Ví dụ, nhà cung cấp áp dụng mức chiết khấu 3% trên tổng doanh số và khoản này được trừ trực tiếp vào công nợ của doanh nghiệp là một chính sách thương mại có thể kiểm tra.
Ngược lại, nếu nhà cung cấp vẫn xuất hóa đơn đủ giá nhưng chuyển riêng 3% cho nhân viên mua hàng để tiếp tục được nhận đơn, đây là dấu hiệu của hoa hồng ngoài cần được làm rõ.
Điểm quan trọng không chỉ nằm ở tên gọi của khoản tiền. Doanh nghiệp cần xem xét:
- Khoản lợi ích thuộc về ai;
- Có được khai báo hay không;
- Có gắn với một quyết định công việc hay không;
- Nhân viên có quyền tác động đến giao dịch hay không;
- Doanh nghiệp có chịu thiệt hại hoặc mất cơ hội hay không.
Vì sao việc nhận hoa hồng ngoài gây thiệt hại cho doanh nghiệp?
Khi nhận lợi ích riêng từ nhà cung cấp, nhân viên có thể không còn đưa ra quyết định dựa trên quyền lợi của doanh nghiệp.
Nhà cung cấp được lựa chọn lúc này có thể không phải đơn vị có giá tốt nhất, chất lượng phù hợp nhất hoặc năng lực thực hiện tốt nhất. Họ được lựa chọn vì có khả năng tạo lợi ích cho cá nhân phụ trách.
Giá mua hàng bị đẩy cao
Khoản hoa hồng trả cho nhân viên thường không tự nhiên xuất hiện. Nhà cung cấp có thể cộng khoản này vào:
- Đơn giá hàng hóa;
- Phí vận chuyển;
- Chi phí lắp đặt;
- Chi phí bảo trì;
- Phụ phí;
- Hợp đồng dịch vụ;
- Đơn hàng bổ sung;
- Chi phí phát sinh.
Doanh nghiệp tưởng rằng mình đang mua theo giá thị trường nhưng thực tế phải trả cả phần lợi ích được chuyển lại cho nhân viên.
Chất lượng hàng hóa và dịch vụ giảm
Khi nhà cung cấp đã tạo được quan hệ lợi ích với người phụ trách, họ có thể ít chịu áp lực phải duy trì chất lượng.
Nhân viên liên quan có thể:
- Không phản ánh lỗi;
- Giảm nhẹ mức độ vi phạm;
- Không lập biên bản;
- Không yêu cầu đổi hàng;
- Bỏ qua việc phạt hợp đồng;
- Xác nhận nghiệm thu dù chưa đạt;
- Giấu khiếu nại của bộ phận sử dụng.
Nhà cung cấp không đủ năng lực vẫn được lựa chọn
Một đơn vị không có kho hàng, nhà xưởng, nhân sự hoặc phương tiện phù hợp vẫn có thể được đề xuất nếu nhân viên nhận được lợi ích riêng.
Khi cần kiểm tra năng lực thực tế của đơn vị đang được nhân viên ưu tiên, doanh nghiệp có thể thực hiện
xác minh khách hàng – nhà cung cấp.
Việc xác minh có thể tập trung vào:
- Địa chỉ hoạt động thực tế;
- Kho hàng hoặc nhà xưởng;
- Quy mô nhân sự;
- Phương tiện vận chuyển;
- Người điều hành;
- Pháp nhân đứng tên hợp đồng;
- Vai trò của người đang giao dịch;
- Khả năng đáp ứng đơn hàng;
- Dấu hiệu sử dụng đơn vị trung gian.
Quy trình mua hàng bị vô hiệu hóa
Doanh nghiệp có thể đã xây dựng nhiều lớp kiểm soát nhưng các lớp này sẽ mất tác dụng nếu người tham gia cùng thống nhất hợp thức hóa hồ sơ.
Ví dụ:
- Ba báo giá được lập chỉ để đủ thủ tục;
- Nhà cung cấp được chọn từ trước;
- Tiêu chí kỹ thuật được thiết kế riêng;
- Biên bản đánh giá được hoàn thiện sau;
- Hàng hóa được nghiệm thu mà không kiểm tra;
- Hợp đồng được ký sau khi hàng đã giao;
- Chứng từ thanh toán được bổ sung hàng loạt.
Dữ liệu kinh doanh có thể bị tiết lộ
Để bảo đảm nhà cung cấp “thắng”, nhân viên có thể tiết lộ:
- Ngân sách dự kiến;
- Giá của các nhà cung cấp khác;
- Mức giá tối đa doanh nghiệp có thể chấp nhận;
- Tiêu chí kỹ thuật;
- Kế hoạch mua hàng;
- Thời điểm cần hàng;
- Điểm yếu trong quy trình phê duyệt;
- Thông tin người có quyền quyết định.
Khi biết trước dữ liệu cạnh tranh, nhà cung cấp có thể chỉ cần đưa ra mức giá thấp hơn đối thủ một khoảng nhỏ thay vì báo mức giá tốt nhất.
Gian lận có thể mở rộng sang nhiều bộ phận
Một vụ việc ban đầu chỉ liên quan đến nhân viên mua hàng có thể mở rộng sang:
- Quản lý bộ phận;
- Nhân viên kho;
- Người kiểm tra chất lượng;
- Người nghiệm thu;
- Kế toán công nợ;
- Người phê duyệt thanh toán;
- Nhà cung cấp;
- Đơn vị vận chuyển;
- Công ty trung gian.
Đây là lý do những trường hợp có nhiều dấu hiệu liên kết nên được xem xét trong phạm vi
điều tra doanh nghiệp, thay vì chỉ kiểm tra riêng một cá nhân.
Nhân viên nhận hoa hồng ngoài có biểu hiện gì?
Không có dấu hiệu nào tự nó đủ để chứng minh một nhân viên đã nhận hoa hồng.
Một nhà cung cấp được lựa chọn liên tục có thể vì họ thực sự có chất lượng tốt. Một nhân viên phản ứng khi bị kiểm tra có thể do cảm thấy không được tin tưởng. Một đơn hàng khẩn cấp có thể xuất phát từ nhu cầu sản xuất thực tế.
Mức độ nghi vấn tăng lên khi nhiều dấu hiệu xuất hiện đồng thời và tập trung vào cùng một nhân viên, nhà cung cấp hoặc nhóm giao dịch.
Dưới đây là những biểu hiện doanh nghiệp nên kiểm tra.
1. Luôn đề xuất hoặc bảo vệ một nhà cung cấp nhất định
Biểu hiện phổ biến là nhân viên liên tục khẳng định chỉ một nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu.
