên âm thầm lấy số điện thoại trên mạng rồi liên hệ với người được cho là quản lý cũ.

Cách làm này có các rủi ro:

• Gọi nhầm người;
• Người trả lời không từng quản lý ứng viên;
• Thông tin bị đưa ra ngoài bối cảnh;
• Ứng viên không biết dữ liệu của mình đang được xử lý;
• Ảnh hưởng đến trải nghiệm và niềm tin của ứng viên;
• Phát sinh tranh chấp về quyền riêng tư.

Cách phù hợp hơn là đề nghị ứng viên cung cấp người tham chiếu và xác nhận phạm vi doanh nghiệp được phép trao đổi.

Khi ứng viên vẫn làm việc tại công ty cần liên hệ

Tự ý gọi công ty hiện tại là một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất của reference check.

Cuộc gọi có thể làm lộ việc ứng viên đang tìm việc, dẫn đến:

• Ảnh hưởng quan hệ giữa ứng viên và quản lý hiện tại;
• Ứng viên bị thay đổi nhiệm vụ hoặc hạn chế quyền truy cập;
• Mất cơ hội thăng tiến;
• Phát sinh áp lực phải nghỉ việc;
• Làm tổn hại thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp mới.

Nếu thực sự cần xác minh công ty hiện tại, nhà tuyển dụng phải trao đổi rõ và chỉ thực hiện sau khi nhận được sự đồng ý cụ thể của ứng viên.

Ứng viên cũng có thể đề nghị chỉ liên hệ công ty hiện tại sau khi hai bên đã thống nhất offer có điều kiện.

Khi thông tin không liên quan đến công việc

Doanh nghiệp không nên hỏi người tham chiếu về:

• Tình trạng hôn nhân;
• Kế hoạch sinh con;
• Quan hệ tình cảm;
• Tôn giáo;
• Quan điểm chính trị;
• Hoàn cảnh gia đình;
• Tranh chấp đời tư;
• Tình hình tài chính không liên quan đến vị trí;
• Thông tin sức khỏe không cần thiết cho yêu cầu công việc;
• Quan hệ xã hội ngoài phạm vi nghề nghiệp.

Mục tiêu của reference check là đánh giá khả năng thực hiện công việc, không phải xây dựng một hồ sơ đời tư về ứng viên.

Khi doanh nghiệp chỉ muốn tìm lý do để loại ứng viên

Reference check không nên được sử dụng để xác nhận một định kiến đã hình thành từ trước.

Ví dụ:

• Người phỏng vấn không có thiện cảm nên tìm nhận xét tiêu cực;
• Doanh nghiệp muốn giảm mức lương đã thỏa thuận;
• Nhà tuyển dụng muốn thu thập thông tin nội bộ của công ty khác;
• Muốn hỏi về khách hàng, giá bán hoặc bí mật kinh doanh;
• Muốn gây áp lực để ứng viên khai thêm thông tin cá nhân.

Trong những trường hợp này, reference check đã đi lệch khỏi mục đích tuyển dụng ban đầu.

Gọi công ty cũ của ứng viên có vi phạm quyền riêng tư không?

Việc gọi công ty cũ không mặc nhiên là vi phạm quyền riêng tư. Rủi ro phát sinh chủ yếu từ cách doanh nghiệp thu thập, sử dụng, chia sẻ và lưu trữ thông tin nhận được.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 chính thức có hiệu lực. Điều 25 của Luật quy định trực tiếp về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động.

Chỉ yêu cầu thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng

Theo Điều 25, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tuyển dụng chỉ được yêu cầu cung cấp những thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng và phù hợp với quy định pháp luật.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần trả lời được ba câu hỏi trước khi thu thập thông tin:

1. Thông tin này liên quan như thế nào đến vị trí tuyển dụng?
2. Doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin vào mục đích gì?
3. Có cách nào ít xâm phạm hơn nhưng vẫn đạt được mục tiêu không?

Ví dụ, khi tuyển kế toán trưởng, việc xác minh chức danh, phạm vi quyền hạn và kinh nghiệm quản lý tài chính có thể liên quan trực tiếp đến vị trí.

Ngược lại, việc hỏi về quan hệ tình cảm hoặc mâu thuẫn gia đình thường không cần thiết để đánh giá năng lực kế toán.

Thông tin phải được xử lý với sự đồng ý của người dự tuyển

Luật quy định thông tin do người dự tuyển cung cấp phải được xử lý theo pháp luật và có sự đồng ý của người dự tuyển.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên xây dựng biểu mẫu hoặc nội dung xác nhận thể hiện rõ:

• Tên người hoặc tổ chức dự kiến được liên hệ;
• Mục đích xác minh;
• Nhóm thông tin cần kiểm tra;
• Bộ phận thực hiện;
• Bên thứ ba tham gia nếu có;
• Cách sử dụng kết quả;
• Thời gian lưu trữ;
• Quyền phản hồi hoặc giải trình của ứng viên.

Sự đồng ý không nên được thể hiện bằng một câu chung chung như “doanh nghiệp được quyền kiểm tra mọi thông tin”.

Phạm vi càng cụ thể thì nhà tuyển dụng và ứng viên càng dễ kiểm soát việc xử lý dữ liệu.

Chỉ sử dụng thông tin đúng mục đích

Thông tin thu thập cho tuyển dụng không nên được sử dụng tùy tiện cho mục đích khác.

Doanh nghiệp không nên:

• Chia sẻ hồ sơ reference check ra ngoài bộ phận có trách nhiệm;
• Đưa thông tin ứng viên cho doanh nghiệp khác;
• Đăng nội dung lên nhóm tuyển dụng;
• Lập danh sách công khai về ứng viên;
• Sử dụng thông tin để gây áp lực;
• Dùng dữ liệu làm nội dung truyền thông;
• Chuyển dữ liệu cho bên thứ ba ngoài phạm vi đã thông báo.

Những người được tiếp cận kết quả nên được giới hạn ở bộ phận nhân sự, quản lý tuyển dụng, pháp chế hoặc người có thẩm quyền ra quyết định.

Phải xóa hoặc hủy thông tin khi không tuyển dụng

Khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định thông tin của người dự tuyển phải được xóa hoặc hủy trong trường hợp không tuyển dụng, trừ khi có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.

Nếu doanh nghiệp muốn lưu hồ sơ cho một vị trí tương lai, cần có thỏa thuận phù hợp với ứng viên về:

• Mục đích tiếp tục lưu;
• Loại dữ liệu được lưu;
• Thời gian lưu;
• Cách rút lại sự đồng ý;
• Bộ phận được tiếp cận.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi CV và biên bản reference check đều có thể được lưu vô thời hạn.

Có nên ghi âm cuộc gọi reference check không?

Ghi âm có thể giúp tránh việc ghi chép thiếu chính xác, nhưng bản ghi cũng là dữ liệu cần được quản lý cẩn trọng.

Trước khi ghi âm, doanh nghiệp nên:

• Thông báo cho người tham chiếu;
• Nêu mục đích ghi âm;
• Chỉ ghi khi có sự đồng ý phù hợp;
• Hạn chế người được nghe lại;
• Không chuyển bản ghi qua các kênh thiếu bảo mật;
• Xác định thời gian lưu và thời điểm xóa;
• Không cắt ghép nội dung làm sai bối cảnh.

Trong nhiều trường hợp, một biên bản cuộc gọi có cấu trúc rõ ràng sẽ phù hợp hơn việc lưu toàn bộ bản ghi âm.

Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng đồng ý như thế nào?

Có thể sử dụng một trong các hình thức:

• Checkbox trong đơn ứng tuyển;
• Email xác nhận;
• Biểu mẫu đồng ý reference check;
• Văn bản có chữ ký;
• Xác nhận trong hệ thống tuyển dụng;
• Danh sách người tham chiếu do ứng viên chủ động cung cấp.

Biểu mẫu nên có phiên bản, ngày xác nhận và phạm vi cụ thể để doanh nghiệp có thể chứng minh quy trình đã được thực hiện minh bạch.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy định nội bộ về việc tiếp nhận, phân quyền, bàn giao và xóa dữ liệu ứng viên. Có thể tham khảo chính sách bảo mật của Thám tử An Long để hiểu thêm nguyên tắc giới hạn người tiếp cận và xử lý thông tin theo phạm vi đã thống nhất.

Lưu ý: Nội dung trên cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế ý kiến pháp lý cho một trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên trao đổi với bộ phận pháp chế hoặc luật sư khi xây dựng quy trình xử lý dữ liệu tuyển dụng, đặc biệt đối với dữ liệu nhạy cảm, hoạt động ghi âm hoặc việc chuyển thông tin cho bên thứ ba.

Nên gọi ai tại công ty cũ của ứng viên?

Giá trị của reference check phụ thuộc rất lớn vào người được lựa chọn để cung cấp thông tin. Gọi đúng công ty nhưng trao đổi với một người không từng làm việc trực tiếp với ứng viên có thể dẫn đến kết quả thiếu chính xác hoặc chỉ phản ánh tin đồn nội bộ.

Trước khi gọi, nhà tuyển dụng cần xác định hai nội dung:

• Thông tin nào đang cần được kiểm tra?
• Ai là người có đủ trải nghiệm và thẩm quyền để xác nhận thông tin đó?

Không có một người tham chiếu phù hợp với mọi câu hỏi. Phòng nhân sự có thể xác nhận thời gian làm việc nhưng chưa chắc đánh giá được năng lực chuyên môn. Quản lý trực tiếp hiểu hiệu suất công việc nhưng có thể không nắm rõ dữ liệu hành chính trong hồ sơ.

