Có thể liên hệ công ty cũ để xác minh nhân sự không? Quy định và cách thực hiện năm 2026

Có. Nhà tuyển dụng có thể liên hệ công ty cũ để đề nghị xác minh thông tin nghề nghiệp của ứng viên, nhưng hoạt động này phải có mục đích tuyển dụng phù hợp, tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân và có sự đồng ý cần thiết của ứng viên.

Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, thông tin của người dự tuyển phải được xử lý đúng mục đích và theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, việc ứng viên đồng ý xác minh không có nghĩa công ty cũ bắt buộc phải cung cấp mọi thông tin mà nhà tuyển dụng yêu cầu.

Vậy khi nào được liên hệ công ty cũ, cần xin phép như thế nào, nên hỏi những gì và xử lý ra sao nếu thông tin xác minh khác với CV? Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết theo quy định áp dụng năm 2026, đồng thời đưa ra mẫu câu hỏi và phương pháp đánh giá kết quả để doanh nghiệp tham khảo.

Tóm tắt nhanh:

• Có thể liên hệ công ty cũ để xác minh khi đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan.
• Cần thông báo và ghi nhận sự đồng ý phù hợp của ứng viên đối với hoạt động xử lý dữ liệu tuyển dụng.
• Chỉ nên yêu cầu những thông tin nghề nghiệp có liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng.
• Công ty cũ không mặc nhiên có nghĩa vụ cung cấp mọi thông tin được yêu cầu.
• Thông tin chưa xác minh được không đồng nghĩa với thông tin sai.
• Không nên liên hệ công ty ứng viên đang làm việc khi chưa được phép.

1. Nhà tuyển dụng có được liên hệ công ty cũ của ứng viên không?

1.1. Liên hệ công ty cũ có được pháp luật cho phép không?

Pháp luật Việt Nam không đặt ra lệnh cấm chung đối với việc nhà tuyển dụng liên hệ doanh nghiệp cũ để kiểm tra thông tin nghề nghiệp của ứng viên.

Đây là một hoạt động thường được gọi là Reference Check hoặc kiểm tra tham chiếu trong tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này để làm rõ những nội dung quan trọng trước khi quyết định tuyển dụng, chẳng hạn:

• Ứng viên có từng làm việc tại doanh nghiệp đã khai trong CV không?
• Thời gian công tác có chính xác không?
• Chức danh chính thức là gì?
• Công việc và trách nhiệm thực tế gồm những gì?
• Người tham chiếu có thực sự từng làm việc với ứng viên không?
• Một số kinh nghiệm hoặc dự án được khai có thể xác nhận trong phạm vi phù hợp không?

Tuy nhiên, quyền đề nghị xác minh không đồng nghĩa với quyền tự do thu thập dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, giới hạn phạm vi và căn cứ xử lý thông tin. Những dữ liệu không liên quan đến quyết định tuyển dụng không nên trở thành đối tượng thu thập chỉ vì có thể tiếp cận được.

Ví dụ, khi tuyển dụng trưởng phòng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần đối chiếu kinh nghiệm quản lý nhóm và phạm vi trách nhiệm trước đây. Việc tìm hiểu chuyện tình cảm, quan hệ gia đình hoặc đời sống riêng tư không phục vụ trực tiếp cho mục tiêu này.

1.2. Liên hệ công ty cũ có cần xin phép ứng viên không?

Trong hoạt động tuyển dụng thuộc phạm vi Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, thông tin của người dự tuyển phải được xử lý theo quy định pháp luật và có sự đồng ý của người dự tuyển.

Bên cạnh đó, Điều 9 của luật đặt ra các yêu cầu đối với sự đồng ý, bao gồm tính tự nguyện, việc chủ thể được biết về loại dữ liệu, mục đích xử lý, bên xử lý và quyền của mình.

Vì vậy, cách làm phù hợp là nhà tuyển dụng thông báo trước cho ứng viên về:

1. Mục đích của việc xác minh.
2. Doanh nghiệp hoặc người tham chiếu dự kiến liên hệ.
3. Nhóm thông tin cần kiểm tra.
4. Bên trực tiếp thực hiện xác minh, kể cả đơn vị thuê ngoài nếu có.
5. Phạm vi sử dụng, người được nhận kết quả và nguyên tắc lưu trữ thông tin.

Sự đồng ý cần được thể hiện rõ ràng và có thể kiểm chứng. Email, biểu mẫu điện tử hoặc tài liệu xác nhận có thể được sử dụng khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

Lưu ý: Việc ứng viên ghi tên một người tham chiếu trong CV không nên mặc nhiên được coi là sự đồng ý không giới hạn đối với mọi hoạt động kiểm tra. Nhà tuyển dụng nên xác nhận rõ phạm vi trước khi liên hệ.

1.3. Công ty cũ có bắt buộc phải cung cấp thông tin không?

Không có nghĩa vụ chung buộc công ty cũ phải trả lời mọi yêu cầu xác minh từ nhà tuyển dụng mới.

Doanh nghiệp cũ có thể cần kiểm tra:

• Người đề nghị xác minh là ai?
• Có căn cứ hợp pháp để cung cấp dữ liệu không?
• Người trả lời có thẩm quyền xác nhận không?
• Dữ liệu được hỏi có còn lưu trữ không?
• Nội dung có liên quan đến bí mật kinh doanh, hồ sơ nội bộ hoặc quyền riêng tư không?