Khi có đề xuất lấy thêm báo giá hoặc thử nghiệm đơn vị khác, người này thường đưa ra nhiều lý do để phản đối, chẳng hạn:
- Nhà cung cấp mới không đáng tin;
- Đổi đơn vị sẽ ảnh hưởng tiến độ;
- Chỉ nhà cung cấp hiện tại hiểu yêu cầu;
- Giá thấp hơn nhưng chất lượng không bảo đảm;
- Quy trình đánh giá lại sẽ mất thời gian;
- Bộ phận sử dụng không muốn thay đổi;
- Sản phẩm của nhà cung cấp khác không tương thích.
Những lý do trên có thể hợp lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nếu nhân viên:
- Không cung cấp tài liệu chứng minh;
- Từ chối cho đơn vị khác thử nghiệm;
- Không chấp nhận đánh giá lại;
- Phản ứng quá mức khi có phương án thay thế;
- Chỉ trình bày ưu điểm của nhà cung cấp quen;
- Cố tình phóng đại rủi ro của nhà cung cấp khác.
Doanh nghiệp cần kiểm tra gì?
- Nhà cung cấp được lựa chọn từ thời điểm nào?
- Ai là người giới thiệu?
- Tỷ lệ đơn hàng họ nhận được là bao nhiêu?
- Giá có cạnh tranh không?
- Chất lượng và tiến độ có tốt hơn đơn vị khác không?
- Có biên bản đánh giá định kỳ không?
- Lý do tiếp tục lựa chọn có được ghi nhận bằng văn bản không?
- Nhân viên và nhà cung cấp có mối quan hệ nào chưa khai báo không?
Điểm đáng chú ý không phải là việc nhân viên đề xuất một nhà cung cấp tốt, mà là sự bảo vệ thiếu khách quan dù dữ liệu cho thấy đã có phương án phù hợp hơn.
2. Một nhà cung cấp liên tục được lựa chọn mà không có lý do rõ ràng
Trong nhiều ngành, việc hợp tác lâu dài với một nhà cung cấp ổn định là bình thường. Quan hệ dài hạn có thể giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng, giá tốt và tiến độ giao hàng.
Dấu hiệu chỉ trở nên đáng nghi khi một nhà cung cấp liên tục được chọn nhưng:
- Không có hợp đồng khung hợp lý;
- Không được đánh giá lại;
- Giá không còn cạnh tranh;
- Chất lượng giảm;
- Giao hàng thường xuyên chậm;
- Có nhiều khiếu nại;
- Các đơn vị khác không được tạo cơ hội;
- Hồ sơ lựa chọn thiếu minh bạch;
- Tỷ trọng đơn hàng tăng đột biến.
Doanh nghiệp nên phân tích dữ liệu theo nhân viên và nhà cung cấp, thay vì chỉ nhìn tổng giá trị mua hàng.
Ví dụ:
- Nhà cung cấp A nhận 80% đơn hàng do nhân viên X xử lý;
- Nhưng chỉ nhận 10% đơn hàng khi nhân viên khác phụ trách;
- Giá của nhà cung cấp A cao hơn trung bình;
- Tỷ lệ giao hàng lỗi cũng cao hơn;
- Nhân viên X vẫn liên tục đề xuất A.
Sự tập trung bất thường này chưa phải bằng chứng nhận hoa hồng, nhưng là cơ sở hợp lý để kiểm tra sâu.
Chỉ số nên theo dõi
- Tỷ lệ đơn hàng theo từng nhà cung cấp;
- Tỷ lệ giá trị mua hàng;
- Số lần được chỉ định;
- Số đơn hàng khẩn cấp;
- Số đơn không đủ báo giá;
- Tỷ lệ hàng lỗi;
- Số lần giao hàng trễ;
- Số lần được miễn phạt;
- Số lần tăng giá;
- Số lần thay đổi điều kiện thanh toán.
Doanh nghiệp có thể tham khảo các nhóm kiểm tra dữ liệu chống gian lận do
Association of Certified Fraud Examiners – ACFE công bố để xây dựng bộ cảnh báo phù hợp với hệ thống mua hàng của mình.
3. Nhà cung cấp yếu vẫn được nhân viên đánh giá tốt
Một nhà cung cấp có thể tồn tại trên giấy tờ nhưng năng lực thực tế không tương xứng với giá trị hợp đồng.
Dấu hiệu cần kiểm tra gồm:
- Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
- Không có kho hàng như giới thiệu;
- Không có nhà xưởng;
- Không có nhân sự kỹ thuật;
- Phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ ba;
- Thường xuyên thay đổi pháp nhân;
- Sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền;
- Giao dịch qua người không có thẩm quyền;
- Không cung cấp được hồ sơ nguồn gốc hàng hóa;
- Quy mô thực tế nhỏ hơn nhiều so với hồ sơ năng lực.
Dù vậy, nhân viên phụ trách vẫn:
- Chấm điểm nhà cung cấp cao;
- Đề xuất nâng hạn mức;
- Yêu cầu đặt cọc lớn;
- Giảm yêu cầu bảo đảm;
- Bỏ qua việc kiểm tra thực tế;
- Không ghi nhận sai phạm;
- Tiếp tục ký đơn hàng mới.
Tình huống minh họa
Nhà cung cấp tự giới thiệu là đơn vị sản xuất trực tiếp nhưng không cho doanh nghiệp đến xem nhà xưởng. Toàn bộ hàng hóa được giao từ địa điểm của một bên thứ ba. Giá bán cao hơn thị trường nhưng nhân viên mua hàng vẫn khẳng định đây là đơn vị có năng lực tốt nhất.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên làm rõ:
- Nhà cung cấp là nhà sản xuất hay đơn vị trung gian?
- Hàng hóa thực tế được lấy từ đâu?
- Đơn vị nào chịu trách nhiệm về chất lượng?
- Vì sao doanh nghiệp phải mua qua tầng trung gian?
- Nhân viên có biết tình trạng này không?
- Khoản chênh lệch giá được hình thành như thế nào?
Không phải mọi đơn vị trung gian đều bất thường. Rủi ro nằm ở việc vai trò trung gian bị che giấu và làm tăng chi phí mà không tạo ra giá trị tương xứng.
4. Tìm cách loại bỏ các nhà cung cấp cạnh tranh
Nhân viên nhận lợi ích từ một nhà cung cấp có thể tìm cách ngăn những đơn vị khác tham gia hoặc làm giảm khả năng cạnh tranh của họ.