Gọi bộ phận nhân sự của công ty cũ

Bộ phận nhân sự phù hợp khi doanh nghiệp cần kiểm tra những thông tin mang tính hành chính, chẳng hạn:

• Ứng viên có từng làm việc tại công ty hay không;
• Ngày bắt đầu và kết thúc công việc;
• Chức danh chính thức;
• Phòng ban;
• Loại hình công việc;
• Tình trạng đã nghỉ việc;
• Một số thay đổi về chức danh trong quá trình làm việc.

Ưu điểm của việc gọi phòng nhân sự là thông tin thường được đối chiếu với hồ sơ lưu trữ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty chỉ xác nhận những dữ liệu cơ bản và không đưa ra nhận xét về hiệu suất, thái độ hoặc lý do nghỉ việc.

Nhà tuyển dụng không nên gây áp lực nếu bộ phận nhân sự từ chối cung cấp thông tin ngoài phạm vi chính sách của họ.

Gọi quản lý trực tiếp cũ

Quản lý trực tiếp thường là người phù hợp nhất để trả lời các câu hỏi về:

• Nhiệm vụ thực tế của ứng viên;
• Mức độ hoàn thành mục tiêu;
• Chất lượng công việc;
• Khả năng làm việc độc lập;
• Khả năng phối hợp;
• Phản ứng khi nhận góp ý;
• Cách xử lý áp lực;
• Năng lực quản lý đội nhóm;
• Điểm mạnh và điểm cần cải thiện;
• Khả năng đảm nhận vị trí tương tự trong tương lai.

Tuy nhiên, nhận xét của quản lý cũ vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi quan hệ cá nhân, mâu thuẫn trước khi nghỉ việc hoặc sự khác biệt về phong cách quản trị.

Do đó, nhà tuyển dụng nên yêu cầu ví dụ cụ thể thay vì chỉ ghi nhận những đánh giá chung chung.

Ví dụ:

• Thay vì hỏi: “Ứng viên có trách nhiệm không?”
• Nên hỏi: “Anh/chị có thể nêu một tình huống thể hiện cách ứng viên xử lý khi công việc bị chậm tiến độ không?”

Câu hỏi dựa trên hành vi giúp người tham chiếu mô tả sự kiện thực tế và giảm mức độ cảm tính.

Gọi trưởng bộ phận hoặc quản lý cấp cao hơn

Trưởng bộ phận hoặc giám đốc chức năng có thể phù hợp khi doanh nghiệp muốn xác minh:

• Vai trò của ứng viên trong cơ cấu tổ chức;
• Phạm vi quyền hạn;
• Mức độ đóng góp vào kết quả chung;
• Khả năng phối hợp liên phòng ban;
• Mức độ phù hợp với vị trí quản lý;
• Các dự án quan trọng mà ứng viên từng tham gia.

Tuy nhiên, người quản lý cấp cao có thể không theo dõi công việc hằng ngày của ứng viên. Vì vậy, nhận xét của họ nên được kết hợp với thông tin từ quản lý trực tiếp.

Gọi đồng nghiệp từng làm việc cùng ứng viên

Đồng nghiệp có thể cung cấp góc nhìn về:

• Khả năng làm việc nhóm;
• Cách chia sẻ thông tin;
• Cách xử lý bất đồng;
• Tinh thần hỗ trợ;
• Mức độ tôn trọng quy trình;
• Cách ứng viên giao tiếp trong công việc.

Nguồn này hữu ích đối với các vị trí cần phối hợp nhiều phòng ban. Tuy nhiên, đồng nghiệp thường không có đầy đủ thông tin về kết quả đánh giá, quyền hạn hoặc lý do nghỉ việc của ứng viên.

Không nên sử dụng nhận xét của đồng nghiệp để xác nhận những nội dung mà họ không có thẩm quyền hoặc điều kiện tiếp cận.

Gọi cấp dưới cũ của ứng viên

Khi tuyển vị trí quản lý, ý kiến từ cấp dưới cũ có thể giúp doanh nghiệp hiểu thêm về:

• Cách giao việc;
• Khả năng hướng dẫn;
• Cách phản hồi;
• Mức độ công bằng;
• Khả năng xử lý xung đột;
• Cách chịu trách nhiệm khi đội nhóm có sai sót;
• Khả năng phát triển nhân sự.

Tuy nhiên, việc liên hệ cấp dưới cũ cần được thực hiện thận trọng. Một cá nhân có thể đưa ra nhận xét tiêu cực vì từng bị đánh giá hiệu suất hoặc kỷ luật.

Nhà tuyển dụng cần tập trung vào ví dụ cụ thể, không khuyến khích người trả lời kể lại mâu thuẫn cá nhân hoặc thông tin đời tư.

Gọi khách hàng hoặc đối tác từng phối hợp

Khách hàng và đối tác có thể phù hợp với các vị trí như:

• Kinh doanh;
• Quản lý khách hàng;
• Tư vấn;
• Quản lý dự án;
• Mua hàng;
• Quan hệ đối tác;
• Phát triển thị trường;
• Dịch vụ khách hàng.

Những nội dung có thể tham khảo gồm:

• Tính chuyên nghiệp;
• Khả năng giữ cam kết;
• Cách xử lý sự cố;
• Chất lượng giao tiếp;
• Khả năng đàm phán;
• Mức độ minh bạch;
• Cách bảo vệ thông tin khách hàng.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu khách hàng hoặc đối tác tiết lộ bí mật thương mại, điều khoản hợp đồng hoặc dữ liệu thuộc sở hữu của công ty cũ.

Có nên liên hệ người tự tìm thấy trên mạng xã hội?

Nhà tuyển dụng có thể tìm thấy tên quản lý cũ, đồng nghiệp hoặc nhân sự công ty qua LinkedIn, Facebook và các nguồn công khai. Tuy nhiên, việc tìm thấy một người trên mạng không đồng nghĩa họ là nguồn tham chiếu phù hợp.

Trước khi liên hệ, cần kiểm tra:

• Người đó có thực sự làm việc tại công ty trong cùng giai đoạn với ứng viên không;
• Họ có quan hệ công việc trực tiếp với ứng viên không;
• Thông tin tài khoản có đáng tin cậy không;
• Ứng viên đã biết và đồng ý cho liên hệ chưa;
• Nội dung dự kiến hỏi có nằm trong phạm vi tuyển dụng không.

Không nên gửi CV, số điện thoại, địa chỉ hoặc tài liệu cá nhân của ứng viên cho một tài khoản chưa được xác minh.

Nên hỏi gì khi gọi công ty cũ của ứng viên?

Một cuộc gọi reference check hiệu quả thường kéo dài vừa đủ để xác nhận các nội dung quan trọng. Nhà tuyển dụng không cần hỏi quá nhiều, nhưng mỗi câu hỏi phải có mục đích rõ ràng.

Bộ câu hỏi nên được xây dựng trước và áp dụng tương đối thống nhất cho các ứng viên cùng vị trí. Điều này giúp hạn chế tình trạng một ứng viên bị kiểm tra quá sâu trong khi người khác chỉ được hỏi qua loa.

Nhóm câu hỏi xác minh danh tính người tham chiếu

Trước khi hỏi về ứng viên, nhà tuyển dụng cần xác định người đang trả lời là ai.

Có thể bắt đầu bằng các câu hỏi:

1. Anh/chị có thể xác nhận họ tên, chức danh và đơn vị công tác hiện tại không?
2. Anh/chị từng làm việc cùng ứng viên trong khoảng thời gian nào?
3. Mối quan hệ công việc giữa anh/chị và ứng viên là gì?
4. Anh/chị có trực tiếp quản lý hoặc đánh giá công việc của ứng viên không?
5. Anh/chị có đồng ý cung cấp thông tin tham chiếu phục vụ tuyển dụng không?

Nếu người trả lời chỉ biết ứng viên qua quan hệ xã hội, nhà tuyển dụng không nên sử dụng nguồn đó để đánh giá năng lực nghề nghiệp.

Nhóm câu hỏi xác nhận quá trình làm việc

Những câu hỏi cơ bản có thể gồm:

1. Ứng viên làm việc tại công ty từ thời điểm nào đến thời điểm nào?
2. Chức danh chính thức gần nhất của ứng viên là gì?
3. Ứng viên thuộc phòng ban hoặc đơn vị nào?
4. Ứng viên báo cáo trực tiếp cho ai?
5. Ứng viên có quản lý nhân sự không?
6. Nếu có, quy mô đội nhóm khoảng bao nhiêu người?
7. Những nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
8. Phạm vi trách nhiệm có thay đổi trong quá trình làm việc không?
9. Ứng viên có từng được thăng chức hoặc điều chuyển không?

Đây là nhóm câu hỏi giúp đối chiếu CV với hồ sơ hoặc trải nghiệm thực tế của người tham chiếu.

Nếu doanh nghiệp cần kiểm tra độc lập về công ty, chức danh hoặc địa điểm công tác, có thể tham khảo dịch vụ xác minh nơi làm việc của Thám tử An Long.

Nhóm câu hỏi về nhiệm vụ và quyền hạn thực tế

Một chức danh có thể mang ý nghĩa khác nhau tại từng doanh nghiệp. Vì vậy, không nên chỉ xác nhận tên chức danh mà bỏ qua phạm vi công việc.

Có thể hỏi:

1. Ứng viên chịu trách nhiệm trực tiếp cho những đầu việc nào?
2. Ứng viên có quyền ra quyết định hay chủ yếu thực hiện theo phê duyệt?
3. Ứng viên có quản lý ngân sách không?
4. Ứng viên có trực tiếp tuyển dụng hoặc đánh giá nhân sự không?
5. Ứng viên có được tiếp cận dữ liệu, tài sản hoặc thông tin quan trọng không?
6. Ứng viên có tham gia xây dựng kế hoạch hay chỉ triển khai?
7. Vai trò của ứng viên trong dự án được nêu trong CV là gì?
8. Kết quả dự án được ghi nhận cho cá nhân hay toàn bộ đội nhóm?