Một số công ty chỉ xác nhận thời gian công tác và chức danh chính thức. Những công ty khác có thể không cung cấp đánh giá năng lực hoặc nội dung kỷ luật.

Do đó, nếu doanh nghiệp cũ từ chối trả lời, bộ phận nhân sự không nên xem đây là bằng chứng cho thấy ứng viên khai gian.

2. Quy định pháp luật về xác minh nhân sự qua công ty cũ năm 2026

2.1. Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định gì?

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Đối với tuyển dụng lao động, khoản 1 Điều 25 xác lập ba nhóm trách nhiệm đáng chú ý.

Thứ nhất, thông tin được yêu cầu phải phục vụ mục đích tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng cần đánh giá tính cần thiết của từng nhóm dữ liệu. Không nên xây dựng một danh sách kiểm tra quá rộng, không phân biệt vị trí công việc hoặc mức độ liên quan.

Thứ hai, thông tin phải được xử lý đúng quy định và có sự đồng ý của người dự tuyển.

Điều này liên quan trực tiếp đến hoạt động liên hệ công ty cũ, thu thập phản hồi, đối chiếu hồ sơ và sử dụng kết quả trong quy trình tuyển dụng.

Thứ ba, phải xóa hoặc hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển không được tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có quy trình xử lý dữ liệu sau khi kết thúc tuyển dụng, thay vì lưu toàn bộ CV và kết quả Reference Check vô thời hạn.

Ngoài ra, khoản 2 Điều 25 cũng quy định về bảo vệ dữ liệu của người lao động trong quá trình quản lý, sử dụng và khi chấm dứt hợp đồng, với những ngoại lệ theo thỏa thuận hoặc pháp luật.

Điều này giải thích một phần lý do công ty cũ có thể không còn lưu trữ hoặc không thể cung cấp những dữ kiện được yêu cầu.

Nguồn pháp lý: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

2.2. Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định gì về sự đồng ý?

Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 6 của nghị định quy định các phương thức thể hiện sự đồng ý phải bảo đảm khả năng kiểm chứng về người đồng ý, thời điểm và nội dung được đồng ý.

Các phương thức có thể bao gồm văn bản, email, tin nhắn, biểu mẫu điện tử, cuộc gọi ghi âm hoặc phương thức phù hợp khác có thể kiểm chứng được.

Doanh nghiệp cần lưu lại căn cứ xác nhận sự đồng ý theo quy định. Sự im lặng hoặc không phản hồi không được mặc nhiên xem là đồng ý.

Nếu muốn ghi âm cuộc trao đổi với người tham chiếu, doanh nghiệp cũng cần xem xét điều kiện pháp lý liên quan đến việc ghi âm, thông báo và xử lý dữ liệu của người tham gia cuộc gọi. Việc một cuộc gọi ghi âm có thể là phương thức ghi nhận sự đồng ý không có nghĩa mọi cuộc gọi đều được ghi âm tùy ý.

Nguồn pháp lý: Nghị định 356/2025/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Lưu ý về hiệu lực: Nghị định 356/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP từ ngày 01/01/2026. Khi xây dựng quy trình tuyển dụng hiện hành, doanh nghiệp cần ưu tiên khung pháp luật mới.

2.3. Trách nhiệm của ba bên khi xác minh thông tin ứng viên

Khi thuê bên thứ ba thực hiện xác minh, doanh nghiệp tuyển dụng vẫn cần kiểm soát mục đích, phạm vi, cách chia sẻ dữ liệu, người tiếp nhận báo cáo và trách nhiệm bảo mật.

Việc thuê ngoài không mặc nhiên loại bỏ trách nhiệm pháp lý của bên tuyển dụng đối với dữ liệu mà mình quyết định thu thập và sử dụng.

2.4. Những hành vi cần tránh khi kiểm tra ứng viên

Một yêu cầu xác minh có mục đích hợp lý không đồng nghĩa với việc mọi phương pháp thu thập đều được phép.

Doanh nghiệp không nên sử dụng những cách thức như truy cập trái phép email hoặc tài khoản mạng xã hội, đọc trộm tin nhắn, mua dữ liệu cá nhân rò rỉ, giả danh người khác để lấy hồ sơ nội bộ hoặc gây sức ép buộc công ty cũ cung cấp thông tin.

Bộ phận tuyển dụng cũng cần tránh chia sẻ kết quả Reference Check cho những người không có nhiệm vụ liên quan.

Nguyên tắc phù hợp là kiểm tra đủ để ra quyết định tuyển dụng, không điều tra toàn bộ đời tư của một cá nhân.

3. Nhà tuyển dụng có thể xác minh những thông tin nào từ công ty cũ?

3.1. Những dữ kiện nghề nghiệp nên ưu tiên

Không có một danh mục thông tin mặc nhiên được phép cung cấp trong mọi trường hợp. Phạm vi thực tế phụ thuộc mục đích, căn cứ xử lý dữ liệu và khả năng xác nhận của từng nguồn.