Một số biểu hiện thường gặp:
- Không gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp mới;
- Gửi thông tin quá muộn;
- Đặt thời hạn phản hồi quá ngắn;
- Cung cấp hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ;
- Không trả lời câu hỏi của đơn vị cạnh tranh;
- Đưa ra yêu cầu chỉ nhà cung cấp quen đáp ứng được;
- Loại báo giá thấp hơn vì lý do không rõ ràng;
- Không ghi nhận phương án thay thế;
- Cố tình đánh giá thấp nhà cung cấp mới;
- Trì hoãn thử nghiệm sản phẩm.
Một thủ đoạn khác là cung cấp nhiều thông tin hơn cho nhà cung cấp được ưu tiên. Đơn vị này có thể biết:
- Mức ngân sách;
- Giá của đối thủ;
- Điều kiện quan trọng nhất;
- Tiêu chí chấm điểm;
- Thời điểm ra quyết định;
- Mức giá cần đưa ra để thắng.
Dấu hiệu trong hồ sơ lựa chọn
Doanh nghiệp cần chú ý khi:
- Tiêu chí được thay đổi sát ngày đóng báo giá;
- Chỉ một nhà cung cấp đáp ứng tiêu chí bất thường;
- Nhà cung cấp được chọn không có giá thấp nhất;
- Lý do chọn không được giải trình;
- Điểm kỹ thuật mang tính chủ quan;
- Người đề xuất đồng thời là người chấm;
- Hồ sơ đánh giá không có chữ ký đầy đủ;
- Biên bản được lập sau khi đã ra quyết định.
Cần tách biệt giữa việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và việc thiết kế quy trình để một đơn vị chắc chắn được chọn.
5. Giá mua cao hơn thị trường nhưng không được giải trình thuyết phục
Giá cao không phải lúc nào cũng bất thường. Một sản phẩm có thể đắt hơn vì:
- Chất lượng tốt hơn;
- Thời gian giao hàng nhanh hơn;
- Bảo hành dài hơn;
- Có dịch vụ lắp đặt;
- Điều kiện thanh toán thuận lợi;
- Số lượng mua nhỏ;
- Chi phí vận chuyển cao;
- Thị trường đang biến động.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra khi giá mua:
- Cao hơn báo giá của đơn vị tương đương;
- Tăng nhanh hơn mặt bằng thị trường;
- Cao hơn giá tại chi nhánh khác;
- Tăng liên tục qua từng đơn hàng;
- Không đi kèm cải thiện chất lượng;
- Không có hồ sơ đàm phán;
- Không có dữ liệu so sánh;
- Do chính nhân viên đó đề xuất và phê duyệt.
Phương pháp kiểm tra
Có thể đối chiếu:
- Giá lịch sử;
- Giá giữa các chi nhánh;
- Giá mua của sản phẩm tương đương;
- Báo giá trực tiếp từ nhà sản xuất;
- Dữ liệu thị trường;
- Chi phí vận chuyển;
- Điều kiện bảo hành;
- Số lượng đặt hàng;
- Tỷ giá và biến động nguyên liệu.
Nếu mức chênh lệch không thể giải thích bằng chất lượng, điều kiện thương mại hoặc thị trường, doanh nghiệp cần xác định khoản chênh lệch đang tạo lợi ích cho ai.
6. Thường xuyên chia nhỏ đơn hàng
Chia nhỏ đơn hàng là việc tách một nhu cầu mua lớn thành nhiều giao dịch nhỏ trong thời gian gần nhau.
Ví dụ, doanh nghiệp cần mua thiết bị trị giá 600 triệu đồng. Theo quy chế, giao dịch trên 500 triệu đồng phải được ban giám đốc phê duyệt và tổ chức lấy báo giá mở rộng. Nhân viên tách nhu cầu thành ba đơn, mỗi đơn 200 triệu đồng, để thực hiện theo quy trình đơn giản hơn.
Dấu hiệu cần kiểm tra gồm:
- Nhiều đơn cùng một mặt hàng;
- Cùng nhà cung cấp;
- Được lập trong khoảng thời gian ngắn;
- Giá trị nằm ngay dưới hạn mức phê duyệt;
- Tổng số lượng đã được dự báo từ trước;
- Không có lý do vận hành hợp lý;
- Không có lợi ích về giá khi chia nhỏ;
- Làm tăng chi phí vận chuyển hoặc quản lý.
Mục đích có thể có
Việc chia nhỏ đơn hàng có thể nhằm:
- Né cấp phê duyệt cao hơn;
- Không phải đấu thầu hoặc lấy thêm báo giá;
- Giảm khả năng bị kiểm tra;
- Phân tán mức chênh lệch;
- Duy trì đơn hàng đều đặn cho nhà cung cấp;
- Che giấu tổng giá trị giao dịch.
Tuy nhiên, chia nhỏ cũng có thể xuất phát từ giao hàng theo tiến độ, hạn chế kho chứa hoặc nhu cầu phát sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân và lịch sử yêu cầu mua hàng trước khi kết luận.
7. Mua hàng vượt nhu cầu thực tế
Khi khoản hoa hồng được tính theo giá trị hoặc số lượng đơn hàng, nhân viên có thể có động cơ mua nhiều hơn nhu cầu.
Biểu hiện có thể gồm:
- Tồn kho tăng nhanh;
- Mua hàng khi kho vẫn còn đủ;
- Số lượng vượt định mức;
- Hàng chậm luân chuyển;
- Nhiều sản phẩm hết hạn;
- Mua chủng loại ít sử dụng;
- Không có kế hoạch sản xuất tương ứng;
- Liên tục đề xuất dự phòng quá mức;
- Không tham khảo bộ phận sử dụng.
Cần đối chiếu những dữ liệu nào?
- Kế hoạch sản xuất;
- Số lượng tồn kho;
- Tốc độ sử dụng;
- Định mức nguyên vật liệu;
- Dự báo bán hàng;
- Lịch sử đặt hàng;
- Tỷ lệ hư hỏng;
- Hạn sử dụng;
- Kế hoạch bảo trì;
- Số lượng hàng đang vận chuyển.
Một đơn hàng vượt nhu cầu có thể do dự báo sai. Nhưng nếu tình trạng lặp lại, tập trung vào cùng nhà cung cấp và nhân viên vẫn tiếp tục đề xuất mua, doanh nghiệp cần kiểm tra động cơ phía sau.
Việc mua dư không chỉ làm tăng chi phí mua hàng mà còn phát sinh:
- Chi phí lưu kho;
- Rủi ro hư hỏng;
- Hàng hết hạn;
- Vốn bị chiếm dụng;
- Chi phí bảo quản;
- Khó kiểm kê;
- Nguy cơ thất thoát.