Các câu hỏi này đặc biệt cần thiết khi tuyển trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc quản lý cấp cao.

Nhóm câu hỏi về kết quả công việc

Nhà tuyển dụng có thể hỏi:

1. Những chỉ tiêu chính của ứng viên là gì?
2. Ứng viên thường hoàn thành mục tiêu ở mức nào?
3. Thành tích nổi bật nhất của ứng viên trong thời gian làm việc là gì?
4. Anh/chị có thể nêu một ví dụ cụ thể về kết quả đó không?
5. Ứng viên có cải thiện được quy trình, doanh thu, chi phí hoặc chất lượng công việc không?
6. Kết quả nào trong CV mà anh/chị có thể xác nhận?
7. Ứng viên cần được giám sát thường xuyên hay có thể tự tổ chức công việc?
8. Chất lượng công việc có ổn định không?

Không nên chỉ hỏi “ứng viên có làm tốt không?” vì câu hỏi này quá rộng và dễ nhận được câu trả lời cảm tính.

Nhóm câu hỏi về kỹ năng chuyên môn

Bộ câu hỏi cần được điều chỉnh theo từng vị trí.

Ví dụ với vị trí kế toán:

• Ứng viên từng phụ trách phần hành nào?
• Có trực tiếp lập hoặc kiểm tra báo cáo không?
• Mức độ chính xác và tuân thủ thời hạn thế nào?
• Ứng viên có kinh nghiệm làm việc với kiểm toán hoặc cơ quan quản lý không?

Ví dụ với vị trí kinh doanh:

• Ứng viên tự tìm khách hàng hay được phân bổ dữ liệu?
• Có trực tiếp đàm phán và chốt hợp đồng không?
• Chỉ tiêu doanh số là cá nhân hay đội nhóm?
• Khả năng quản lý công nợ và chăm sóc sau bán hàng thế nào?

Ví dụ với vị trí quản lý:

• Ứng viên phân công và kiểm soát công việc ra sao?
• Có xây dựng đội ngũ hay chỉ tiếp nhận đội ngũ có sẵn?
• Khả năng xử lý nhân sự hiệu suất thấp như thế nào?
• Có kinh nghiệm quản lý thay đổi hoặc khủng hoảng không?

Nhóm câu hỏi về hành vi làm việc

Những câu hỏi phù hợp gồm:

1. Ứng viên phản ứng thế nào khi nhận phản hồi?
2. Ứng viên xử lý sai sót của bản thân ra sao?
3. Khi có xung đột, ứng viên thường giải quyết như thế nào?
4. Ứng viên phối hợp với các phòng ban khác ra sao?
5. Ứng viên quản lý thời hạn và ưu tiên công việc thế nào?
6. Khả năng làm việc dưới áp lực của ứng viên ra sao?
7. Ứng viên có chủ động báo cáo vấn đề không?
8. Ứng viên có tuân thủ quy trình bảo mật và quản lý dữ liệu không?
9. Anh/chị có thể nêu một tình huống cụ thể minh họa không?

Nhà tuyển dụng cần phân biệt giữa phong cách cá nhân và hành vi gây ảnh hưởng đến công việc.

Ví dụ, một người ít tham gia hoạt động tập thể không đồng nghĩa họ làm việc nhóm kém. Cần hỏi về khả năng phối hợp trong nhiệm vụ cụ thể thay vì đánh giá mức độ hòa đồng nói chung.

Nhóm câu hỏi về điểm mạnh và điểm cần cải thiện

Có thể hỏi:

1. Điểm mạnh nổi bật nhất của ứng viên là gì?
2. Trong loại công việc nào ứng viên thể hiện tốt nhất?
3. Ứng viên cần môi trường hoặc cách quản lý như thế nào để phát huy năng lực?
4. Điểm nào ứng viên cần cải thiện?
5. Nếu giao một trách nhiệm lớn hơn, anh/chị cho rằng ứng viên cần được hỗ trợ ở đâu?
6. Vị trí mới cần lưu ý gì khi bố trí công việc cho ứng viên?

Câu hỏi về điểm cần cải thiện nên hướng đến khả năng quản trị và phát triển nhân sự, không nhằm tìm kiếm khuyết điểm để loại ứng viên.

Nhóm câu hỏi về lý do nghỉ việc

Đây là nhóm nội dung nhạy cảm và dễ phát sinh nhận xét chủ quan.

Có thể hỏi theo hướng trung lập:

1. Anh/chị có thể xác nhận hoàn cảnh ứng viên rời công ty không?
2. Việc nghỉ việc do ứng viên chủ động hay theo quyết định của doanh nghiệp?
3. Ứng viên có hoàn tất quy trình bàn giao không?
4. Có nội dung công việc nào chưa hoàn tất tại thời điểm nghỉ không?
5. Công ty có chính sách cho phép xác nhận lý do nghỉ việc không?

Không nên yêu cầu người tham chiếu kể lại tranh cãi, tin đồn hoặc các vấn đề cá nhân không liên quan.

Nếu thông tin nhận được khác với lời trình bày của ứng viên, nhà tuyển dụng cần cho ứng viên cơ hội giải thích trước khi kết luận.

Câu hỏi “Công ty có tuyển lại ứng viên không?”

Đây là câu hỏi thường xuất hiện trong reference check:

Nếu có vị trí phù hợp, công ty có cân nhắc tuyển lại ứng viên không?

Câu trả lời có thể cung cấp thêm tín hiệu, nhưng không nên được sử dụng như tiêu chí quyết định duy nhất.

Một công ty không tuyển lại nhân viên cũ có thể vì:

• Chính sách không tái tuyển dụng;
• Vị trí cũ đã được thay thế;
• Không còn nhu cầu tương tự;
• Mức lương hoặc cấp bậc không phù hợp;
• Mô hình kinh doanh đã thay đổi;
• Quan hệ nghỉ việc không thuận lợi;
• Hiệu suất chưa đáp ứng yêu cầu.

Nhà tuyển dụng nên hỏi thêm lý do nếu người tham chiếu có thể cung cấp trong phạm vi phù hợp.

Câu hỏi kết thúc cuộc gọi

Trước khi kết thúc, có thể hỏi:

1. Có nội dung nào liên quan trực tiếp đến vị trí mà doanh nghiệp mới cần lưu ý không?
2. Thông tin nào anh/chị vừa cung cấp là dữ kiện có thể xác nhận và nội dung nào là đánh giá cá nhân?
3. Doanh nghiệp có thể liên hệ lại nếu cần làm rõ một thông tin không?
4. Anh/chị có yêu cầu gì về việc bảo mật nội dung cuộc trao đổi không?

Sau cuộc gọi, nhà tuyển dụng nên cảm ơn, xác nhận lại phạm vi sử dụng và không kéo dài cuộc trao đổi sang những chủ đề không liên quan.

Những câu không nên hỏi công ty cũ của ứng viên

Một câu hỏi không trở nên phù hợp chỉ vì người tham chiếu sẵn sàng trả lời. Trách nhiệm giới hạn phạm vi trao đổi thuộc về bên thực hiện tuyển dụng.

Không hỏi về tình trạng hôn nhân và kế hoạch sinh con

Không nên hỏi:

• Ứng viên đã kết hôn chưa?
• Có đang mang thai không?
• Có dự định sinh con không?
• Vợ hoặc chồng làm nghề gì?
• Ứng viên có thường nghỉ để chăm sóc gia đình không?

Những câu hỏi này không phản ánh trực tiếp năng lực chuyên môn và có thể dẫn đến quyết định tuyển dụng mang tính phân biệt.

Doanh nghiệp nên tập trung vào yêu cầu khách quan của vị trí, chẳng hạn khả năng làm việc theo ca, đi công tác hoặc thời gian bắt buộc có mặt.

Không hỏi về tôn giáo hoặc quan điểm cá nhân

Tránh các câu hỏi về:

• Tôn giáo;
• Quan điểm chính trị;
• Hội nhóm cá nhân;
• Niềm tin riêng;
• Hoạt động xã hội không liên quan đến công việc.

Nếu vị trí có yêu cầu về thời gian hoặc quy tắc cụ thể, nhà tuyển dụng nên hỏi trực tiếp về khả năng đáp ứng yêu cầu đó thay vì tìm hiểu niềm tin cá nhân.

Không hỏi về sức khỏe ngoài phạm vi cần thiết

Không nên yêu cầu người tham chiếu tiết lộ:

• Bệnh án;
• Chẩn đoán y tế;
• Lịch sử điều trị;
• Thông tin tâm lý;
• Tình trạng sức khỏe của người thân;
• Hồ sơ nghỉ ốm chi tiết.

Nếu công việc có yêu cầu sức khỏe đặc thù, doanh nghiệp cần sử dụng quy trình đánh giá phù hợp và chỉ thu thập thông tin cần thiết.

Không hỏi về tài chính cá nhân khi không liên quan

Không nên hỏi:

• Ứng viên có đang vay nợ không?
• Có gặp khó khăn tài chính không?
• Thu nhập của vợ hoặc chồng là bao nhiêu?
• Có sở hữu nhà, xe hoặc tài sản không?
• Có từng mượn tiền đồng nghiệp không?

Đối với vị trí có rủi ro tài chính, doanh nghiệp vẫn phải xác định rõ căn cứ, phạm vi và phương pháp kiểm tra phù hợp. Không nên thu thập tin đồn về tài chính cá nhân qua đồng nghiệp cũ.

Không yêu cầu bí mật kinh doanh của công ty cũ

Nhà tuyển dụng không nên hỏi:

• Danh sách khách hàng;
• Giá bán;
• Chiết khấu;
• Chiến lược kinh doanh;
• Quy trình nội bộ chưa công khai;
• Mật khẩu hoặc dữ liệu hệ thống;
• Nội dung hợp đồng;
• Hồ sơ nhân sự khác;
• Tài liệu dự án thuộc sở hữu công ty cũ.