Tuy nhiên, đối với hoạt động xác minh nghề nghiệp thông thường, doanh nghiệp có thể cân nhắc đề nghị xác nhận:

• Tên doanh nghiệp và giai đoạn ứng viên từng làm việc.
• Thời điểm bắt đầu, kết thúc công tác.
• Chức danh hoặc bộ phận làm việc.
• Nhiệm vụ chính liên quan đến vị trí đang tuyển.
• Mối quan hệ công việc giữa ứng viên và người tham chiếu.
• Phạm vi trách nhiệm hoặc vai trò trong dự án có liên quan, nếu có thể cung cấp hợp pháp.
• Những thông tin nghề nghiệp khác đã được ứng viên đồng ý kiểm tra trong phạm vi phù hợp.

Ví dụ, khi tuyển dụng quản lý kho, doanh nghiệp có thể cần làm rõ ứng viên từng phụ trách quản lý hàng tồn, điều phối nhân sự hay chỉ thực hiện kiểm kê theo phân công.

Việc xác minh nên tập trung vào chức năng công việc thực tế thay vì chỉ dựa trên tên chức danh.

3.2. Những thông tin cần đặc biệt thận trọng

Các nhóm thông tin sau cần được xem xét kỹ về tính cần thiết và căn cứ xử lý:

• Mức lương, thưởng và chế độ tài chính cá nhân.
• Hồ sơ kỷ luật hoặc tranh chấp lao động.
• Thông tin sức khỏe.
• Quan hệ gia đình và đời sống riêng tư.
• Dữ liệu tài khoản cá nhân.
• Thông tin khách hàng hoặc bí mật kinh doanh của công ty cũ.
• Những đánh giá về quan điểm cá nhân không liên quan đến công việc.

Ngay cả khi một thông tin có liên quan nhất định đến hoạt động tuyển dụng, bên yêu cầu và bên cung cấp vẫn phải xem xét điều kiện pháp luật áp dụng.

Không nên yêu cầu công ty cũ chuyển nguyên bộ hồ sơ nhân sự chỉ để xác nhận ứng viên từng làm việc tại đó.

3.3. Phân biệt Employment Verification, Reference Check và Background Check

Ba thuật ngữ này có liên quan nhưng không hoàn toàn đồng nghĩa.

Employment Verification thường tập trung vào sự tồn tại và tính chính xác của các dữ kiện tương đối khách quan.

Reference Check có thể bao gồm đánh giá của người từng làm việc với ứng viên. Vì vậy, kết quả dễ chịu ảnh hưởng bởi góc nhìn, trải nghiệm hoặc mối quan hệ giữa người trả lời và ứng viên.

Background Check là khái niệm rộng hơn, nhưng không đồng nghĩa với quyền tìm hiểu mọi thông tin cá nhân.

Một quy trình tuyển dụng đáng tin cậy cần phân biệt ba hình thức này, đồng thời thiết kế mức độ kiểm tra tương ứng với từng vị trí.

4. Nên liên hệ phòng nhân sự, quản lý trực tiếp hay người tham chiếu?

4.1. Liên hệ bộ phận nhân sự của công ty cũ

Bộ phận nhân sự (HR) thường là đầu mối phù hợp khi nhà tuyển dụng muốn xác nhận dữ kiện hành chính hoặc lịch sử công tác.

Nếu có căn cứ và thẩm quyền cung cấp, HR có thể xác nhận những thông tin trong phạm vi hồ sơ doanh nghiệp còn lưu trữ.

Tuy nhiên, nhân sự hành chính không phải lúc nào cũng hiểu rõ năng lực chuyên môn hoặc trách nhiệm của ứng viên trong từng dự án.

Vì vậy, không nên dùng phản hồi từ HR để suy diễn về toàn bộ chất lượng làm việc của một người.

4.2. Liên hệ quản lý trực tiếp từng làm việc với ứng viên

Quản lý trực tiếp có thể hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và cách ứng viên phối hợp trong công việc.

Nguồn này có thể hữu ích khi xác minh kinh nghiệm quản lý nhóm, vai trò dự án hoặc phạm vi ra quyết định.

Tuy nhiên, phản hồi của quản lý vẫn có thể mang yếu tố chủ quan. Nhà tuyển dụng cần hỏi về những tình huống và dữ kiện cụ thể thay vì chỉ yêu cầu đánh giá ứng viên tốt hay không tốt.

Ví dụ, thay vì hỏi:

“Anh/chị có đánh giá nhân viên này giỏi không?”

Có thể hỏi:

“Trong thời gian làm việc cùng nhau, ứng viên trực tiếp phụ trách những nhiệm vụ nào và anh/chị có thể xác nhận kết quả nào liên quan đến vị trí đang tuyển?”

Câu hỏi thứ hai giúp thu được thông tin có khả năng đối chiếu tốt hơn.

4.3. Liên hệ người tham chiếu do ứng viên giới thiệu

Người tham chiếu có thể là quản lý cũ hoặc đồng nghiệp từng phối hợp trực tiếp với ứng viên.

Điểm mạnh là họ thường nắm rõ bối cảnh công việc. Tuy nhiên, do ứng viên chủ động lựa chọn, kết quả có thể nghiêng về những trải nghiệm tích cực.

Để hạn chế thiên lệch, nhà tuyển dụng nên xác định người tham chiếu đã làm việc với ứng viên trong khoảng thời gian nào, ở vai trò gì và có trực tiếp biết nội dung đang được hỏi hay không.

Không nên mặc định một người tự giới thiệu là quản lý cũ hoặc một số điện thoại được ghi trong CV đã là nguồn xác minh đáng tin cậy.