Khi chênh lệch liên quan đến hàng hóa, kho hoặc tài sản, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ
điều tra thất thoát tài sản.
8. Liên tục tạo ra các đơn hàng “khẩn cấp”
Đơn hàng khẩn cấp thường cho phép quy trình mua hàng được rút gọn để tránh ảnh hưởng hoạt động sản xuất hoặc phục vụ khách hàng.
Đây cũng là điểm có thể bị lợi dụng để:
- Không lấy đủ báo giá;
- Chỉ định nhà cung cấp;
- Bỏ qua đánh giá năng lực;
- Không đàm phán giá;
- Chấp nhận đặt cọc cao;
- Giao hàng trước, hoàn thiện hồ sơ sau;
- Bỏ qua một số cấp phê duyệt.
Dấu hiệu đáng chú ý là tình trạng khẩn cấp xảy ra lặp đi lặp lại nhưng chỉ dẫn đến việc mua hàng từ một nhà cung cấp nhất định.
Câu hỏi cần đặt ra
- Nhu cầu khẩn cấp phát sinh từ đâu?
- Có thể dự báo trước không?
- Bộ phận nào chậm lập kế hoạch?
- Vì sao chỉ một nhà cung cấp được liên hệ?
- Giá khẩn cấp cao hơn bao nhiêu?
- Việc giao hàng có thực sự nhanh hơn không?
- Có trường hợp tạo đơn khẩn cấp sau khi đã thỏa thuận với nhà cung cấp không?
- Ai phê duyệt việc bỏ qua quy trình?
Ví dụ
Nhân viên mua hàng thông báo dây chuyền sắp thiếu nguyên liệu và yêu cầu đặt ngay từ nhà cung cấp A với giá cao hơn 12%. Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp phát hiện tồn kho vẫn đủ cho ba tuần sản xuất và không có đơn hàng mới làm tăng nhu cầu.
Trong tình huống này, cần làm rõ liệu đây là sai sót trong quản lý tồn kho, thông tin không chính xác hay một tình huống được tạo ra để nhà cung cấp A nhận thêm đơn hàng.
Lưu ý quan trọng: Một dấu hiệu riêng lẻ không chứng minh nhân viên nhận hoa hồng. Doanh nghiệp cần đối chiếu hành vi với dữ liệu giá, đơn hàng, tồn kho, chất lượng, chứng từ và quan hệ với nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện các dấu hiệu ban đầu?
Khi mới phát hiện biểu hiện bất thường, doanh nghiệp chưa nên đối chất hoặc công khai cáo buộc.
Việc phù hợp cần thực hiện trước gồm:
- Khoanh vùng những đơn hàng liên quan;
- Sao lưu dữ liệu trong phạm vi doanh nghiệp có quyền quản lý;
- Lập danh sách người tham gia từng công đoạn;
- Đối chiếu giá, số lượng và điều kiện thanh toán;
- Kiểm tra hồ sơ nhà cung cấp;
- Hạn chế để người bị nghi ngờ tự thu thập tài liệu;
- Xác định rõ câu hỏi cần được làm sáng tỏ.
Nếu nghi vấn liên quan đến lịch trình, gặp gỡ ngoài kế hoạch hoặc hoạt động thực tế của một nhân sự cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ
giám sát nhân viên theo yêu cầu.
Phạm vi xác minh nên được giới hạn rõ về:
- Đối tượng;
- Thời gian;
- Địa bàn;
- Mục tiêu;
- Nội dung cần ghi nhận;
- Dữ liệu được phép sử dụng.
Không nên yêu cầu theo dõi toàn bộ đời sống riêng tư của nhân viên hoặc thu thập những thông tin không liên quan đến vấn đề doanh nghiệp cần làm rõ.
Doanh nghiệp đang nghi ngờ nhân viên nhận hoa hồng hoặc thông đồng với nhà cung cấp?
Liên hệ Hotline/Zalo
0898 004 874 hoặc gửi thông tin ban đầu tại trang
Gửi yêu cầu điều tra bảo mật.
Thám tử An Long sẽ tiếp nhận tình huống, đánh giá tính khả thi và đề xuất phạm vi xác minh phù hợp trước khi triển khai. Khách hàng chưa cần cung cấp toàn bộ hồ sơ trong lần liên hệ đầu tiên.
Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.
9. Chấp nhận điều kiện thanh toán bất lợi cho doanh nghiệp
Nhân viên nhận lợi ích từ nhà cung cấp không chỉ tác động đến việc lựa chọn đơn vị bán hàng. Người này còn có thể tìm cách giúp nhà cung cấp thu tiền nhanh hơn, nhận mức tạm ứng cao hơn hoặc giảm các điều kiện bảo đảm.
Những biểu hiện doanh nghiệp cần chú ý gồm:
- Đề xuất tạm ứng tỷ lệ cao bất thường;
- Yêu cầu thanh toán trước khi nhận đủ hàng;
- Thúc đẩy thanh toán khi chưa hoàn thành nghiệm thu;
- Không giữ lại khoản bảo hành theo hợp đồng;
- Bỏ qua điều kiện bảo lãnh thực hiện;
- Đồng ý rút ngắn thời hạn thanh toán mà không nhận được ưu đãi tương ứng;
- Chấp nhận thanh toán vào tài khoản không ghi trong hợp đồng;
- Đề xuất thanh toán qua một đơn vị trung gian không rõ vai trò;
- Liên tục hỏi kế toán về tiến độ thanh toán của một nhà cung cấp;
- Phản ứng mạnh khi hồ sơ bị tạm dừng để kiểm tra.
Vì sao tiến độ thanh toán có thể liên quan đến hoa hồng ngoài?
Trong một số trường hợp, khoản lợi ích mà nhân viên được nhận chỉ được nhà cung cấp thanh toán sau khi doanh nghiệp đã chuyển tiền.
Vì vậy, nhân viên có thể đặc biệt quan tâm đến:
- Ngày doanh nghiệp thanh toán;
- Số tiền đã được giải ngân;
- Tình trạng phê duyệt;
- Lý do kế toán tạm giữ hồ sơ;
- Người đang có quyền quyết định cuối cùng.
Sự quan tâm đến tiến độ thanh toán không tự động chứng minh nhân viên nhận hoa hồng. Người phụ trách mua hàng có thể cần theo dõi công nợ để bảo đảm quan hệ với nhà cung cấp.