Việc một ứng viên hoặc người tham chiếu sẵn sàng cung cấp bí mật của doanh nghiệp cũ cũng có thể là dấu hiệu rủi ro về ý thức bảo mật.

Không hỏi theo hướng dẫn dắt hoặc buộc tội

Tránh các câu hỏi như:

• Có phải ứng viên bị sa thải vì gian lận không?
• Tôi nghe nói ứng viên thường gây mâu thuẫn, có đúng không?
• Ứng viên có phải là người thiếu trung thực không?
• Có phải công ty từng nghi ngờ ứng viên lấy tài sản không?

Câu hỏi dẫn dắt dễ khiến người trả lời xác nhận theo suy đoán, kể lại tin đồn hoặc nhầm lẫn giữa nghi vấn và kết luận.

Cách phù hợp hơn là hỏi về dữ kiện:

• Công ty có thể xác nhận hình thức và thời điểm chấm dứt công việc không?
• Có quyết định hoặc kết luận chính thức nào liên quan đến vấn đề được đề cập không?
• Người trả lời trực tiếp chứng kiến hay chỉ nghe lại từ người khác?
• Ứng viên đã có cơ hội giải trình chưa?

Không yêu cầu tài liệu nội bộ trái thẩm quyền

Không nên đề nghị người tham chiếu gửi:

• Hồ sơ nhân sự;
• Bảng lương;
• Biên bản kỷ luật;
• Email nội bộ;
• Bản đánh giá hiệu suất;
• Dữ liệu khách hàng;
• Hợp đồng lao động;
• Bản sao giấy tờ cá nhân;
• Hồ sơ y tế.

Một cá nhân đang hoặc từng làm việc tại công ty cũ có thể không có quyền cung cấp các tài liệu này.

Quy trình gọi công ty cũ để xác minh ứng viên

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa reference check thành một quy trình có thể kiểm soát, thay vì để từng chuyên viên tuyển dụng tự hỏi theo kinh nghiệm cá nhân.

Bước 1: Xác định mục tiêu cần xác minh

Trước khi liên hệ, nhà tuyển dụng cần lập danh sách những nội dung chưa rõ.

Ví dụ:

• Chức danh trong CV có đúng không?
• Ứng viên có thực sự quản lý 15 nhân sự không?
• Thành tích doanh số là cá nhân hay đội nhóm?
• Ứng viên có trực tiếp phụ trách dự án không?
• Thời gian làm việc có bị chồng chéo không?
• Lý do nghỉ việc được trình bày có nhất quán không?

Mỗi nội dung cần gắn với yêu cầu cụ thể của vị trí.

Không nên đặt mục tiêu chung chung như “kiểm tra xem ứng viên có vấn đề gì không”.

Bước 2: Đánh giá mức độ cần thiết và tương xứng

Không phải thông tin nào cũng cần xác minh.

Doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Mức độ quan trọng của vị trí;
• Quyền hạn được giao;
• Loại dữ liệu hoặc tài sản ứng viên được tiếp cận;
• Hậu quả nếu thông tin không chính xác;
• Khả năng xác minh bằng tài liệu ít xâm phạm hơn;
• Chi phí và thời gian thực hiện.

Ví dụ, việc kiểm tra phạm vi quản lý của một ứng viên giám đốc tài chính thường cần thiết hơn việc gọi công ty cũ của một ứng viên thực tập để hỏi chi tiết về đời sống công sở.

Bước 3: Thông báo và xin sự đồng ý của ứng viên

Thông báo nên nêu rõ:

• Mục đích reference check;
• Người hoặc đơn vị dự kiến liên hệ;
• Nội dung cần xác minh;
• Thời điểm dự kiến;
• Bộ phận thực hiện;
• Cách sử dụng kết quả;
• Thời gian lưu trữ;
• Quyền giải trình của ứng viên.

Ứng viên nên được phép chỉ định những người có thể cung cấp tham chiếu phù hợp.

Nếu doanh nghiệp dự định sử dụng đơn vị bên ngoài, cần thông báo rõ việc dữ liệu sẽ được chuyển cho bên thực hiện xác minh.

Bước 4: Yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin người tham chiếu

Biểu mẫu có thể gồm:

• Họ và tên;
• Chức danh;
• Tên công ty;
• Mối quan hệ với ứng viên;
• Khoảng thời gian làm việc cùng nhau;
• Số điện thoại;
• Email;
• Khung giờ có thể liên hệ;
• Phạm vi thông tin được phép xác minh.

Nhà tuyển dụng nên đề nghị ứng viên thông báo trước cho người tham chiếu. Điều này giúp người được gọi chuẩn bị và hạn chế việc hiểu nhầm cuộc gọi là lừa đảo hoặc thu thập thông tin trái phép.

Bước 5: Xác minh danh tính người tham chiếu

Trước khi sử dụng thông tin nhận được, có thể đối chiếu:

• Email tên miền doanh nghiệp;
• Website chính thức;
• Tổng đài công ty;
• Hồ sơ nghề nghiệp công khai;
• Thông tin chức danh;
• Thời gian công tác;
• Mối quan hệ với ứng viên.

Không nên cho rằng một số điện thoại được ghi trong CV mặc nhiên thuộc về quản lý cũ.

Đối với vị trí quan trọng hoặc hồ sơ có nhiều điểm không nhất quán, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ xác minh nhân sự – ứng viên để xây dựng phạm vi kiểm tra và đối chiếu thông tin từ các nguồn phù hợp.

Bước 6: Chuẩn bị bộ câu hỏi chuẩn hóa

Bộ câu hỏi nên chia thành các nhóm:

• Xác minh người tham chiếu;
• Xác nhận quá trình làm việc;
• Kiểm tra vai trò và quyền hạn;
• Đánh giá kết quả;
• Tìm hiểu hành vi làm việc;
• Xác nhận lý do nghỉ việc khi cần thiết;
• Câu hỏi kết thúc.

Các ứng viên cho cùng một vị trí nên được đánh giá theo cùng nhóm tiêu chí. Không nhất thiết phải hỏi từng câu giống hệt nhau, nhưng mức độ kiểm tra cần tương đối nhất quán.

Bước 7: Thực hiện cuộc gọi minh bạch

Khi bắt đầu, người gọi nên giới thiệu:

• Họ tên;
• Tên doanh nghiệp;
• Bộ phận;
• Mục đích cuộc gọi;
• Căn cứ liên hệ;
• Thời lượng dự kiến;
• Phạm vi thông tin cần trao đổi.

Có thể sử dụng lời mở đầu:

Chào anh/chị, tôi là … thuộc bộ phận tuyển dụng của … Ứng viên … đã cung cấp thông tin của anh/chị với vai trò người tham chiếu và đồng ý để chúng tôi xác minh một số nội dung liên quan đến quá trình làm việc. Cuộc trao đổi dự kiến kéo dài khoảng 10–15 phút. Anh/chị có thuận tiện trao đổi vào lúc này không?

Không nên giả danh khách hàng, đối tác hoặc cơ quan khác để lấy thông tin.

Bước 8: Ghi nhận sự kiện và đánh giá riêng biệt

Biên bản nên tách thành hai cột:

Việc phân tách giúp người ra quyết định không nhầm một ý kiến cá nhân với dữ kiện đã được chứng minh.

Bước 9: Đánh giá độ tin cậy của nguồn

Sau cuộc gọi, nên đánh giá:

• Người trả lời có trực tiếp làm việc với ứng viên không?
• Khoảng thời gian làm việc cùng nhau dài hay ngắn?
• Thông tin được cung cấp dựa trên hồ sơ hay trí nhớ?
• Có ví dụ cụ thể không?
• Người trả lời có biểu hiện thiên vị không?
• Có mâu thuẫn lợi ích không?
• Nội dung có nhất quán với các nguồn khác không?

Có thể phân loại nguồn theo mức:

• Độ tin cậy cao;
• Cần đối chiếu thêm;
• Chỉ mang tính tham khảo;
• Không đủ điều kiện sử dụng.

Bước 10: Đối chiếu với CV, phỏng vấn và tài liệu

Không nên đọc riêng biên bản reference check mà không đặt trong toàn bộ hồ sơ tuyển dụng.

Cần đối chiếu với:

• CV;
• Đơn ứng tuyển;
• Nội dung phỏng vấn;
• Bài kiểm tra chuyên môn;
• Portfolio;
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ;
• Tài liệu ứng viên được phép cung cấp;
• Thông tin công khai hợp pháp;
• Kết quả từ người tham chiếu khác.

Nếu xuất hiện mâu thuẫn, nhà tuyển dụng cần xác định mức độ quan trọng trước khi yêu cầu ứng viên giải trình.

Bước 11: Cho ứng viên cơ hội phản hồi

Khi có thông tin bất lợi, doanh nghiệp không nên lập tức loại ứng viên.

Có thể trao đổi:

Trong quá trình xác minh, chúng tôi nhận được thông tin rằng chức danh chính thức của anh/chị là chuyên viên cao cấp, trong khi CV ghi trưởng nhóm. Anh/chị có thể giải thích sự khác biệt và cung cấp thêm bối cảnh không?

Ứng viên có thể giải thích rằng:

• Chức danh trên hợp đồng không thay đổi nhưng thực tế được giao phụ trách nhóm;
• Đó là vai trò tạm thời;
• Công ty sử dụng hệ thống chức danh khác;
• Người tham chiếu không làm việc trong cùng giai đoạn;
• CV diễn đạt chưa chính xác;
• Có sự nhầm lẫn trong hồ sơ nhân sự.

Doanh nghiệp cần đánh giá cả nội dung giải trình, mức độ minh bạch và tài liệu hỗ trợ.