4.4. Làm thế nào để xác thực đầu mối trả lời?

Trước khi sử dụng phản hồi, cần đánh giá xem người trả lời có đúng là người có quan hệ công việc phù hợp với ứng viên hay không.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu tên, chức danh và quan hệ công việc qua nguồn chính thức hoặc nguồn phù hợp mà mình có quyền sử dụng.

Nếu không đủ căn cứ xác định người trả lời, kết quả nên được ghi nhận là nguồn chưa được xác thực, thay vì sử dụng làm kết luận cuối cùng.

5. Quy trình 7 bước liên hệ công ty cũ để xác minh nhân sự

Để hạn chế rủi ro pháp lý và giảm ảnh hưởng của nhận xét chủ quan, bộ phận nhân sự có thể tham khảo quy trình bảy bước dưới đây.

Đây là quy trình thực hành đề xuất cho doanh nghiệp tự kiểm tra ứng viên, không phải quy trình cung cấp dịch vụ của Thám tử An Long.

Bước 1. Xác định mục tiêu cần kiểm tra

Trước tiên, nhà tuyển dụng cần xác định thông tin nào có ảnh hưởng thực sự đến quyết định tuyển dụng.

Ví dụ, khi tuyển trưởng phòng kinh doanh, trọng tâm có thể là chức danh, thời gian công tác, trách nhiệm quản lý và vai trò trong kết quả kinh doanh.

Không nên đưa mọi thông tin trong CV vào danh sách xác minh nếu không cần thiết.

Bước 2. Thông báo và ghi nhận sự đồng ý phù hợp

Doanh nghiệp thông báo mục đích, phạm vi và các đầu mối dự kiến liên hệ. Sự đồng ý cần được ghi nhận theo phương thức đáp ứng quy định pháp luật.

Đặc biệt, nếu ứng viên đang làm việc tại một doanh nghiệp khác, không nên tự ý liên hệ công ty hiện tại khi chưa có sự cho phép phù hợp.

Bước 3. Kiểm tra danh tính và thẩm quyền của đầu mối

Xác định đúng doanh nghiệp cũ, bộ phận phụ trách hoặc người tham chiếu có liên quan.

Không nên chỉ dựa vào một số điện thoại hoặc địa chỉ email chưa được đối chiếu.

Bước 4. Chuẩn bị bộ câu hỏi phù hợp

Câu hỏi cần tập trung vào những thông tin nghề nghiệp đã xác định ở bước đầu.

Nên phân tách câu hỏi xác nhận dữ kiện với câu hỏi tham khảo ý kiến về quá trình làm việc.

Bước 5. Liên hệ và ghi nhận phản hồi

Giới thiệu rõ đơn vị, mục đích liên hệ và phạm vi thông tin mong muốn được xác nhận.

Nếu công ty cũ không thể trả lời hoặc không đồng ý cung cấp, cần tôn trọng quyết định của họ và lựa chọn phương án khác.

Không nên gây áp lực hoặc dùng danh nghĩa không đúng sự thật.

Bước 6. Đối chiếu thông tin và làm rõ sai lệch

So sánh kết quả với CV, tài liệu ứng viên cung cấp và những nguồn phù hợp khác.

Nếu xuất hiện khác biệt, cần kiểm tra nguyên nhân trước khi đánh giá mức độ ảnh hưởng đến vị trí tuyển dụng.

Ứng viên nên được tạo cơ hội giải thích những điểm bất nhất đáng kể khi phù hợp.

Bước 7. Lập kết luận và xử lý dữ liệu

Kết quả nên được phân loại thành những trạng thái rõ ràng: đã xác minh, cơ bản phù hợp, có sai lệch, cần giải trình hoặc chưa xác minh được.

Báo cáo chỉ được cung cấp cho người có thẩm quyền trong quy trình tuyển dụng.

Việc lưu trữ, xóa hoặc hủy dữ liệu sau đó phải tuân thủ pháp luật và những thỏa thuận phù hợp.

6. Mẫu xin phép và bộ câu hỏi liên hệ công ty cũ

Dưới đây là các biểu mẫu tham khảo giúp bộ phận tuyển dụng chuẩn hóa quy trình Reference Check.

Các mẫu không thay thế tài liệu pháp lý được xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp. Trước khi áp dụng chính thức, bộ phận nhân sự nên phối hợp với bộ phận pháp chế hoặc người có chuyên môn phù hợp để điều chỉnh.

6.1. Mẫu ghi nhận sự đồng ý xác minh thông tin ứng viên

PHIẾU XÁC NHẬN ĐỒNG Ý KIỂM TRA THÔNG TIN NGHỀ NGHIỆP

Họ và tên ứng viên: [................................]

Vị trí ứng tuyển: [................................]

Đơn vị tuyển dụng: [................................]

Đơn vị trực tiếp thực hiện xác minh, nếu có: [................................]

Doanh nghiệp/người tham chiếu dự kiến được liên hệ: [................................]

Mục đích: Đối chiếu những thông tin nghề nghiệp có liên quan đến quá trình tuyển dụng cho vị trí nêu trên.

Phạm vi đề nghị xác minh: Thời gian công tác, chức danh, nhiệm vụ chính và những dữ kiện nghề nghiệp đã được thông báo, thuộc phạm vi ứng viên đồng ý.

Thời gian thực hiện: [................................]

Bên được tiếp cận và sử dụng kết quả: [................................]

Thông tin về việc lưu trữ, xóa dữ liệu và cách thực hiện quyền của ứng viên: [................................]