Dấu hiệu trở nên đáng nghi hơn khi người đó thúc đẩy thanh toán dù:
- Hàng chưa giao đủ;
- Chất lượng chưa đạt;
- Chưa có biên bản nghiệm thu;
- Hợp đồng chưa hoàn thiện;
- Tài khoản nhận tiền vừa được thay đổi;
- Nhà cung cấp đang có tranh chấp;
- Bộ phận sử dụng chưa xác nhận.
Doanh nghiệp cần kiểm tra gì?
Cần đối chiếu ít nhất các nội dung sau:
- Điều khoản thanh toán trong hợp đồng;
- Thời điểm giao hàng thực tế;
- Ngày lập biên bản nghiệm thu;
- Ngày xuất hóa đơn;
- Ngày đề nghị thanh toán;
- Người thúc đẩy việc giải ngân;
- Tài khoản nhận tiền;
- Lịch sử thay đổi thông tin thanh toán;
- Các khoản tạm ứng chưa được quyết toán;
- Những ưu đãi doanh nghiệp nhận được khi thanh toán sớm.
Một tài khoản ngân hàng mới hoặc tài khoản khác với hợp đồng phải được xác minh bằng kênh chính thức của nhà cung cấp. Không nên chỉ dựa vào tin nhắn hoặc email từ một cá nhân đang giao dịch.
10. Báo giá có dấu hiệu được dàn dựng
Nhiều doanh nghiệp yêu cầu ít nhất ba báo giá trước khi lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên, số lượng báo giá không bảo đảm quy trình thực sự có cạnh tranh.
Nhân viên và nhà cung cấp được ưu tiên có thể chuẩn bị thêm một số báo giá mang tính hình thức để hoàn thiện hồ sơ.
Những dấu hiệu thường gặp trên các báo giá
Doanh nghiệp nên kiểm tra khi các báo giá có một hoặc nhiều đặc điểm sau:
- Sử dụng cùng phông chữ;
- Có cách căn lề giống nhau;
- Cùng lỗi chính tả;
- Cùng cách viết tên sản phẩm;
- Cùng cấu trúc bảng giá;
- Cùng điều kiện giao hàng;
- Cùng cách diễn đạt;
- Có số điện thoại hoặc email khó xác minh;
- Địa chỉ không rõ ràng;
- Ngày lập báo giá quá gần nhau;
- File điện tử có thông tin người tạo giống nhau;
- Giá của các đơn vị còn lại luôn cao hơn một khoảng vừa đủ;
- Nhà cung cấp “thua” không có hoạt động thực tế;
- Báo giá chỉ được bổ sung sau khi nhà cung cấp đã giao hàng.
Ví dụ, ba báo giá được gửi dưới tên ba doanh nghiệp khác nhau nhưng có cùng lỗi đánh máy, cùng định dạng ngày tháng và cùng cách mô tả một mã sản phẩm không phổ biến. Đây là dấu hiệu cần kiểm tra nguồn hình thành hồ sơ.
Giá báo dự thầu có mô hình bất thường
Một số mô hình đáng chú ý gồm:
- Một nhà cung cấp luôn đưa giá thấp nhất;
- Các nhà cung cấp khác luân phiên đưa giá cao;
- Khoảng chênh lệch giữa các báo giá gần như cố định;
- Một đơn vị có lúc báo giá rất cao nhưng ở giao dịch khác lại báo thấp;
- Giá thắng chỉ thấp hơn đối thủ một tỷ lệ rất nhỏ;
- Nhà cung cấp không thắng nhưng vẫn thường xuyên tham gia đủ hồ sơ;
- Nhiều đơn vị sử dụng cùng đại diện hoặc thông tin liên hệ.
OECD khuyến nghị cơ quan và tổ chức mua sắm cần nhận diện các chỉ báo bất thường trong hồ sơ chào giá, điều kiện cạnh tranh và hành vi của nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu
OECD Guidelines for Fighting Bid Rigging in Public Procurement để xây dựng nguyên tắc kiểm tra nội bộ.
Mặc dù tài liệu của OECD tập trung vào mua sắm công, nhiều dấu hiệu liên quan đến báo giá, cạnh tranh và thông đồng vẫn có giá trị tham khảo đối với quy trình mua hàng của doanh nghiệp tư nhân.
Cách kiểm tra báo giá
Doanh nghiệp có thể:
- Gọi số điện thoại chính thức của đơn vị báo giá;
- Gửi email đến tên miền chính thức;
- Kiểm tra thời điểm thành lập doanh nghiệp;
- Đối chiếu ngành nghề và năng lực;
- Kiểm tra người ký báo giá;
- Yêu cầu xác nhận lại nội dung;
- So sánh với giá công khai trên thị trường;
- Kiểm tra thông tin kỹ thuật của file;
- Đối chiếu thời điểm nhận báo giá;
- Làm rõ ai là người trực tiếp thu thập hồ sơ.
Không nên sử dụng số điện thoại do chính nhân viên bị nghi ngờ cung cấp làm kênh xác minh duy nhất. Cần tìm thông tin liên hệ độc lập từ website, hồ sơ pháp lý hoặc nguồn chính thức của nhà cung cấp.
11. Hồ sơ mua hàng thường xuyên thiếu và được bổ sung sau
Một quy trình mua hàng bình thường cần có tài liệu được hình thành theo trình tự thời gian hợp lý.
Tùy quy mô và quy chế của từng doanh nghiệp, hồ sơ có thể gồm:
- Phiếu đề nghị mua hàng;
- Dự toán hoặc ngân sách;
- Yêu cầu kỹ thuật;
- Danh sách nhà cung cấp;
- Báo giá;
- Biên bản so sánh;
- Quyết định lựa chọn;
- Đơn đặt hàng;
- Hợp đồng;
- Phiếu giao nhận;
- Phiếu nhập kho;
- Biên bản nghiệm thu;
- Hóa đơn;
- Đề nghị thanh toán;
- Chứng từ chuyển tiền.
Dấu hiệu bất thường xuất hiện khi các tài liệu này thường xuyên thiếu hoặc được lập không đúng trình tự.
Biểu hiện cần kiểm tra
- Hợp đồng ký sau ngày giao hàng;
- Phiếu đề nghị mua được lập sau đơn đặt hàng;
- Báo giá được bổ sung sau khi đã chọn nhà cung cấp;
- Biên bản so sánh giá không ghi ngày;
- Chữ ký của người tham gia được bổ sung hàng loạt;
- Nhiều hồ sơ có cùng ngày lập;
- Biên bản nghiệm thu được lập vào cuối tháng cho nhiều lần giao hàng;
- Nội dung chứng từ được sửa bằng tay;
- File không có lịch sử hoặc nguồn gốc rõ ràng;
- Thiếu email trao đổi;
- Không có tài liệu chứng minh quá trình đàm phán;
- Lý do chọn nhà cung cấp chỉ được bổ sung khi có kiểm tra.