Bước 12: Lập biên bản và quản lý dữ liệu

Biên bản reference check nên có:

• Tên ứng viên;
• Vị trí tuyển dụng;
• Người thực hiện;
• Ngày và giờ liên hệ;
• Thông tin người tham chiếu;
• Mối quan hệ với ứng viên;
• Phạm vi đã được đồng ý;
• Câu hỏi;
• Nội dung trả lời;
• Dữ kiện có thể xác nhận;
• Nhận xét cá nhân;
• Điểm cần đối chiếu;
• Kết quả giải trình của ứng viên;
• Người được quyền tiếp cận;
• Thời hạn lưu trữ;
• Ngày xóa hoặc hủy.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dịch vụ của Thám tử An Long để hiểu cách một yêu cầu xác minh được tiếp nhận, đánh giá tính khả thi, thống nhất phương án và báo cáo kết quả theo từng giai đoạn.

Vì sao không nên tin tuyệt đối vào một người tham chiếu?

Reference check là nguồn bổ sung, không phải bằng chứng tuyệt đối về toàn bộ năng lực và nhân cách của ứng viên.

Người tham chiếu có thể thiên vị tích cực

Ứng viên thường lựa chọn người có quan hệ tốt với mình. Người đó có thể:

• Chỉ nhắc đến điểm mạnh;
• Bỏ qua sai sót;
• Đưa ra nhận xét xã giao;
• Phóng đại vai trò của ứng viên;
• Không muốn ảnh hưởng cơ hội nghề nghiệp của người quen.

Nhận xét quá tích cực nhưng không kèm ví dụ cụ thể cần được xem là nguồn tham khảo, không phải kết luận.

Người tham chiếu có thể thiên vị tiêu cực

Quản lý cũ có thể không hài lòng vì:

• Ứng viên nghỉ việc trong thời điểm thiếu nhân sự;
• Hai bên từng bất đồng;
• Ứng viên phản đối một quyết định;
• Có tranh luận về đánh giá hiệu suất;
• Việc bàn giao không thuận lợi;
• Ứng viên chuyển sang đối thủ cạnh tranh.

Nhà tuyển dụng cần đánh giá xem nhận xét tiêu cực phản ánh năng lực thực tế hay chỉ là hệ quả của mâu thuẫn.

Người trả lời có thể không nhớ chính xác

Trí nhớ có thể không đầy đủ khi:

• Thời gian làm việc đã cách nhiều năm;
• Người quản lý từng phụ trách nhiều nhân sự;
• Hai bên chỉ làm việc cùng nhau trong thời gian ngắn;
• Cơ cấu tổ chức đã thay đổi;
• Chức danh và nhiệm vụ thay đổi nhiều lần.

Những dữ kiện quan trọng nên được đối chiếu với hồ sơ hoặc nguồn khác.

Người tham chiếu có thể không hiểu yêu cầu của vị trí mới

Một ứng viên không phù hợp với công ty cũ chưa chắc không phù hợp với doanh nghiệp mới.

Ví dụ:

• Công ty cũ yêu cầu ra quyết định nhanh, trong khi vị trí mới cần phân tích kỹ;
• Công ty cũ có cấu trúc cứng, vị trí mới cần khả năng tự chủ;
• Quản lý cũ coi sự thận trọng là chậm chạp, nhưng doanh nghiệp mới coi đó là điểm mạnh;
• Ứng viên chưa tốt ở vai trò quản lý nhưng có thể phù hợp với vị trí chuyên gia.

Reference check cần được diễn giải dựa trên tiêu chí của công việc mới.

Công ty cũ có thể giới hạn thông tin được cung cấp

Việc chỉ nhận được xác nhận chức danh và thời gian làm việc không có nghĩa ứng viên có vấn đề.

Nhiều doanh nghiệp quy định nhân sự không được đánh giá cá nhân cũ hoặc cung cấp thông tin ngoài hồ sơ chính thức. Nhà tuyển dụng cần tôn trọng giới hạn này.

Xử lý thế nào khi công ty cũ nhận xét tiêu cực về ứng viên?

Một nhận xét tiêu cực cần được kiểm tra, không nên bị bỏ qua nhưng cũng không nên được coi là kết luận cuối cùng.

Xác định đó là dữ kiện hay ý kiến

Ví dụ:

• “Ứng viên thiếu trung thực” là một đánh giá.
• “Ứng viên khai sai số liệu trong báo cáo tháng 6 và có biên bản xác nhận” là một dữ kiện cụ thể hơn.
• “Ứng viên thường xuyên đi muộn” là nhận xét chung.
• “Ứng viên đi muộn tám lần trong tháng 4 theo dữ liệu chấm công” là thông tin có thể kiểm tra thêm.

Nhà tuyển dụng nên hỏi:

• Anh/chị trực tiếp chứng kiến hay nghe từ người khác?
• Có ví dụ cụ thể không?
• Sự việc xảy ra khi nào?
• Ứng viên đã được thông báo và giải trình chưa?
• Có kết luận chính thức hay chỉ là nghi vấn?
• Sự việc có lặp lại không?

Kiểm tra mức độ liên quan đến vị trí mới

Không phải mọi nhận xét tiêu cực đều có giá trị như nhau.

Ví dụ:

• Một ứng viên thiết kế không thích phát biểu trước đông người có thể không phải vấn đề lớn.
• Một ứng viên trưởng phòng kinh doanh không thể trình bày trước khách hàng có thể là vấn đề đáng lưu ý.
• Một ứng viên làm việc chậm nhưng chính xác có thể phù hợp với kiểm soát chất lượng.
• Một ứng viên thường xuyên bỏ qua quy trình bảo mật là rủi ro đối với vị trí quản trị dữ liệu.

Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên yêu cầu thực tế của vị trí.

Đối chiếu với người tham chiếu thứ hai

Khi nhận xét có ảnh hưởng lớn đến quyết định tuyển dụng, nên kiểm tra qua một nguồn độc lập khác.

Có thể liên hệ:

• Một quản lý ở giai đoạn khác;
• Phòng nhân sự;
• Trưởng bộ phận;
• Đối tác từng làm việc trực tiếp;
• Người tham chiếu khác đã được ứng viên đồng ý.

Nếu chỉ một người đưa ra nhận xét tiêu cực trong khi các nguồn còn lại nhất quán, doanh nghiệp cần xem xét khả năng tồn tại mâu thuẫn cá nhân.

Cho ứng viên giải trình

Cách trao đổi nên trung lập, không nêu tên người cung cấp thông tin nếu không cần thiết.

Ví dụ:

Chúng tôi nhận được thông tin rằng trong một giai đoạn, kết quả công việc của anh/chị không đạt mục tiêu và có vấn đề trong việc bàn giao. Anh/chị có thể cung cấp thêm bối cảnh về tình huống này không?

Nhà tuyển dụng nên quan sát:

• Ứng viên có thừa nhận phần trách nhiệm của mình không;
• Lời giải thích có nhất quán không;
• Có tài liệu hỗ trợ không;
• Ứng viên có đổ lỗi hoàn toàn cho người khác không;
• Ứng viên đã rút ra bài học gì;
• Vấn đề có khả năng lặp lại ở vị trí mới không.

Không chia sẻ nhận xét tiêu cực rộng rãi

Kết quả reference check chỉ nên được tiếp cận bởi những người có trách nhiệm trong quyết định tuyển dụng.

Không nên:

• Chuyển nội dung vào nhóm trò chuyện đông người;
• Bình luận về ứng viên ngoài phạm vi tuyển dụng;
• Gửi bản ghi âm không có kiểm soát;
• Đưa thông tin vào danh sách cảnh báo không có căn cứ;
• Chia sẻ cho công ty khác;
• Đăng tải lên mạng xã hội.

Việc quản lý dữ liệu nên tuân theo quy định nội bộ và chính sách bảo mật thông tin.

Ứng viên không đồng ý cho gọi công ty cũ thì xử lý thế nào?

Ứng viên từ chối reference check không tự động chứng minh họ đang che giấu thông tin.

Nhà tuyển dụng cần tìm hiểu lý do trước khi đánh giá.

Những lý do hợp lý khiến ứng viên từ chối

Ứng viên có thể không đồng ý vì:

• Vẫn đang làm tại công ty hiện tại;
• Chưa thông báo kế hoạch nghỉ việc;
• Lo việc tìm việc bị tiết lộ;
• Quản lý cũ đã chuyển công tác;
• Công ty cũ có chính sách không cung cấp tham chiếu;
• Người quản lý trực tiếp đã nghỉ việc và mất liên lạc;
• Từng có mâu thuẫn nhưng không liên quan đến năng lực;
• Không muốn thông tin cá nhân bị chuyển cho nhiều bên;
• Chưa hiểu doanh nghiệp sẽ hỏi gì;
• Không biết dữ liệu sẽ được lưu trong bao lâu.

Nhà tuyển dụng nên giải thích rõ quy trình thay vì gây áp lực.

Hỏi ứng viên có đồng ý vào thời điểm khác không

Trong trường hợp ứng viên đang làm việc, hai bên có thể thống nhất:

• Chỉ gọi sau khi có offer có điều kiện;
• Chỉ liên hệ công ty cũ, không gọi công ty hiện tại;
• Chỉ gọi quản lý hiện tại sau khi ứng viên đã thông báo nghỉ;
• Chỉ xác nhận thông tin hành chính;
• Sử dụng người tham chiếu thay thế.

Thỏa thuận cần được ghi nhận rõ để tránh hiểu nhầm.

Cho phép cung cấp người tham chiếu thay thế

Ứng viên có thể cung cấp:

• Quản lý ở công ty trước đó;
• Trưởng bộ phận cũ;
• Quản lý dự án;
• Đối tác từng phối hợp;
• Khách hàng;
• Giảng viên hướng dẫn đối với người mới tốt nghiệp;
• Quản lý thực tập;
• Người phụ trách trực tiếp trong dự án độc lập.