Tôi xác nhận đã được thông báo về hoạt động xử lý dữ liệu nói trên và thể hiện sự đồng ý đối với phạm vi được ghi nhận trong phiếu này.

Việc liên hệ công ty tôi đang làm việc, nếu có, cần được thông báo và ghi nhận sự đồng ý phù hợp riêng.

Ngày xác nhận: [................................]

Phương thức xác nhận: [................................]

Lưu ý sử dụng: Mẫu cần được bổ sung đầy đủ nội dung thông báo và cơ chế thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định áp dụng. Không sử dụng một xác nhận chung chung để mở rộng vô hạn danh sách công ty, dữ liệu hoặc mục đích kiểm tra.

6.2. Mẫu email liên hệ phòng nhân sự công ty cũ

Tiêu đề: Đề nghị xác minh thông tin công tác của ứng viên [Họ tên]

Kính gửi Bộ phận Nhân sự Công ty [Tên doanh nghiệp],

Tôi là [Họ tên], đại diện bộ phận tuyển dụng của [Tên đơn vị].

Chúng tôi đang thực hiện quy trình tuyển dụng cho vị trí [Tên vị trí]. Ứng viên [Họ tên] đã cung cấp thông tin từng làm việc tại Quý công ty và đồng ý cho chúng tôi liên hệ để đề nghị xác minh những dữ kiện nghề nghiệp có liên quan.

Trong phạm vi Quý công ty có thẩm quyền và căn cứ phù hợp để cung cấp, kính đề nghị hỗ trợ xác nhận:

• Khoảng thời gian ứng viên công tác.
• Chức danh hoặc bộ phận công tác.
• Những thông tin về nhiệm vụ chính có thể xác nhận hợp pháp.

Chúng tôi không yêu cầu cung cấp hồ sơ nhân sự nội bộ, dữ liệu cá nhân không liên quan hoặc thông tin thuộc bí mật kinh doanh.

Nếu Quý công ty không thể cung cấp thông tin, chúng tôi hoàn toàn tôn trọng quyết định và quy trình bảo mật của Quý công ty.

Trân trọng,

[Họ tên]

[Chức danh]

[Doanh nghiệp]

[Thông tin liên hệ công việc]

6.3. Mười câu hỏi Reference Check nên sử dụng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các câu hỏi phù hợp với mục đích và phạm vi được phép, không nhất thiết sử dụng toàn bộ:

1. Ứng viên có từng làm việc tại doanh nghiệp trong khoảng thời gian đã khai không?
2. Chức danh chính thức hoặc vị trí công việc khi đó là gì?
3. Bộ phận và phạm vi nhiệm vụ chính của ứng viên gồm những gì?
4. Người tham chiếu đã làm việc với ứng viên trong thời gian và quan hệ công việc như thế nào?
5. Ứng viên có trực tiếp chịu trách nhiệm với những dự án hoặc nhiệm vụ đã được đề cập không?
6. Phạm vi quyền hạn của ứng viên trong những nhiệm vụ đó là gì?
7. Có kết quả công việc cụ thể nào liên quan đến vị trí tuyển dụng mà người tham chiếu có thể xác nhận không?
8. Những thông tin nào người tham chiếu trực tiếp biết và những nội dung nào chỉ nghe lại từ nguồn khác?
9. Có sự khác biệt nào cần làm rõ giữa hồ sơ ứng viên và dữ kiện được phép cung cấp không?
10. Những nội dung nào công ty cũ không còn dữ liệu hoặc không có thẩm quyền xác nhận?

Nhà tuyển dụng nên tránh những câu hỏi mang tính phán xét như “Người này có đáng tin không?” nếu không xác định được tiêu chí nghề nghiệp, bối cảnh và căn cứ đánh giá.

6.4. Mẫu ghi nhận kết quả xác minh

Bảng trên chỉ là ví dụ giả định để minh họa cách ghi kết quả.

Báo cáo thực tế nên bổ sung thời điểm liên hệ, nguồn thông tin, cách xác thực nguồn, giới hạn xác minh và người có trách nhiệm đánh giá.

7. Bảy tình huống khó khi liên hệ công ty cũ và cách xử lý

7.1. Ứng viên không đồng ý cho liên hệ công ty cũ

Một ứng viên không muốn liên hệ doanh nghiệp trước đây không nhất thiết đang che giấu thông tin.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ tranh chấp lao động, quan hệ công việc chưa tốt, quyền riêng tư hoặc lo ngại thông tin bị chia sẻ ngoài phạm vi cần thiết.

Nhà tuyển dụng nên tìm hiểu lý do, giải thích mục đích xác minh và cân nhắc tài liệu hoặc nguồn thay thế phù hợp.

Không nên xem việc từ chối đồng ý là bằng chứng trực tiếp cho hành vi gian dối.

7.2. Ứng viên không muốn liên hệ công ty đang làm việc

Đây là tình huống tương đối nhạy cảm trong tuyển dụng.

Việc liên hệ công ty hiện tại có thể khiến kế hoạch chuyển việc của ứng viên bị tiết lộ và ảnh hưởng đến quan hệ lao động đang tồn tại.

Giải pháp phù hợp là thống nhất rõ thời điểm, điều kiện liên hệ hoặc lựa chọn một phương án xác minh thay thế trong giai đoạn đầu.