Vì sao hồ sơ bổ sung sau là dấu hiệu rủi ro?
Trong hoạt động thực tế, việc thiếu một chứng từ có thể chỉ là sai sót hành chính. Tuy nhiên, nếu hồ sơ được hoàn thiện sau khi giao dịch đã xảy ra, doanh nghiệp khó xác định:
- Việc lựa chọn có thực sự được thực hiện trước khi mua không;
- Các báo giá có tồn tại tại thời điểm quyết định không;
- Người ký có thực sự tham gia đánh giá không;
- Nhà cung cấp đã được chọn trước hay chưa;
- Nội dung hồ sơ có bị điều chỉnh để phù hợp với kết quả không.
Mức độ cảnh báo tăng lên khi hồ sơ bổ sung sau tập trung vào cùng một nhân viên hoặc cùng một nhà cung cấp.
12. Hóa đơn, giao nhận và nghiệm thu không trùng khớp
Một trong những dấu hiệu quan trọng của gian lận mua hàng là sự không nhất quán giữa chứng từ và hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế.
Doanh nghiệp cần đối chiếu tối thiểu ba nhóm dữ liệu:
- Nội dung đặt mua;
- Nội dung nhận thực tế;
- Nội dung được thanh toán.
Những điểm không trùng khớp thường gặp
- Số lượng trên hóa đơn lớn hơn số lượng nhập kho;
- Chủng loại thực nhận khác hợp đồng;
- Mã hàng trên hóa đơn không giống phiếu giao nhận;
- Hàng loại thấp nhưng được thanh toán theo hàng loại cao;
- Có hóa đơn nhưng không tìm thấy phiếu nhập kho;
- Có phiếu nhập kho nhưng không xác định được vị trí lưu hàng;
- Dịch vụ đã thanh toán nhưng không có sản phẩm bàn giao;
- Biên bản nghiệm thu không mô tả kết quả;
- Một người ký thay nhiều vị trí;
- Chữ ký người nhận không xác định được;
- Hàng được giao đến địa điểm khác với hợp đồng;
- Hóa đơn có nội dung quá chung chung;
- Số lần giao hàng không trùng với hồ sơ.
Thủ đoạn thay thế hàng hóa
Nhà cung cấp có thể được lựa chọn theo tiêu chuẩn tốt nhưng sau đó giao:
- Hàng có chất lượng thấp hơn;
- Sản phẩm khác xuất xứ;
- Hàng đã qua sử dụng;
- Hàng thiếu phụ kiện;
- Hàng sắp hết hạn;
- Hàng không đúng thông số;
- Số lượng thấp hơn;
- Nguyên liệu bị pha trộn.
Nếu nhân viên nhận hoa hồng, người này có thể bỏ qua sai phạm hoặc tạo hồ sơ cho thấy hàng hóa đã đáp ứng đầy đủ.
OECD xác định việc thay thế sản phẩm, thực hiện hợp đồng không đúng chất lượng và xung đột lợi ích là những nhóm rủi ro cần được kiểm soát trong chu trình mua sắm. Doanh nghiệp có thể tham khảo chuyên mục
Integrity in Public Procurement của OECD để hoàn thiện khung kiểm tra.
Kiểm tra dịch vụ vô hình
Rủi ro thường cao hơn với các hợp đồng dịch vụ khó định lượng, chẳng hạn:
- Tư vấn;
- Môi giới;
- Nghiên cứu thị trường;
- Bảo trì;
- Tiếp thị;
- Đào tạo;
- Giới thiệu khách hàng;
- Hỗ trợ kỹ thuật;
- Vận chuyển;
- Dịch vụ quản lý.
Doanh nghiệp cần yêu cầu sản phẩm bàn giao cụ thể:
- Báo cáo;
- Biên bản công việc;
- Danh sách người tham gia;
- Nhật ký thực hiện;
- Hình ảnh;
- Dữ liệu;
- Thời lượng;
- Kết quả đo lường;
- Xác nhận của bộ phận sử dụng.
Một hợp đồng có hóa đơn và chữ ký đầy đủ vẫn có thể cần kiểm tra nếu doanh nghiệp không xác định được dịch vụ thực tế đã được cung cấp.
13. Nhân viên không muốn người khác tiếp cận hồ sơ và nhà cung cấp
Một nhân viên có thể xây dựng vị trí phụ thuộc bằng cách giữ toàn bộ thông tin liên quan đến nhà cung cấp.
Biểu hiện thường gặp gồm:
- Chỉ mình người đó có số liên hệ của nhà cung cấp;
- Không cập nhật dữ liệu lên hệ thống chung;
- Lưu báo giá trên máy cá nhân;
- Không chia sẻ lịch sử giao dịch;
- Không cung cấp hợp đồng gốc;
- Từ chối để đồng nghiệp tham gia đàm phán;
- Không muốn nhà cung cấp trao đổi với người khác;
- Giữ mật khẩu tài khoản mua hàng;
- Tự xử lý từ lúc lấy giá đến lúc nghiệm thu;
- Không bàn giao khi nghỉ phép;
- Khẳng định nhà cung cấp chỉ làm việc thông qua mình.
Vì sao đây là biểu hiện cần kiểm tra?
Khi mọi thông tin tập trung ở một người, doanh nghiệp không thể:
- Kiểm chứng nội dung đàm phán;
- Đối chiếu giá;
- Xác nhận cam kết của nhà cung cấp;
- Đánh giá lịch sử chất lượng;
- Thay thế người phụ trách;
- Phát hiện quan hệ lợi ích;
- Duy trì hoạt động khi nhân viên nghỉ việc.
Nhân viên có năng lực và quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể thực sự tạo ra giá trị. Tuy nhiên, dữ liệu và quan hệ thương mại phát sinh từ công việc phải được quản lý như tài sản của doanh nghiệp, không phải tài sản riêng của một cá nhân.
Biện pháp kiểm tra phù hợp
- Yêu cầu cập nhật thông tin lên hệ thống;
- Đưa thêm người tham gia trao đổi;
- Gửi xác nhận qua email doanh nghiệp;
- Kiểm kê hồ sơ;
- Đối chiếu dữ liệu giữa mua hàng, kho và kế toán;
- Thực hiện bàn giao định kỳ;
- Luân chuyển một phần công việc;
- Liên hệ nhà cung cấp qua đầu mối chính thức.
Nếu nhân viên phản ứng mạnh với những biện pháp quản trị thông thường này, doanh nghiệp nên ghi nhận và đánh giá cùng các dấu hiệu khác.