Người tham chiếu thay thế vẫn phải có quan hệ nghề nghiệp thực tế và có khả năng đánh giá những tiêu chí liên quan.

Chấp nhận tài liệu chứng minh thay thế

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể xem xét:

• Thư xác nhận công việc;
• Quyết định bổ nhiệm;
• Quyết định điều chuyển;
• Hợp đồng lao động đã che dữ liệu không cần thiết;
• Quyết định nghỉ việc;
• Chứng nhận thành tích;
• Portfolio;
• Biên bản nghiệm thu dự án;
• Thư giới thiệu;
• Tài liệu công khai của doanh nghiệp;
• Bài kiểm tra chuyên môn;
• Bài tập tình huống;
• Phỏng vấn chuyên sâu.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu ứng viên cung cấp tài liệu mà họ không có quyền sử dụng hoặc tài liệu chứa bí mật của công ty cũ.

Đánh giá mức độ cần thiết đối với vị trí

Nếu ứng viên không đồng ý và không có phương án thay thế, doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Reference check có phải điều kiện bắt buộc đã được công bố không?
• Nội dung cần xác minh có ảnh hưởng trọng yếu đến vị trí không?
• Có thể đánh giá bằng phương pháp khác không?
• Việc không xác minh tạo ra rủi ro ở mức nào?
• Quy trình có được áp dụng nhất quán với các ứng viên khác không?

Đối với vị trí có quyền hạn lớn hoặc tiếp cận tài sản quan trọng, doanh nghiệp có thể quyết định không tiếp tục nếu không thể xác minh thông tin thiết yếu. Tuy nhiên, quyết định cần dựa trên tiêu chí công việc đã xác định trước, không phải suy đoán rằng ứng viên chắc chắn có vấn đề.

Mẫu biên bản reference check ứng viên

Doanh nghiệp có thể sử dụng cấu trúc sau:

1. Thông tin chung

• Họ tên ứng viên:
• Vị trí ứng tuyển:
• Phòng ban:
• Người thực hiện reference check:
• Ngày thực hiện:
• Hình thức liên hệ:
• Căn cứ đồng ý của ứng viên:

2. Thông tin người tham chiếu

• Họ và tên:
• Chức danh:
• Công ty:
• Số điện thoại hoặc email:
• Mối quan hệ với ứng viên:
• Thời gian làm việc cùng nhau:
• Danh tính đã được kiểm tra bằng:

3. Nội dung xác minh

4. Đánh giá năng lực và hành vi

5. Nội dung cần kiểm tra thêm

• Điểm chưa nhất quán:
• Nguồn cần đối chiếu:
• Tài liệu cần bổ sung:
• Nội dung cần ứng viên giải trình:
• Mức độ ảnh hưởng đến vị trí:

6. Quản lý dữ liệu

• Người được quyền tiếp cận:
• Thời gian lưu:
• Ngày dự kiến xóa hoặc hủy:
• Hình thức xóa hoặc hủy:
• Ghi chú bảo mật:

Biểu mẫu cần được điều chỉnh theo chính sách của từng doanh nghiệp, tính chất vị trí và yêu cầu của bộ phận pháp chế.

Bảng quyết định nhanh: Khi nào nên gọi công ty cũ của ứng viên?

Không phải trường hợp nào doanh nghiệp cũng cần thực hiện reference check. Bảng dưới đây giúp bộ phận tuyển dụng xác định nhanh khi nào nên liên hệ, khi nào cần thận trọng và khi nào không nên thực hiện.

Bảng này không thay thế quy trình đánh giá riêng của từng doanh nghiệp. Mức độ kiểm tra phải tương xứng với quyền hạn, trách nhiệm và rủi ro của vị trí tuyển dụng.

Checklist trước khi gọi công ty cũ của ứng viên

Trước khi thực hiện cuộc gọi, chuyên viên tuyển dụng có thể sử dụng checklist dưới đây.

Checklist về mục đích xác minh

• Ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc hoặc phỏng vấn phù hợp.
• Doanh nghiệp đã xác định rõ thông tin cần kiểm tra.
• Thông tin đó có liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng.
• Reference check thực sự cần thiết cho quyết định tuyển dụng.
• Không có phương pháp ít xâm phạm hơn để xác minh cùng nội dung.
• Phạm vi kiểm tra tương xứng với mức độ rủi ro của vị trí.

Checklist về sự đồng ý của ứng viên

• Ứng viên đã được thông báo về việc reference check.
• Ứng viên biết doanh nghiệp dự định liên hệ với ai.
• Ứng viên biết những nhóm thông tin sẽ được hỏi.
• Doanh nghiệp đã ghi nhận sự đồng ý bằng hình thức phù hợp.
• Ứng viên đã được thông báo nếu có đơn vị bên ngoài tham gia.
• Đã xác định cách xử lý nếu ứng viên không đồng ý gọi công ty hiện tại.

Checklist về người tham chiếu

• Người tham chiếu có họ tên và chức danh rõ ràng.
• Xác định được mối quan hệ công việc với ứng viên.
• Người đó từng làm việc cùng ứng viên trong giai đoạn cần xác minh.
• Số điện thoại hoặc email có thể kiểm tra được.
• Không sử dụng một tài khoản mạng xã hội chưa xác thực làm nguồn duy nhất.
• Người tham chiếu có đủ điều kiện trả lời các câu hỏi dự kiến.

Checklist về bộ câu hỏi

• Có câu hỏi xác minh danh tính người trả lời.
• Có câu hỏi xác nhận thời gian làm việc và chức danh.
• Có câu hỏi về nhiệm vụ và quyền hạn thực tế.
• Có câu hỏi về thành tích hoặc kết quả được nêu trong CV.
• Có câu hỏi hành vi dựa trên ví dụ cụ thể.
• Không hỏi tình trạng hôn nhân, tôn giáo hoặc đời tư.
• Không yêu cầu bí mật kinh doanh của công ty cũ.
• Không sử dụng câu hỏi dẫn dắt hoặc mang tính buộc tội.

Checklist về xử lý kết quả

• Dữ kiện và nhận xét cá nhân được ghi nhận riêng.
• Có đánh giá mức độ tin cậy của người tham chiếu.
• Thông tin quan trọng được đối chiếu với nguồn khác.
• Ứng viên có cơ hội giải trình khi xuất hiện mâu thuẫn.
• Kết quả không được chia sẻ cho người không có trách nhiệm.
• Đã xác định thời hạn lưu trữ.
• Có phương án xóa hoặc hủy dữ liệu khi không còn cần thiết.

Nếu nhiều mục trong checklist chưa được đáp ứng, doanh nghiệp nên tạm dừng cuộc gọi và hoàn thiện quy trình trước.

Những sai lầm thường gặp khi gọi công ty cũ của ứng viên

Reference check có thể trở nên kém hiệu quả hoặc gây rủi ro nếu nhà tuyển dụng thực hiện theo cảm tính.

Gọi khi chưa có sự đồng ý của ứng viên

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhà tuyển dụng có thể tìm được số điện thoại công ty cũ hoặc quản lý cũ trên mạng, nhưng điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể tự do thu thập mọi thông tin.

Việc thông báo và ghi nhận sự đồng ý giúp:

• Ứng viên biết dữ liệu của mình đang được xử lý;
• Người tham chiếu được chuẩn bị trước;
• Giới hạn rõ nội dung được hỏi;
• Hạn chế ảnh hưởng đến công việc hiện tại;
• Tạo bằng chứng về quy trình minh bạch.

Gọi công ty hiện tại của ứng viên quá sớm

Ứng viên có thể chưa thông báo kế hoạch nghỉ việc. Một cuộc gọi bất ngờ từ nhà tuyển dụng mới có thể khiến ứng viên bị đặt vào tình huống khó khăn.

Cách xử lý phù hợp hơn là:

• Chỉ gọi các công ty đã nghỉ;
• Sử dụng người tham chiếu khác;
• Thực hiện reference check sau khi có offer có điều kiện;
• Chờ ứng viên thông báo với công ty hiện tại;
• Chỉ xác minh nội dung hành chính nếu ứng viên đồng ý.

Chỉ hỏi “ứng viên có tốt không?”

Đây là câu hỏi quá rộng, không có tiêu chí và dễ nhận được câu trả lời xã giao.

Thay vào đó, hãy hỏi:

• Ứng viên từng phụ trách nhiệm vụ nào?
• Kết quả nào có thể xác nhận?
• Ứng viên phản ứng thế nào khi công việc chậm tiến độ?
• Có tình huống cụ thể nào thể hiện khả năng phối hợp không?
• Ứng viên cần cải thiện kỹ năng nào để làm tốt hơn?

Tin tuyệt đối vào chức danh trong CV

Cùng một chức danh có thể mang phạm vi quyền hạn rất khác nhau tại từng công ty.

Ví dụ, một “trưởng nhóm” có thể:

• Chính thức quản lý và đánh giá năm nhân sự;
• Chỉ điều phối công việc trong một dự án;
• Là nhân sự nhiều kinh nghiệm nhất nhưng không có quyền quản lý;
• Được giao phụ trách tạm thời trong vài tháng;
• Chỉ sử dụng chức danh đối ngoại.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra nhiệm vụ và quyền hạn thực tế thay vì chỉ xác nhận tên chức danh.

Đưa câu hỏi mang tính buộc tội

Khi nhà tuyển dụng hỏi “Có phải ứng viên bị sa thải vì gian lận không?”, người trả lời có thể bị dẫn dắt vào một giả định chưa được chứng minh.

Câu hỏi phù hợp hơn là:

• Công ty có thể xác nhận hình thức chấm dứt công việc không?
• Có kết luận chính thức nào liên quan đến sự việc không?
• Người trả lời trực tiếp biết sự việc hay nghe từ nguồn khác?
• Ứng viên đã có cơ hội giải trình chưa?