Không nên tự ý gọi quản lý hiện tại của ứng viên chỉ vì tìm thấy số điện thoại trên website doanh nghiệp.

7.3. Công ty cũ đã giải thể hoặc không còn hoạt động

Trong trường hợp này, doanh nghiệp tuyển dụng có thể kiểm tra tình trạng pháp lý của công ty qua nguồn đăng ký doanh nghiệp chính thức và đối chiếu tài liệu nghề nghiệp do ứng viên cung cấp hợp pháp.

Các nguồn thay thế có thể bao gồm hồ sơ công tác mà ứng viên được phép cung cấp, tài liệu về chức danh hoặc người tham chiếu phù hợp khác.

Nếu vẫn không có nguồn đủ tin cậy, cần ghi rõ chưa xác minh được, không suy diễn rằng ứng viên khai sai.

7.4. Công ty cũ từ chối cung cấp thông tin

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cũ từ chối: chính sách bảo mật nội bộ, không đủ thẩm quyền, hồ sơ không còn lưu giữ hoặc chưa xác định được căn cứ cung cấp.

Khi đó, nhà tuyển dụng có thể đề nghị ứng viên bổ sung những nguồn xác minh khác.

Không nên liên hệ lặp lại để gây sức ép hoặc sử dụng người trung gian nhằm vượt qua quy trình bảo mật của doanh nghiệp cũ.

7.5. Công ty cũ đưa ra đánh giá tiêu cực

Một phản hồi bất lợi chưa chắc phản ánh toàn bộ năng lực của ứng viên.

Ví dụ, quản lý cũ đánh giá ứng viên “khó phối hợp”. Tuy nhiên, đánh giá này có thể liên quan đến một dự án, thời điểm hoặc mâu thuẫn cụ thể.

Bộ phận tuyển dụng nên hỏi rõ tình huống, nhiệm vụ và dữ kiện liên quan; đồng thời tránh sử dụng những ý kiến chủ quan không thể đối chiếu làm kết luận duy nhất.

7.6. Thông tin công ty cũ khác với CV

Sự khác biệt có thể bắt nguồn từ cách gọi chức danh, thời gian làm việc, việc doanh nghiệp đổi tên hoặc sự khác nhau giữa chức danh hành chính và vai trò thực tế.

Cần đánh giá mức độ ảnh hưởng của sai lệch và yêu cầu giải trình khi phù hợp.

Ví dụ, một người ghi “Quản lý dự án” trong CV có thể từng đảm nhiệm vai trò điều phối dự án nhưng có chức danh hành chính khác.

Việc đối chiếu cần làm rõ thực tế công việc, không chỉ so khớp từng từ ngữ.

7.7. Người tham chiếu có dấu hiệu không đúng danh tính

Nếu số điện thoại người tham chiếu không thể liên hệ với doanh nghiệp hoặc người trả lời không xác nhận được vai trò, nên tạm thời không sử dụng phản hồi như kết quả đã xác minh.

Bộ phận tuyển dụng cần kiểm tra lại đầu mối bằng phương thức hợp pháp.

Chỉ khi có đủ dữ kiện mới nên đánh giá nguyên nhân của sự bất thường.

8. Làm thế nào đánh giá độ tin cậy của thông tin từ công ty cũ?

Một cuộc Reference Check có giá trị không chỉ vì đã gọi được cho doanh nghiệp trước đây, mà vì kết quả được ghi nhận đúng bản chất và có thể kiểm tra lại trong phạm vi phù hợp.

8.1. Đánh giá nguồn trước khi đánh giá nội dung

Có năm yếu tố nên xem xét:

Thứ nhất, danh tính và thẩm quyền của nguồn. Người trả lời có thực sự từng làm việc với ứng viên hoặc được phép xác nhận dữ kiện hay không?

Thứ hai, khả năng trực tiếp biết sự việc. Thông tin đến từ người trực tiếp quản lý công việc hay người chỉ nghe kể lại?

Thứ ba, thời điểm và phạm vi công việc. Nhận xét phản ánh cả giai đoạn công tác hay chỉ một tình huống?

Thứ tư, dữ kiện hỗ trợ. Có thông tin khách quan, tài liệu hoặc sự kiện cụ thể nào có thể đối chiếu không?

Thứ năm, mức độ nhất quán. Kết quả có phù hợp với hồ sơ và những nguồn đáng tin cậy khác hay không?

Không có một số lượng nguồn xác minh cố định bảo đảm kết quả luôn chính xác. Chất lượng nguồn, tính phù hợp và giới hạn dữ liệu quan trọng hơn số lượng cuộc gọi.

8.2. Phân loại kết quả thay vì chỉ kết luận đúng hoặc sai

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình phân loại sau:

Đây là phương pháp đánh giá đề xuất nhằm giúp doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thận trọng, không phải một thang điểm pháp lý bắt buộc.

Điều đặc biệt quan trọng: “Chưa xác minh được” không có nghĩa là “không trung thực”.

8.3. Tình huống minh họa: Ứng viên khai Trưởng phòng nhưng hồ sơ ghi Trưởng nhóm

Giả sử doanh nghiệp đang tuyển Trưởng phòng kinh doanh.

Ứng viên khai đã giữ chức danh Trưởng phòng tại công ty A trong hai năm. Tuy nhiên, khi kiểm tra qua đầu mối phù hợp, bộ phận nhân sự công ty A xác nhận chức danh hành chính là Trưởng nhóm kinh doanh.

Nếu chỉ so sánh tên chức danh, nhà tuyển dụng có thể coi đây là sai lệch nghiêm trọng.

Tuy nhiên, khi tiếp tục làm rõ, doanh nghiệp nhận thấy ứng viên từng phụ trách một nhóm kinh doanh, điều phối dự án liên phòng ban và thực hiện những nhiệm vụ có mức trách nhiệm rộng hơn tên chức danh hành chính.

Trong tình huống này, kết quả nên được tách thành hai nội dung:

• Chức danh chính thức: Có sai lệch so với CV.
• Phạm vi công việc thực tế: Cần đối chiếu bổ sung trước khi đánh giá.

Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên giải thích lý do sử dụng chức danh đó và cung cấp thêm dữ kiện phù hợp.

Bài học ở đây là sự khác nhau giữa thông tin được khai và thông tin được xác nhận cần được phân tích theo bản chất, không nên biến ngay thành kết luận gian dối.

Tình huống trên hoàn toàn giả định nhằm minh họa phương pháp phân tích, không phải hồ sơ khách hàng thực tế của Thám tử An Long.

9. Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ xác minh nhân sự?

Bộ phận HR có thể tự thực hiện những bước Reference Check cơ bản nếu hồ sơ đơn giản, đầu mối rõ ràng và có đủ điều kiện pháp lý.

Tuy nhiên, trong một số tình huống, doanh nghiệp có thể cần hỗ trợ chuyên môn để thiết kế phạm vi xác minh và đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn phù hợp.

9.1. Những trường hợp nên cân nhắc xác minh chuyên sâu

Các tình huống thường cần đánh giá kỹ hơn bao gồm:

• Tuyển dụng vị trí quản lý cấp cao.
• Tuyển nhân sự có quyền quản lý dòng tiền, tài sản hoặc dữ liệu quan trọng.
• Hồ sơ có nhiều khoảng thời gian hoặc chức danh chưa nhất quán.
• Ứng viên từng làm việc tại nhiều doanh nghiệp hoặc địa bàn khác nhau.
• Công ty cũ đổi tên, giải thể hoặc khó xác định đầu mối.
• Người tham chiếu chưa thể xác thực.
• Doanh nghiệp cần kiểm tra vai trò thực tế trong dự án quan trọng.
• Bộ phận HR không đủ nguồn lực để đối chiếu một hồ sơ phức tạp.

Dù vậy, không phải mọi vị trí tuyển dụng đều cần xác minh chuyên sâu. Phạm vi nên tương xứng với rủi ro và mục tiêu tuyển dụng.

9.2. Thám tử An Long hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Thám tử An Long là thương hiệu được Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long công bố vận hành, cung cấp giải pháp xác minh thông tin cho cá nhân và doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực tuyển dụng, An Long hỗ trợ khách hàng xác định mục tiêu cần kiểm tra, đánh giá tính khả thi và đối chiếu những dữ kiện nghề nghiệp trong phạm vi phù hợp với thỏa thuận và quy định pháp luật.

Tùy hồ sơ, phạm vi công việc có thể liên quan đến:

• Xác minh quá trình làm việc.
• Đối chiếu chức danh và vai trò nghề nghiệp.
• Làm rõ những thông tin chưa nhất quán trong hồ sơ.
• Xem xét nguồn tham chiếu phù hợp.
• Ghi nhận dữ kiện và những vấn đề chưa đủ cơ sở xác nhận.
• Tổng hợp kết quả thành báo cáo theo phạm vi thống nhất.

Khách hàng có thể tìm hiểu thêm nhóm dịch vụ điều tra và xác minh doanh nghiệp của An Long.

An Long định hướng hoạt động theo bốn nguyên tắc: hợp pháp, bảo mật, trung thực và hiệu quả.

Đơn vị không tiếp nhận những yêu cầu trái pháp luật như chiếm quyền tài khoản, đọc trộm tin nhắn, mua bán dữ liệu cá nhân hoặc truy cập trái phép hệ thống của người khác.

Phương pháp làm việc phải được xem xét trước khi triển khai; kết quả không được cam kết trước khi có dữ kiện thực tế.

9.3. Quy trình xác minh nhân sự tại An Long

An Long thống nhất quy trình cung cấp dịch vụ gồm sáu bước:

Bước 1 – Tiếp nhận bảo mật: Doanh nghiệp cung cấp sơ bộ vị trí tuyển dụng, mục tiêu, khu vực và nội dung cần xác minh.

Bước 2 – Đánh giá tính khả thi: Xem xét dữ kiện ban đầu, mục đích, giới hạn pháp luật, quyền riêng tư và khả năng triển khai.

Bước 3 – Đề xuất phương án và báo giá: Làm rõ phạm vi, thời gian, đầu ra, phương thức cập nhật và chi phí dự kiến.

Bước 4 – Xác nhận thỏa thuận hoặc ký hợp đồng: Xác định trách nhiệm các bên, nguyên tắc bảo mật, người nhận báo cáo và điều kiện xử lý dữ liệu.

Bước 5 – Triển khai và cập nhật: Thực hiện trong phạm vi thống nhất, ghi nhận dữ kiện và báo cáo tiến độ theo thỏa thuận.

Bước 6 – Bàn giao và hỗ trợ: Bàn giao kết quả, giải thích những dữ kiện đã xác minh và nêu rõ các nội dung chưa đủ cơ sở.