14. Quan hệ giữa nhân viên và nhà cung cấp thân thiết bất thường
Quan hệ gần gũi không phải bằng chứng nhận hoa hồng. Trong nhiều ngành, nhân viên mua hàng và nhà cung cấp cần thường xuyên gặp gỡ, trao đổi và duy trì quan hệ.
Điều cần kiểm tra là liệu mối quan hệ cá nhân có làm sai lệch quyết định công việc hay không.
Những biểu hiện có thể liên quan đến xung đột lợi ích
- Thường xuyên gặp nhau ngoài giờ;
- Cùng tham gia các chuyến đi riêng;
- Nhà cung cấp đến nhà nhân viên;
- Người thân của nhân viên làm việc cho nhà cung cấp;
- Hai bên có hoạt động kinh doanh chung;
- Nhân viên có cổ phần hoặc lợi ích tại nhà cung cấp;
- Địa chỉ của doanh nghiệp cung cấp trùng với địa chỉ người thân;
- Số điện thoại hoặc email có sự liên hệ;
- Nhà cung cấp được thành lập ngay trước khi nhận đơn hàng;
- Người đại diện nhà cung cấp từng làm việc cùng nhân viên;
- Nhân viên không khai báo mối quan hệ.
ACFE lưu ý những điểm trùng khớp giữa thông tin nhân viên và nhà cung cấp, quan hệ gia đình, địa chỉ liên quan hoặc nhà cung cấp thiếu năng lực là các chỉ báo cần được kiểm tra trong mối liên hệ giữa nhân viên và đối tác. Có thể tham khảo thêm tại bài
Employee and Vendor Nexus của ACFE.
Xung đột lợi ích không đồng nghĩa với gian lận
Một nhân viên có người thân làm việc cho nhà cung cấp chưa chắc đã vi phạm. Vấn đề nằm ở việc:
- Mối quan hệ có được khai báo không;
- Nhân viên có tham gia lựa chọn không;
- Người đó có tác động đến giá hoặc điều kiện không;
- Nhà cung cấp có được ưu tiên không;
- Quy trình có người kiểm tra độc lập không;
- Doanh nghiệp có chịu thiệt hại không.
Doanh nghiệp cần có cơ chế để nhân viên khai báo và rút khỏi quyết định có xung đột lợi ích, thay vì mặc định mọi quan hệ cá nhân đều là sai phạm.
Khi cần làm rõ mối liên hệ giữa cá nhân và tổ chức, có thể cân nhắc
dịch vụ xác minh thông tin theo phạm vi hợp pháp và mục tiêu cụ thể.
15. Thường xuyên nhận quà hoặc lợi ích từ nhà cung cấp
Quà tặng trong quan hệ thương mại có thể là hoạt động giao tiếp thông thường. Tuy nhiên, quà tặng có thể tạo ra nghĩa vụ tâm lý hoặc được sử dụng như một hình thức chuyển lợi ích.
Những trường hợp cần chú ý
- Quà có giá trị lớn;
- Nhận quà trước thời điểm lựa chọn nhà cung cấp;
- Quà được gửi đến nhà riêng;
- Không khai báo với doanh nghiệp;
- Chỉ người có quyền quyết định được nhận;
- Quà xuất hiện sau mỗi lần thanh toán;
- Nhà cung cấp chi trả chuyến du lịch;
- Nhà cung cấp thanh toán tiệc cá nhân;
- Cung cấp vé máy bay hoặc phòng khách sạn;
- Tặng phiếu mua hàng;
- Cho vay không tính lãi;
- Mua hàng cá nhân với mức giá bất thường;
- Tặng quà cho người thân của nhân viên.
Không nên đánh giá chỉ dựa trên giá trị
Một món quà không quá lớn vẫn có thể tạo xung đột lợi ích nếu được tặng nhiều lần hoặc gắn với một quyết định cụ thể.
Doanh nghiệp cần xem xét:
- Thời điểm nhận;
- Tần suất;
- Người tặng;
- Người nhận;
- Quyền hạn của người nhận;
- Giao dịch xảy ra gần thời điểm đó;
- Việc quà tặng có được khai báo không;
- Chính sách nội bộ cho phép đến mức nào.
Chính sách quà tặng cần quy định gì?
Doanh nghiệp nên quy định rõ:
- Loại quà được phép nhận;
- Giá trị tối đa;
- Trường hợp phải khai báo;
- Người phê duyệt;
- Cách xử lý quà không thể từ chối;
- Việc nhận chiêu đãi hoặc tài trợ;
- Chế tài khi cố tình che giấu;
- Quy định áp dụng cho người thân.
Tiêu chuẩn
ISO 37001:2025 về hệ thống quản lý chống hối lộ có thể được dùng làm tài liệu tham khảo khi doanh nghiệp xây dựng cơ chế kiểm soát chống hối lộ, quản lý xung đột lợi ích và văn hóa tuân thủ.
16. Trao đổi công việc quan trọng qua kênh riêng và thường xuyên xóa dữ liệu
Nhân viên có thể sử dụng điện thoại, Zalo, ứng dụng nhắn tin hoặc email cá nhân vì sự thuận tiện. Việc sử dụng kênh riêng không tự động chứng minh có gian lận.
Rủi ro xuất hiện khi những nội dung quan trọng chỉ được trao đổi qua kênh riêng và không được cập nhật vào hệ thống của doanh nghiệp.
Biểu hiện cần kiểm tra
- Thỏa thuận giá qua số cá nhân;
- Không gửi xác nhận bằng email công ty;
- Xóa lịch sử trò chuyện;
- Không đưa người liên quan vào email;
- Gọi riêng ngay trước khi mở báo giá;
- Nhà cung cấp chỉ liên hệ với một nhân viên;
- Thay đổi điều kiện qua tin nhắn;
- Không lập biên bản đàm phán;
- Không lưu tài liệu;
- Dùng biệt danh hoặc cách diễn đạt khó hiểu;
- Chuyển file qua tài khoản cá nhân;
- Yêu cầu nhà cung cấp không liên hệ với bộ phận khác.
Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng kênh chính thức?
Kênh chính thức giúp:
- Lưu lại lịch sử giao dịch;
- Xác định ai đã đưa ra cam kết;
- Kiểm tra quá trình đàm phán;
- Bàn giao công việc;
- Giải quyết tranh chấp;
- Hạn chế thỏa thuận ngoài hệ thống;
- Bảo vệ cả doanh nghiệp và nhân viên.