Không kiểm tra danh tính người tham chiếu

Một số trường hợp người tham chiếu có thể là:

• Bạn bè của ứng viên;
• Đồng nghiệp nhưng tự giới thiệu là quản lý;
• Người không làm cùng giai đoạn;
• Người sử dụng số điện thoại cá nhân không xác minh được;
• Tài khoản mạng xã hội giả mạo;
• Người chỉ biết ứng viên qua quan hệ cá nhân.

Doanh nghiệp cần đối chiếu chức danh, công ty, email và thời gian làm việc trước khi sử dụng thông tin.

Gộp ý kiến cá nhân thành dữ kiện

Câu “ứng viên khó làm việc cùng” là một đánh giá. Nhà tuyển dụng cần hỏi thêm:

• Tình huống cụ thể là gì?
• Những ai tham gia?
• Ảnh hưởng đến kết quả công việc ra sao?
• Vấn đề xảy ra một lần hay lặp lại?
• Có phản hồi chính thức không?
• Ứng viên đã thay đổi sau phản hồi chưa?

Nếu không có ví dụ hoặc dữ kiện hỗ trợ, nhận xét đó chỉ nên được ghi nhận ở mức tham khảo.

Loại ứng viên ngay sau một phản hồi tiêu cực

Một người tham chiếu có thể có quan điểm riêng hoặc mâu thuẫn với ứng viên.

Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp nên:

1. Làm rõ nội dung phản hồi;
2. Đánh giá mức độ liên quan đến vị trí;
3. Kiểm tra nguồn thứ hai;
4. Đối chiếu với hồ sơ và phỏng vấn;
5. Cho ứng viên cơ hội giải trình;
6. Đánh giá khả năng vấn đề lặp lại.

Lưu dữ liệu reference check không có thời hạn

CV, biên bản cuộc gọi, bản ghi âm và nội dung giải trình đều cần được quản lý theo thời hạn.

Doanh nghiệp nên xác định:

• Dữ liệu nào cần lưu;
• Ai được quyền truy cập;
• Lưu trong bao lâu;
• Khi nào phải xóa;
• Xóa bằng phương pháp nào;
• Có cần lưu để tuyển dụng trong tương lai không;
• Ứng viên đã đồng ý cho mục đích lưu tiếp hay chưa.

Các nguyên tắc bảo vệ thông tin cần được thể hiện rõ trong quy trình tuyển dụng và chính sách bảo mật dữ liệu.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị xác minh ứng viên?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê bên ngoài. Với các vị trí phổ thông và thông tin rõ ràng, bộ phận nhân sự có thể tự thực hiện reference check.

Tuy nhiên, dịch vụ xác minh chuyên nghiệp có thể cần thiết trong những trường hợp sau.

Tuyển vị trí quản lý cấp cao

Các vị trí quản lý cấp cao thường có:

• Phạm vi quyền hạn lớn;
• Quyền ra quyết định;
• Khả năng tiếp cận dữ liệu quan trọng;
• Trách nhiệm quản lý tài sản hoặc ngân sách;
• Ảnh hưởng trực tiếp đến đội ngũ và chiến lược;
• Chi phí thay thế cao nếu tuyển sai.

Doanh nghiệp có thể cần xác minh sâu hơn về:

• Lịch sử công tác;
• Chức danh thực tế;
• Quy mô đội nhóm;
• Phạm vi quyền hạn;
• Dự án từng phụ trách;
• Kết quả đã công bố;
• Mối quan hệ báo cáo;
• Mức độ nhất quán giữa hồ sơ và thực tế.

Tuyển vị trí tiếp cận tiền, hàng hóa hoặc dữ liệu quan trọng

Các vị trí nên cân nhắc kiểm tra kỹ gồm:

• Kế toán trưởng;
• Nhân sự kiểm soát nội bộ;
• Quản lý kho;
• Quản lý mua hàng;
• Nhân viên xử lý thanh toán;
• Quản trị hệ thống;
• Nhân sự quản lý dữ liệu khách hàng;
• Nhân viên kinh doanh quản lý công nợ;
• Quản lý chi nhánh;
• Người đại diện giao dịch.

Mục tiêu không phải tìm kiếm đời tư của ứng viên mà là xác định những thông tin nghề nghiệp liên quan trực tiếp đến mức độ tin cậy và khả năng đảm nhiệm vị trí.

CV có nhiều điểm không nhất quán

Doanh nghiệp nên cân nhắc hỗ trợ chuyên môn khi:

• Thời gian làm việc chồng chéo;
• Nhiều công ty đã ngừng hoạt động;
• Chức danh không rõ ràng;
• Thành tích lớn nhưng thiếu căn cứ;
• Người tham chiếu khó xác định;
• Ứng viên làm việc tại nhiều địa phương;
• Thông tin trong CV khác nội dung phỏng vấn;
• Không thể xác minh qua phòng nhân sự thông thường.

Người tham chiếu có dấu hiệu không đáng tin cậy

Một số dấu hiệu gồm:

• Chỉ sử dụng email miễn phí;
• Không xác nhận được công ty;
• Từ chối cho biết chức danh;
• Trả lời quá giống nội dung trong CV;
• Không nhớ bất kỳ tình huống thực tế nào;
• Thông tin thời gian làm việc không phù hợp;
• Né tránh câu hỏi về mối quan hệ với ứng viên;
• Số điện thoại thuộc một cá nhân không liên quan.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nên vội kết luận ứng viên gian dối, nhưng cần kiểm tra độc lập trước khi sử dụng thông tin.

Bộ phận HR không có đủ nhân sự hoặc thời gian

Reference check có thể mất nhiều thời gian khi:

• Số lượng vị trí lớn;
• Người tham chiếu khó liên hệ;
• Cần xác minh tại nhiều địa phương;
• Hồ sơ có nhiều giai đoạn công tác;
• Doanh nghiệp cần báo cáo có cấu trúc;
• Vị trí yêu cầu nhiều cấp phê duyệt.

Sử dụng một đơn vị hỗ trợ có thể giúp HR tập trung vào phỏng vấn, đánh giá chuyên môn và trải nghiệm ứng viên.

Doanh nghiệp cần báo cáo khách quan

Khi việc tuyển dụng liên quan đến hội đồng quản trị, nhà đầu tư hoặc cấp quản lý cao, doanh nghiệp có thể cần một báo cáo thể hiện rõ:

• Phạm vi đã kiểm tra;
• Nguồn thông tin;
• Dữ kiện xác nhận được;
• Nội dung chưa thể xác minh;
• Điểm không nhất quán;
• Mức độ tin cậy;
• Giới hạn của kết quả;
• Khuyến nghị kiểm tra bổ sung.

Báo cáo cần tách biệt giữa dữ kiện, nhận xét và suy luận để người ra quyết định có thể tự đánh giá.

Thám tử An Long hỗ trợ xác minh ứng viên như thế nào?

Thám tử An Long tiếp nhận yêu cầu xác minh nhân sự theo nguyên tắc: có mục đích rõ ràng, đánh giá tính khả thi trước khi triển khai, giới hạn phạm vi thu thập và bảo mật thông tin theo thỏa thuận.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác minh nhân sự – ứng viên khi cần kiểm tra thông tin trước tuyển dụng hoặc bổ nhiệm nhân sự vào vị trí quan trọng.

Nội dung có thể được đánh giá trước khi triển khai

Tùy từng trường hợp và căn cứ phù hợp, phạm vi có thể tập trung vào:

• Xác minh lịch sử công tác;
• Kiểm tra sự tồn tại của doanh nghiệp cũ;
• Xác minh chức danh hoặc nơi làm việc;
• Đối chiếu thông tin nghề nghiệp;
• Kiểm tra tính nhất quán của timeline;
• Xác minh một số dữ kiện được ứng viên cung cấp;
• Đánh giá người tham chiếu;
• Ghi nhận thông tin thực tế khi điều kiện và pháp luật cho phép;
• Tổng hợp kết quả thành báo cáo.

An Long không mặc định nhận mọi yêu cầu. Trước khi triển khai, nội dung cần được đánh giá về:

• Mục đích sử dụng;
• Tính liên quan;
• Phạm vi hợp lý;
• Nguồn có thể tiếp cận;
• Rủi ro về dữ liệu cá nhân;
• Khả năng kiểm chứng;
• Thời gian và chi phí dự kiến.

Quy trình hỗ trợ cơ bản

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dịch vụ của Thám tử An Long. Một yêu cầu xác minh thường được xử lý theo các bước:

1. Tiếp nhận thông tin và mục tiêu cần xác minh;
2. Đánh giá tính khả thi và giới hạn pháp lý;
3. Thống nhất phạm vi, thời gian và phương án;
4. Triển khai thu thập, đối chiếu thông tin;
5. Báo cáo kết quả theo nội dung đã thống nhất;
6. Bàn giao và xử lý dữ liệu theo cam kết bảo mật.

Kết quả xác minh cần được hiểu đúng là nguồn hỗ trợ cho quyết định tuyển dụng. Doanh nghiệp vẫn phải kết hợp với phỏng vấn, kiểm tra chuyên môn, đánh giá năng lực và quy trình pháp chế nội bộ.

Khi nào An Long có thể từ chối yêu cầu?

Một yêu cầu có thể không được tiếp nhận nếu:

• Mục đích nhằm xâm phạm đời tư;
• Yêu cầu truy cập trái phép vào tài khoản hoặc dữ liệu;
• Thu thập thông tin không liên quan đến tuyển dụng;
• Giả danh cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác;
• Yêu cầu lấy bí mật kinh doanh;
• Theo dõi hoặc can thiệp trái pháp luật;
• Không xác định được mục đích sử dụng;
• Có dấu hiệu sử dụng kết quả để đe dọa hoặc gây áp lực.

Đây là nguyên tắc quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp tuyển dụng, ứng viên và đơn vị thực hiện.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin ứng viên trước khi tuyển dụng hoặc bổ nhiệm?
Hãy gửi yêu cầu tại trang xác minh nhân sự – ứng viên để Thám tử An Long đánh giá phạm vi, tính khả thi và phương án triển khai phù hợp.

Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.

Câu hỏi thường gặp về việc gọi công ty cũ của ứng viên

Nhà tuyển dụng có được tự ý gọi công ty cũ của ứng viên không?

Doanh nghiệp không nên bí mật gọi công ty cũ hoặc người quản lý của ứng viên. Trước khi thực hiện, nhà tuyển dụng nên thông báo rõ mục đích, phạm vi thông tin cần xác minh và ghi nhận sự đồng ý của ứng viên.

Việc tìm được số điện thoại công khai không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể thu thập mọi thông tin về một cá nhân.

Có nên gọi công ty hiện tại của ứng viên không?

Không nên tự ý gọi khi ứng viên vẫn đang làm việc và chưa thông báo kế hoạch nghỉ việc.

Nếu việc xác minh công ty hiện tại là cần thiết, doanh nghiệp có thể:

• Xin sự đồng ý cụ thể;
• Chờ đến giai đoạn offer;
• Chỉ xác minh sau khi ứng viên thông báo nghỉ;
• Sử dụng công ty trước đó;
• Chấp nhận tài liệu thay thế;
• Liên hệ người tham chiếu khác.

Công ty cũ có bắt buộc phải trả lời reference check không?

Doanh nghiệp không nên mặc định công ty cũ phải cung cấp toàn bộ thông tin được yêu cầu.

Phạm vi trả lời có thể phụ thuộc vào:

• Chính sách nội bộ;
• Thẩm quyền của người trả lời;
• Quy định bảo mật;
• Hồ sơ còn lưu;
• Sự đồng ý của ứng viên;
• Mức độ liên quan của câu hỏi.

Nhiều công ty chỉ xác nhận thời gian làm việc và chức danh.

Nên gọi phòng nhân sự hay quản lý trực tiếp?

Điều này phụ thuộc vào nội dung cần kiểm tra.

Nên gọi phòng nhân sự khi cần xác nhận:

• Thời gian làm việc;
• Chức danh;
• Phòng ban;
• Tình trạng nghỉ việc.

Nên gọi quản lý trực tiếp khi cần tìm hiểu:

• Nhiệm vụ thực tế;
• Kết quả công việc;
• Khả năng phối hợp;
• Phong cách làm việc;
• Năng lực quản lý;
• Điểm cần cải thiện.

Với vị trí quan trọng, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai nguồn.

Nên kiểm tra bao nhiêu người tham chiếu?

Thông thường, một đến hai người tham chiếu phù hợp có thể cung cấp đủ thông tin cho nhiều vị trí.

Không cần liên hệ quá nhiều người. Chất lượng và mức độ liên quan của nguồn quan trọng hơn số lượng.

Đối với vị trí quản lý cấp cao, doanh nghiệp có thể cân nhắc nhiều góc nhìn như:

• Quản lý trực tiếp;
• Đồng nghiệp cùng cấp;
• Cấp dưới;
• Đối tác hoặc khách hàng.

Mỗi nguồn cần được ứng viên biết và đồng ý trong phạm vi phù hợp.

Một nhận xét xấu từ sếp cũ có đủ để loại ứng viên không?

Không nên loại ứng viên chỉ vì một nhận xét tiêu cực.

Doanh nghiệp cần:

1. Xác định đó là dữ kiện hay ý kiến;
2. Yêu cầu ví dụ cụ thể;
3. Kiểm tra mức độ liên quan đến vị trí;
4. Đối chiếu nguồn khác;
5. Cho ứng viên giải trình;
6. Đánh giá nguy cơ lặp lại.

Một mâu thuẫn với quản lý cũ không tự động chứng minh ứng viên không phù hợp với công ty mới.

Ứng viên không cho gọi công ty cũ có đáng nghi không?

Không nhất thiết.

Ứng viên có thể lo ngại:

• Bị lộ việc tìm việc;
• Ảnh hưởng công việc hiện tại;
• Công ty cũ không có chính sách cung cấp tham chiếu;
• Người quản lý đã nghỉ việc;
• Dữ liệu bị sử dụng ngoài mục đích tuyển dụng;
• Người tham chiếu không còn liên lạc.

Nhà tuyển dụng nên hỏi lý do, giải thích quy trình và đề xuất hình thức thay thế.

Có nên ghi âm cuộc gọi reference check không?

Doanh nghiệp chỉ nên ghi âm khi đã thông báo, có sự đồng ý phù hợp và có quy trình quản lý bản ghi.

Nếu ghi âm, cần xác định:

• Ai được nghe;
• Mục đích sử dụng;
• Nơi lưu trữ;
• Thời hạn lưu;
• Phương thức xóa;
• Cách hạn chế sao chép và chia sẻ.

Trong nhiều trường hợp, biên bản cuộc gọi có cấu trúc rõ ràng là đủ.

Reference check có thể thay thế phỏng vấn và bài kiểm tra không?

Không.

Reference check chỉ là một nguồn hỗ trợ. Doanh nghiệp vẫn cần kết hợp:

• Phỏng vấn;
• Bài kiểm tra chuyên môn;
• Bài tập tình huống;
• Đánh giá năng lực;
• Kiểm tra tài liệu;
• Đánh giá mức độ phù hợp;
• Thẩm định của quản lý tuyển dụng.

Một ứng viên được người tham chiếu đánh giá tốt chưa chắc phù hợp với vị trí mới.

Doanh nghiệp có được hỏi mức lương cũ của ứng viên không?

Doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ cần thiết, mục đích và căn cứ xử lý dữ liệu trước khi hỏi hoặc xác minh thu nhập cũ.

Mức lương trước đây không phản ánh đầy đủ giá trị của ứng viên trong vị trí mới. Cách phù hợp hơn là xây dựng mức lương dựa trên:

• Trách nhiệm công việc;
• Năng lực;
• Kinh nghiệm;
• Mặt bằng thị trường;
• Khung lương nội bộ;
• Kết quả phỏng vấn.

Không nên yêu cầu người tham chiếu tự ý cung cấp bảng lương hoặc hồ sơ thu nhập của ứng viên.

Kết quả reference check nên được lưu trong bao lâu?

Chỉ nên lưu trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích tuyển dụng hoặc theo thỏa thuận phù hợp.

Đối với ứng viên không được tuyển, doanh nghiệp cần chú ý nghĩa vụ xử lý dữ liệu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Nếu muốn lưu hồ sơ cho cơ hội tương lai, doanh nghiệp nên thông báo và có thỏa thuận rõ với ứng viên.

Có nên thuê dịch vụ xác minh cho mọi ứng viên không?

Không cần thiết.

Doanh nghiệp nên ưu tiên các trường hợp:

• Vị trí quản lý;
• Vị trí tiếp cận tài sản hoặc dữ liệu quan trọng;
• CV có nhiều điểm mâu thuẫn;
• Chi phí tuyển sai cao;
• Không thể kiểm tra bằng phương pháp thông thường;
• Người tham chiếu có dấu hiệu không đáng tin cậy.

Phạm vi xác minh phải tương xứng với mức độ rủi ro của vị trí.

Kết luận: Nên gọi công ty cũ nhưng phải đúng người, đúng mục đích và đúng phạm vi

Vậy có nên gọi công ty cũ của ứng viên không?

Câu trả lời là có thể và trong nhiều trường hợp là nên, đặc biệt khi doanh nghiệp tuyển vị trí quản lý, tài chính, kho vận, mua hàng, công nghệ hoặc nhân sự được giao quyền tiếp cận dữ liệu và tài sản quan trọng.

Tuy nhiên, reference check chỉ có giá trị khi được thực hiện theo một quy trình rõ ràng:

• Chỉ kiểm tra thông tin liên quan đến công việc;
• Thông báo và ghi nhận sự đồng ý của ứng viên;
• Chọn đúng người tham chiếu;
• Xác minh danh tính người cung cấp thông tin;
• Sử dụng bộ câu hỏi chuẩn hóa;
• Tách dữ kiện khỏi nhận xét cá nhân;
• Đối chiếu qua nhiều nguồn;
• Cho ứng viên cơ hội giải trình;
• Bảo mật và xóa dữ liệu khi không còn cần thiết;
• Không sử dụng một lời nhận xét làm căn cứ duy nhất để loại ứng viên.

Reference check không phải công cụ để tìm kiếm đời tư hoặc “điều tra bí mật” về ứng viên. Đây là một bước quản trị rủi ro tuyển dụng, giúp doanh nghiệp kiểm tra mức độ nhất quán của hồ sơ trước khi giao trách nhiệm quan trọng.

Khi hồ sơ có nhiều điểm khó kiểm chứng hoặc doanh nghiệp không có đủ nguồn lực thực hiện, có thể tham khảo dịch vụ xác minh nhân sự – ứng viên của Thám tử An Long.

An Long tiếp nhận yêu cầu theo nguyên tắc đánh giá tính khả thi trước, thống nhất phạm vi rõ ràng, bảo mật thông tin và báo cáo khách quan dựa trên dữ kiện có thể xác minh.

Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.
Gửi yêu cầu xác minh nhân sự – ứng viên

Dịch vụ và nội dung liên quan

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm:

• Dịch vụ xác minh nhân sự – ứng viên
• Giải pháp điều tra doanh nghiệp
• Điều tra lý lịch cá nhân theo phạm vi phù hợp
• Xác minh nơi làm việc
• Quy trình dịch vụ của Thám tử An Long
• Chính sách bảo mật thông tin