Doanh nghiệp chưa cần gửi toàn bộ hồ sơ ứng viên ngay trong lần liên hệ đầu tiên.

9.4. Doanh nghiệp nhận được gì sau khi xác minh?

Tùy nội dung công việc và nguồn thông tin có thể tiếp cận hợp pháp, sản phẩm bàn giao có thể bao gồm:

• Báo cáo các dữ kiện đã đối chiếu.
• Bảng kết quả theo tiêu chí xác minh.
• Danh mục điểm nhất quán và sai lệch.
• Những nội dung chưa thể xác nhận.
• Báo cáo tổng hợp hoặc tệp PDF.
• Đề xuất những câu hỏi cần làm rõ tiếp theo.

Một báo cáo đáng tin cậy không nên chỉ kết luận ứng viên “đạt” hoặc “không đạt”, mà cần giúp doanh nghiệp hiểu nguồn dữ liệu, giới hạn và mức độ tin cậy của từng kết quả.

Quyết định tuyển dụng cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp, dựa trên tổng thể hồ sơ, năng lực, phỏng vấn và những tiêu chí phù hợp khác.

9.5. Chi phí xác minh nhân sự được xác định như thế nào?

Chi phí phụ thuộc vào mục tiêu xác minh, số lượng ứng viên, loại thông tin, địa bàn, dữ liệu ban đầu, số nguồn cần đối chiếu và hình thức báo cáo.

An Long đánh giá phạm vi từng vụ việc trước khi đề xuất phương án và dự toán. Các hạng mục phát sinh cần được thống nhất với khách hàng trước khi thực hiện.

Không nên lựa chọn dịch vụ chỉ dựa trên cam kết thu thập được nhiều thông tin nhất. Điều quan trọng hơn là tính hợp pháp, độ tin cậy của dữ kiện và khả năng sử dụng kết quả đúng mục đích.

9.6. Liên hệ Thám tử An Long để được tư vấn phạm vi xác minh

Nếu doanh nghiệp đang cần kiểm tra kinh nghiệm làm việc, chức danh hoặc những thông tin chưa nhất quán của ứng viên, có thể liên hệ An Long để được đánh giá sơ bộ.

THÁM TỬ AN LONG

Đơn vị vận hành: Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long

Hotline/Zalo: 0383 091 328

Email: thamtuanlong@gmail.com

Website: thamtuanlong.com

Thời gian tiếp nhận: 24/7.

Bạn chỉ cần cung cấp sơ bộ vị trí tuyển dụng, mục tiêu cần làm rõ, khu vực và thời gian mong muốn. Không gửi toàn bộ hồ sơ, giấy tờ nhạy cảm hoặc dữ liệu không cần thiết trong lần trao đổi đầu tiên.

Thông tin liên hệ và hồ sơ được xử lý theo phạm vi phù hợp. Tham khảo Chính sách bảo mật của Thám tử An Long.

Xác minh hợp pháp – Bảo mật theo cam kết – Hỗ trợ 24/7.

10. Câu hỏi thường gặp về liên hệ công ty cũ để xác minh nhân sự

11. Kết luận: Xác minh đúng phạm vi để đưa ra quyết định tuyển dụng có căn cứ

Nhà tuyển dụng có thể liên hệ công ty cũ để xác minh thông tin nhân sự, nhưng cần bảo đảm mục đích chính đáng, căn cứ xử lý dữ liệu hợp pháp, sự đồng ý cần thiết của ứng viên và giới hạn phạm vi thông tin được yêu cầu.

Reference Check chỉ là một nguồn hỗ trợ đánh giá. Một cuộc gọi hoặc nhận xét từ người quản lý cũ không nên thay thế hoàn toàn quá trình phỏng vấn, kiểm tra năng lực và đánh giá mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Để giảm sai lệch, doanh nghiệp nên xác thực đầu mối, đặt câu hỏi có trọng tâm, đối chiếu dữ kiện và phân biệt rõ thông tin đã xác minh với những nội dung chưa đủ cơ sở.

Khi hồ sơ phức tạp hoặc cần đối chiếu nhiều nguồn, doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp xác minh chuyên nghiệp, với phương pháp hợp pháp, phạm vi rõ ràng và báo cáo trung thực.

Thám tử An Long hỗ trợ khách hàng đánh giá yêu cầu, lựa chọn phạm vi và xây dựng phương án xác minh phù hợp theo từng vụ việc.

Hotline/Zalo tư vấn: 0383 091 328.

Thông tin biên soạn và nguồn tham khảo

Thương hiệu: Thám tử An Long

Đơn vị vận hành: Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long

Tác giả: Nguyễn Anh Tuấn

Người kiểm duyệt: Phạm Anh Duy

Ngày rà soát nội dung: 11/10/2026

Nguồn pháp lý chính:

1. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 — trọng tâm Điều 9, Điều 10 và Điều 25.
2. Nghị định 356/2025/NĐ-CP — quy định chi tiết thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt là phương thức thể hiện sự đồng ý và các quy định liên quan.

Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin tổng quát và phương pháp thực hành tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý dành riêng cho một doanh nghiệp, quan hệ lao động hoặc tình huống xử lý dữ liệu cụ thể. Việc áp dụng cần căn cứ văn bản pháp luật và điều kiện thực tế tại thời điểm thực hiện.