Doanh nghiệp nên yêu cầu các thỏa thuận quan trọng về giá, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và thanh toán phải được xác nhận qua email hoặc hệ thống được phê duyệt.
Có được tự ý đọc tài khoản cá nhân của nhân viên không?
Doanh nghiệp không nên tự ý:
- Đăng nhập Zalo cá nhân;
- Yêu cầu mã OTP;
- Mở email riêng;
- Cài phần mềm gián điệp;
- Chiếm quyền truy cập tài khoản;
- Sao chép dữ liệu không thuộc phạm vi quản lý;
- Buộc nhân viên giao mật khẩu cá nhân.
Việc kiểm tra cần giới hạn trong dữ liệu doanh nghiệp có quyền quản lý và được thực hiện theo chính sách, hợp đồng, nội quy và quy định pháp luật có liên quan.
Nếu cần xác minh hoạt động thực tế bên ngoài doanh nghiệp, mục tiêu phải được xác định rõ và không được mở rộng tùy tiện sang đời sống riêng tư không liên quan.
17. Phản ứng bất thường khi bị kiểm tra, bàn giao hoặc luân chuyển
Phản ứng phòng thủ là dấu hiệu thường được nhắc đến trong các vụ việc gian lận, nhưng đây cũng là dấu hiệu dễ bị diễn giải sai nhất.
Một nhân viên có thể không hài lòng vì cảm thấy bị nghi ngờ, bị ảnh hưởng quyền lợi hoặc lo ngại người khác làm gián đoạn công việc. Vì vậy, thái độ cá nhân chỉ nên được sử dụng như thông tin hỗ trợ.
Những phản ứng cần được ghi nhận
- Trì hoãn cung cấp hồ sơ;
- Liên tục thay đổi lời giải thích;
- Đổ lỗi cho bộ phận khác;
- Phản đối việc có thêm người tham gia;
- Không muốn nghỉ phép;
- Từ chối bàn giao;
- Phản ứng gay gắt khi nhà cung cấp bị đánh giá lại;
- Liên hệ gấp với nhà cung cấp sau khi biết có kiểm tra;
- Tìm cách bổ sung hoặc sửa chứng từ;
- Xóa dữ liệu;
- Yêu cầu đồng nghiệp thống nhất cách giải thích;
- Đột ngột xin nghỉ việc;
- Tìm cách chuyển trách nhiệm sang người khác.
Việc không muốn nghỉ phép có ý nghĩa gì?
Một số vị trí kiểm soát nhạy cảm thường được khuyến khích nghỉ phép liên tục hoặc bàn giao định kỳ. Khi người khác tiếp nhận công việc, doanh nghiệp có thể phát hiện:
- Đơn hàng chưa được ghi nhận;
- Công nợ bất thường;
- Thỏa thuận riêng với nhà cung cấp;
- Hồ sơ còn thiếu;
- Chênh lệch tồn kho;
- Quy trình chỉ một người biết;
- Những khoản thanh toán đang bị thúc đẩy.
Tuy nhiên, không muốn nghỉ phép cũng có thể do áp lực công việc, thiếu người thay thế hoặc văn hóa doanh nghiệp. Dấu hiệu chỉ đáng quan tâm khi đi cùng bất thường về hồ sơ, giá, nhà cung cấp hoặc thanh toán.
Mức sống thay đổi có phải bằng chứng nhận hoa hồng không?
Không.
Việc nhân viên mua xe, mua nhà, du lịch hoặc chi tiêu nhiều hơn không thể tự động được xem là bằng chứng nhận tiền từ nhà cung cấp.
Nguồn tài chính có thể đến từ:
- Thu nhập của vợ hoặc chồng;
- Tài sản gia đình;
- Khoản vay;
- Đầu tư;
- Kinh doanh riêng;
- Thừa kế;
- Tiết kiệm;
- Thu nhập hợp pháp khác.
Doanh nghiệp không nên suy đoán, lan truyền thông tin hoặc xâm phạm tài chính cá nhân chỉ dựa trên thay đổi bề ngoài.
Mức sống chỉ là dữ kiện tham khảo khi đã có những giao dịch mua hàng bất thường và có nguồn thông tin hợp pháp cho thấy khả năng tồn tại quan hệ lợi ích.
Dấu hiệu nào cho thấy mức độ nghi vấn cao?
Không nên đánh giá các dấu hiệu theo kiểu “có” hoặc “không”. Doanh nghiệp nên xem xét mức độ liên kết giữa chúng.
Mức cảnh báo thấp
Một số biểu hiện riêng lẻ:
- Nhân viên thân thiết với nhà cung cấp;
- Thường xuyên gọi điện trực tiếp;
- Một nhà cung cấp được lựa chọn nhiều;
- Nhân viên không hài lòng khi bị kiểm tra;
- Có đơn hàng khẩn cấp.
Những dấu hiệu này có thể xuất phát từ yêu cầu công việc bình thường.
Mức cảnh báo trung bình
Nhiều bất thường bắt đầu xuất hiện cùng nhau:
- Nhà cung cấp liên tục được ưu tiên;
- Giá tăng nhưng không có giải trình;
- Thiếu báo giá;
- Chất lượng giảm;
- Hồ sơ được bổ sung sau;
- Nhân viên phản đối việc thay thế nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra nội bộ có trọng tâm.
Mức cảnh báo cao
Dữ liệu cho thấy một mô hình lặp lại:
- Nhiều đơn hàng được chia nhỏ dưới hạn mức;
- Thanh toán trước khi nghiệm thu;
- Giá cao hơn thị trường;
- Nhà cung cấp không đủ năng lực;
- Hóa đơn và nhập kho không trùng khớp;
- Nhân viên kiểm soát nhiều công đoạn;
- Báo giá có dấu hiệu dàn dựng;
- Có quan hệ chưa được khai báo.
Ở mức này, cần bảo toàn hồ sơ và hạn chế đánh động người liên quan trước khi hoàn thành việc đối chiếu dữ liệu.
Mức cảnh báo rất cao
Xuất hiện dữ kiện có thể kiểm chứng về quan hệ lợi ích:
- Thông tin nhân viên trùng với nhà cung cấp;
- Người thân đứng tên pháp nhân;
- Có đơn vị trung gian liên quan;
- Tài liệu cho thấy việc chia khoản chênh lệch;
- Có thông tin chuyển lợi ích;
- Người liên quan xóa hoặc sửa dữ liệu;
- Nhà cung cấp và nhân viên thống nhất lời giải thích;
- Có dấu hiệu hàng hóa hoặc dịch vụ không tồn tại.
Mức cảnh báo cao vẫn chưa đồng nghĩa với kết luận cuối cùng. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:
