25 dấu hiệu gian lận trong bộ phận mua hàng doanh nghiệp không nên bỏ qua

Bộ phận mua hàng giữ vai trò trực tiếp trong việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá, đặt hàng, kiểm soát chất lượng đầu vào và bảo đảm hoạt động sản xuất – kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, đây cũng là bộ phận có nguy cơ phát sinh xung đột lợi ích, nhận hoa hồng ngoài, thông đồng với nhà cung cấp hoặc lợi dụng kẽ hở quy trình để trục lợi.

Gian lận trong mua hàng không phải lúc nào cũng thể hiện bằng một khoản tiền bị chiếm đoạt rõ ràng. Nhiều vụ việc bắt đầu từ những biểu hiện tưởng như không đáng kể:

• Một nhà cung cấp liên tục được ưu tiên.
• Giá mua cao hơn thị trường nhưng không được giải trình đầy đủ.
• Đơn hàng thường xuyên bị chia nhỏ.
• Hàng giao thiếu nhưng hồ sơ nghiệm thu vẫn ghi nhận đủ.
• Các báo giá cạnh tranh có hình thức giống nhau bất thường.
• Nhân viên mua hàng phản đối việc thay đổi nhà cung cấp.
• Chứng từ được bổ sung sau khi giao dịch đã hoàn thành.

Nếu những bất thường này lặp lại trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với chi phí đầu vào tăng cao, hàng hóa kém chất lượng, chênh lệch tồn kho, thất thoát dòng tiền và rủi ro pháp lý.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ giữa dấu hiệu cảnh báo và chứng cứ gian lận. Một giao dịch bất thường chưa đủ để kết luận nhân viên hoặc nhà cung cấp có hành vi sai phạm. Theo hướng dẫn về các dấu hiệu cảnh báo trong hoạt động mua sắm của Chính phủ Tây Úc, một “red flag” chỉ cho thấy giao dịch cần được xem xét sâu hơn, không mặc nhiên chứng minh đã xảy ra gian lận.

Vì vậy, khi phát hiện nghi vấn, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ chuỗi giao dịch, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận và bảo toàn hồ sơ trước khi đưa ra quyết định. Trong những vụ việc có dấu hiệu phức tạp, liên quan đến nhiều nhân sự hoặc nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ điều tra gian lận nội bộ để xác minh thông tin một cách kín đáo, có hệ thống và đúng phạm vi pháp luật cho phép.

Gian lận trong bộ phận mua hàng là gì?

Gian lận trong bộ phận mua hàng là hành vi cố ý thao túng một hoặc nhiều công đoạn của quy trình mua sắm nhằm tạo ra lợi ích bất chính cho cá nhân, nhóm nhân viên, nhà cung cấp hoặc bên trung gian.

Hành vi này có thể xảy ra từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất thanh toán, bao gồm:

1. Đề xuất nhu cầu không có thật.
2. Xây dựng tiêu chí mua hàng có lợi cho một nhà cung cấp.
3. Làm giả hoặc dàn xếp báo giá.
4. Thông đồng để nâng giá.
5. Giao thiếu hàng nhưng nghiệm thu đủ.
6. Thay đổi chất lượng, xuất xứ hoặc quy cách sản phẩm.
7. Lập hóa đơn khống.
8. Thanh toán trùng.
9. Tạo nhà cung cấp giả.
10. Nhận tiền hoa hồng hoặc lợi ích ngoài hợp đồng.

Người thực hiện gian lận không nhất thiết chỉ là nhân viên mua hàng. Một vụ việc có thể liên quan đến nhiều cá nhân tại các vị trí khác nhau như:

• Người đề xuất mua hàng.
• Nhân viên thu mua.
• Người đánh giá báo giá.
• Người có thẩm quyền phê duyệt.
• Nhân viên kho.
• Bộ phận kiểm tra chất lượng.
• Người ký biên bản nghiệm thu.
• Kế toán thanh toán.
• Quản lý nhà cung cấp.
• Nhân sự của nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ tập trung kiểm tra một cá nhân khi phát hiện sai lệch. Cần phân tích toàn bộ chuỗi quyền hạn, phê duyệt, giao nhận và thanh toán để xác định điểm bất thường thực sự xuất hiện ở đâu.

Phân biệt gian lận, sai sót và năng lực nghiệp vụ yếu

Không phải mọi tổn thất trong hoạt động mua hàng đều xuất phát từ gian lận. Doanh nghiệp cần phân biệt ba tình huống sau:

Sai sót không chủ ý

Sai sót có thể xảy ra do nhập nhầm số lượng, áp sai đơn giá, sử dụng biểu mẫu cũ hoặc không cập nhật kịp thời thay đổi trong đơn hàng.

Đặc điểm thường gặp:

• Xảy ra đơn lẻ.
• Có thể giải trình bằng hồ sơ.
• Người thực hiện chủ động báo cáo và phối hợp khắc phục.
• Không có dấu hiệu hưởng lợi cá nhân.
• Không lặp lại theo một mô hình cố định.

Năng lực nghiệp vụ hoặc hệ thống kiểm soát yếu

Nhân viên có thể lựa chọn nhà cung cấp chưa phù hợp, dự báo nhu cầu sai hoặc đàm phán không hiệu quả do thiếu kinh nghiệm.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường thấy:

• Giá mua chưa tối ưu.
• Hàng tồn kho cao.
• Tiến độ giao hàng không ổn định.
• Hồ sơ thiếu nhưng không có dấu hiệu bị cố tình che giấu.
• Sai sót xuất hiện ở nhiều nhân viên do quy trình chung chưa hoàn thiện.

Hành vi gian lận có chủ đích

Gian lận thường có yếu tố cố ý, che giấu hoặc tạo dựng hồ sơ nhằm hợp thức hóa giao dịch.

Một số đặc điểm đáng chú ý gồm:

• Sai lệch lặp lại nhiều lần.
• Cùng một nhóm nhân viên hoặc nhà cung cấp liên tục xuất hiện.
• Chứng từ có dấu hiệu sửa đổi.
• Người liên quan trì hoãn cung cấp dữ liệu.
• Giao dịch đem lại lợi ích không rõ ràng cho một cá nhân hoặc nhóm người.
• Có sự khác biệt lớn giữa hồ sơ và hoạt động thực tế.
• Người phụ trách phản ứng bất thường khi bị yêu cầu kiểm tra.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc phân loại ban đầu chỉ có tác dụng khoanh vùng rủi ro. Kết luận cuối cùng phải dựa trên tài liệu, dữ liệu, lời giải trình và những thông tin đã được xác minh.

Vì sao bộ phận mua hàng có nguy cơ phát sinh gian lận cao?

Bộ phận mua hàng thường được tiếp cận đồng thời với nhu cầu nội bộ, ngân sách, báo giá, thông tin nhà cung cấp và điều kiện thanh toán. Trong một số doanh nghiệp, một nhân viên còn có thể tham gia nhiều công đoạn từ tìm kiếm nhà cung cấp đến đề nghị thanh toán.

Điều này tạo ra một số rủi ro đáng kể.

Có quyền tiếp cận thông tin giá của nhiều nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng có thể biết trước mức giá, điều kiện giao hàng và điểm yếu trong hồ sơ của từng đơn vị. Nếu thông tin này bị tiết lộ, một nhà cung cấp có thể điều chỉnh báo giá để giành lợi thế không công bằng.

Có khả năng tác động đến tiêu chí lựa chọn

Người phụ trách thu mua có thể tham gia xây dựng yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí chấm điểm hoặc danh sách đơn vị được mời báo giá.

Nếu thiếu kiểm soát độc lập, tiêu chí có thể được thiết kế quá đặc thù để chỉ một nhà cung cấp đáp ứng.

Giá hàng hóa có thể biến động và khó đối chiếu

Giá mua thường chịu ảnh hưởng của số lượng, thời điểm, vận chuyển, thời hạn thanh toán, chất lượng và điều kiện bảo hành. Người gian lận có thể lợi dụng các yếu tố này để giải thích cho mức giá cao bất thường.

Có nhiều bộ phận tham gia nhưng trách nhiệm bị phân tán

Một giao dịch có thể đi qua phòng ban đề xuất, mua hàng, kho, kế toán và ban giám đốc. Khi trách nhiệm không được quy định rõ, mỗi bộ phận có thể cho rằng bộ phận khác đã thực hiện kiểm tra.

Hồ sơ có thể đầy đủ về hình thức nhưng không đúng thực tế

Một bộ chứng từ có thể bao gồm đầy đủ báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và hóa đơn. Tuy nhiên, nếu các bên thông đồng, toàn bộ hồ sơ vẫn có thể được lập để hợp thức hóa một giao dịch không đúng thực tế.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra xem hồ sơ “có đủ hay không” mà cần đánh giá:

• Hồ sơ được lập vào thời điểm nào?
• Ai là người tạo và chỉnh sửa?
• Nội dung giữa các chứng từ có nhất quán không?
• Hàng hóa hoặc dịch vụ có được cung cấp thực tế không?
• Giá trị nhận được có tương xứng với số tiền đã thanh toán không?
• Nhà cung cấp có đủ năng lực thực hiện hợp đồng không?

Khi xuất hiện nghi vấn về năng lực hoặc hoạt động thực tế của đối tác, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác minh khách hàng – nhà cung cấp để kiểm tra địa chỉ, tình trạng hoạt động, cơ sở kinh doanh và các dữ kiện quan trọng trước khi tiếp tục giao dịch.

Các hình thức gian lận trong mua hàng thường gặp

Gian lận mua hàng có thể được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau. Một số hành vi diễn ra ngay trong nội bộ, trong khi những hành vi khác cần có sự phối hợp giữa nhân viên doanh nghiệp và nhà cung cấp bên ngoài.

Nhận tiền hoa hồng hoặc tiền lại quả

Nhân viên mua hàng có thể nhận tiền, quà tặng, chuyến du lịch, quyền lợi tài chính hoặc lợi ích cá nhân để ưu tiên một nhà cung cấp.

Đổi lại, nhân viên có thể:

• Cung cấp trước thông tin về ngân sách.
• Tiết lộ báo giá của đối thủ.
• Thiết kế tiêu chí có lợi cho nhà cung cấp.
• Bỏ qua sai lệch về chất lượng.
• Chấp nhận giá cao hơn thị trường.
• Hỗ trợ nghiệm thu khi hàng chưa giao đủ.
• Tạo điều kiện thanh toán sớm.

Tiền hoa hồng không nhất thiết được chuyển trực tiếp cho nhân viên. Lợi ích có thể được chuyển qua người thân, doanh nghiệp liên quan, hợp đồng tư vấn giả hoặc giao dịch mua bán không phản ánh giá trị thực.

Thông đồng làm giả hoặc dàn xếp báo giá

Doanh nghiệp có thể yêu cầu ba báo giá để bảo đảm cạnh tranh, nhưng các báo giá đối chứng đôi khi chỉ được lập nhằm hợp thức hóa việc chọn một nhà cung cấp đã được xác định từ trước.

Dấu hiệu thường gặp:

• Các báo giá có cùng phông chữ hoặc cách trình bày.
• Cùng lỗi chính tả.
• Cùng cách mô tả sản phẩm.
• Khoảng chênh lệch giá được sắp xếp đều.
• Các nhà cung cấp sử dụng địa chỉ hoặc số điện thoại liên quan.
• Báo giá được tạo hoặc gửi từ cùng một thiết bị, tài khoản hay đầu mối.
• Một số nhà cung cấp thường xuyên tham gia nhưng không bao giờ trúng.

Hướng dẫn nhận diện thông đồng trong đấu thầu của OECD cũng đề cập đến những mô hình bất thường như cùng một doanh nghiệp liên tục thắng, các bên luân phiên trúng hoặc mức giá dự thầu có cấu trúc giống nhau.

Mặc dù hướng dẫn này tập trung vào mua sắm công, các nguyên tắc nhận diện mô hình báo giá bất thường vẫn có giá trị tham khảo đối với hoạt động mua hàng của doanh nghiệp tư nhân.

Chia nhỏ đơn hàng để né thẩm quyền phê duyệt

Một nhu cầu mua hàng có giá trị lớn có thể bị chia thành nhiều đơn nhỏ để tránh:

• Phải lấy thêm báo giá.
• Phải tổ chức đấu thầu.
• Phải xin phê duyệt cấp cao hơn.
• Phải kiểm tra ngân sách.
• Phải thẩm định nhà cung cấp.

Ví dụ, thay vì đề xuất một đơn hàng trị giá 300 triệu đồng, người phụ trách có thể tách thành sáu đơn 50 triệu đồng hoặc nhiều đơn có giá trị nằm ngay dưới hạn mức phê duyệt.

Việc chia nhỏ đơn hàng không phải lúc nào cũng là gian lận. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem các giao dịch có:

• Cùng loại hàng hóa.
• Cùng mục đích sử dụng.
• Cùng nhà cung cấp.
• Phát sinh trong thời gian gần nhau.
• Do cùng một người đề xuất hoặc phê duyệt.
• Có thể dự báo và mua chung ngay từ đầu hay không.

Nâng giá mua hàng

Nhân viên và nhà cung cấp có thể thỏa thuận tăng giá bán, sau đó chia nhau phần chênh lệch.

Hành vi nâng giá có thể được che giấu dưới các khoản:

• Phí vận chuyển.
• Phí xử lý khẩn cấp.
• Phí bảo hành.
• Phí kỹ thuật.
• Phí tư vấn.
• Phụ phí nguyên liệu.
• Chênh lệch tỷ giá.
• Phí lưu kho hoặc giao hàng ngoài giờ.

Để đánh giá mức giá có bất thường hay không, doanh nghiệp cần so sánh cùng điều kiện giao dịch, bao gồm số lượng, chất lượng, thời gian giao, phương thức thanh toán và phạm vi bảo hành. Không nên chỉ so sánh đơn giá trên hai hóa đơn mà bỏ qua sự khác biệt về điều kiện thương mại.

Tạo nhà cung cấp giả hoặc nhà cung cấp sân sau

Nhà cung cấp giả có thể được tạo ra để nhận thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ không tồn tại. Nhà cung cấp sân sau có thể là doanh nghiệp do nhân viên, người thân hoặc người có liên quan trực tiếp hay gián tiếp kiểm soát.

Một số biểu hiện cần kiểm tra:

• Địa chỉ đăng ký không có hoạt động thực tế.
• Không có kho, nhân viên hoặc phương tiện tương xứng.
• Mới thành lập nhưng nhanh chóng nhận đơn hàng lớn.
• Sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân.
• Số điện thoại hoặc email liên quan đến nhân viên nội bộ.
• Không có website, hồ sơ năng lực hoặc lịch sử giao dịch đáng tin cậy.
• Địa chỉ nhận thư trùng với địa chỉ của người có liên quan.
• Chỉ giao dịch thông qua một nhân viên mua hàng.

Đăng ký kinh doanh hợp lệ chưa đủ chứng minh nhà cung cấp có năng lực thực tế. Với các hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp nên kiểm tra cả địa chỉ, nhân sự, cơ sở vật chất, lịch sử hoạt động và khả năng thực hiện cam kết.

Gian lận về số lượng và chất lượng

Nhà cung cấp có thể giao thiếu số lượng, thay đổi chất lượng hoặc sử dụng sản phẩm không đúng xuất xứ nhưng vẫn được nghiệm thu đầy đủ.

Hành vi thường gặp:

• Giao thiếu nhưng phiếu nhận ghi đủ.
• Hàng mẫu đạt tiêu chuẩn nhưng lô giao thực tế không đạt.
• Thay vật tư bằng loại rẻ hơn.
• Thay đổi thương hiệu hoặc xuất xứ.
• Sử dụng hàng đã qua sử dụng thay cho hàng mới.
• Giao hàng không đúng quy cách.
• Rút bớt khối lượng trong quá trình vận chuyển.
• Tái sử dụng chứng từ giao nhận của đơn hàng khác.

Nếu hàng hóa sau khi nhập kho tiếp tục bị thiếu hụt hoặc chuyển ra ngoài không rõ lý do, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời khâu mua hàng, giao nhận và quản lý kho. Trong trường hợp này, dịch vụ điều tra thất thoát tài sản doanh nghiệp có thể hỗ trợ khoanh vùng vị trí, thời điểm và cá nhân có dấu hiệu liên quan.

Lập hóa đơn khống hoặc thanh toán trùng

Hóa đơn khống có thể được lập cho hàng hóa không được giao hoặc dịch vụ không được thực hiện. Thanh toán trùng xảy ra khi cùng một nghĩa vụ được chi trả nhiều lần.

Một số phương thức thường gặp:

• Gửi lại hóa đơn cũ với số tham chiếu khác.
• Thay đổi nhẹ số tiền hoặc ngày hóa đơn.
• Nộp đồng thời bản điện tử và bản giấy.
• Tách một giao dịch thành nhiều hóa đơn.
• Thanh toán lần hai dưới danh nghĩa “bổ sung”.
• Dùng nhiều nhà cung cấp có liên quan để xuất hóa đơn cho cùng một công việc.

Hệ thống kế toán có thể tự động phát hiện số hóa đơn trùng, nhưng người gian lận có thể thay đổi ký tự, khoảng trắng, dấu gạch hoặc định dạng để tránh cảnh báo. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm các trường dữ liệu như số tiền, ngày, đơn đặt hàng, tài khoản nhận tiền và nội dung hàng hóa.

Mua hàng phục vụ mục đích cá nhân

Nhân viên có thể lợi dụng ngân sách doanh nghiệp để mua hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ cá nhân.

Ví dụ:

• Thiết bị được giao đến địa chỉ nhà riêng.
• Hàng mua không liên quan đến hoạt động doanh nghiệp.
• Tài sản không được ghi nhận trong kho.
• Vật tư bị chuyển sang công trình khác.
• Dịch vụ tư vấn không có sản phẩm bàn giao.
• Chi phí du lịch, ăn uống hoặc sửa chữa cá nhân được hợp thức hóa thành chi phí công ty.

Khi phát hiện địa chỉ giao hàng khác với địa điểm trong hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra người yêu cầu thay đổi, lý do thay đổi và bằng chứng hàng hóa đã được bàn giao cho doanh nghiệp.

Văn phòng Tổng Thanh tra của Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ liệt kê các dấu hiệu như chứng từ có biểu hiện sửa đổi, chi phí vượt xa dự toán và địa chỉ giao hàng khác địa điểm thực hiện hợp đồng là những vấn đề cần được xem xét sâu hơn.

25 dấu hiệu gian lận trong bộ phận mua hàng

Các dấu hiệu dưới đây được phân loại theo từng giai đoạn của chu trình mua hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng như một danh sách kiểm tra ban đầu, nhưng không nên dùng một dấu hiệu đơn lẻ để quy kết sai phạm.

Nhóm 1: Dấu hiệu bất thường khi đề xuất nhu cầu mua hàng

1. Liên tục xuất hiện yêu cầu mua hàng “khẩn cấp”

Mua hàng khẩn cấp có thể cần thiết khi máy móc hỏng, nguồn nguyên liệu bị gián đoạn hoặc phát sinh nhu cầu không thể dự báo. Tuy nhiên, nếu một bộ phận thường xuyên sử dụng lý do khẩn cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra.

Tình trạng này có thể được dùng để:

• Bỏ qua bước khảo sát giá.
• Không lấy đủ số lượng báo giá.
• Chỉ định một nhà cung cấp quen thuộc.
• Né tránh thẩm định năng lực.
• Rút ngắn thời gian phê duyệt.
• Hợp thức hóa quyết định đã được thống nhất trước.

Doanh nghiệp nên phân tích tỷ lệ đơn khẩn cấp theo từng bộ phận, nhân viên, nhà cung cấp và nhóm hàng. Nếu phần lớn giao dịch khẩn cấp tập trung vào cùng một người hoặc một đối tác, đây là dấu hiệu đáng lưu ý.

2. Mua hàng ngoài kế hoạch hoặc ngân sách

Đơn hàng phát sinh ngoài kế hoạch chưa chắc là gian lận. Tuy nhiên, rủi ro tăng lên khi:

• Bộ phận sử dụng không xác nhận nhu cầu.
• Không có tài liệu giải thích.
• Hàng mua không phục vụ kế hoạch sản xuất.
• Ngân sách được điều chỉnh sau khi mua.
• Người đề xuất đồng thời là người quyết định nhà cung cấp.
• Hàng hóa ít được sử dụng sau khi mua.

Doanh nghiệp cần kiểm tra ai là người khởi tạo nhu cầu, ai hưởng lợi từ giao dịch và việc mua hàng có phù hợp với hoạt động thực tế hay không.

3. Số lượng mua vượt xa nhu cầu thực tế

Mua quá nhiều có thể làm tăng tồn kho, phát sinh chi phí bảo quản và tạo cơ hội để hàng hóa bị sử dụng sai mục đích.

Các dữ liệu nên đối chiếu gồm:

• Lượng tiêu thụ trung bình.
• Kế hoạch sản xuất.
• Tồn kho đầu kỳ.
• Thời hạn sử dụng.
• Tốc độ luân chuyển.
• Đơn hàng của khách hàng.
• Khả năng bảo quản.

Nếu lượng mua tăng mạnh nhưng sản lượng, doanh thu và nhu cầu sử dụng không thay đổi tương ứng, doanh nghiệp cần yêu cầu giải trình bằng dữ liệu.

4. Tiêu chí kỹ thuật quá đặc thù hoặc cố tình mơ hồ

Tiêu chí quá chi tiết có thể được thiết kế để chỉ một nhà cung cấp đáp ứng. Ngược lại, tiêu chí quá mơ hồ có thể giúp người phụ trách dễ dàng chấp nhận sản phẩm kém chất lượng.

Dấu hiệu đáng chú ý:

• Yêu cầu một nhãn hiệu nhưng không giải thích lý do.
• Thông số không cần thiết cho mục đích sử dụng.
• Tiêu chí được sao chép từ tài liệu của một nhà cung cấp.
• Điều kiện kinh nghiệm loại bỏ phần lớn đối thủ.
• Không quy định rõ tiêu chuẩn nghiệm thu.
• Tiêu chí bị thay đổi sau khi nhận báo giá.

Bộ phận sử dụng, kỹ thuật và mua hàng nên cùng xây dựng yêu cầu. Người lựa chọn nhà cung cấp không nên có toàn quyền quyết định tiêu chuẩn kỹ thuật.

5. Một nhu cầu bị chia thành nhiều đề nghị nhỏ

Đây là dấu hiệu cần kiểm tra khi nhiều đơn hàng:

• Cùng chủng loại.
• Cùng nhà cung cấp.
• Phát sinh trong thời gian ngắn.
• Có giá trị sát dưới hạn mức phê duyệt.
• Được tạo bởi cùng một nhân viên.
• Có thể được gộp thành một kế hoạch mua chung.

Doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu tổng hợp theo tháng hoặc quý thay vì chỉ kiểm tra từng đơn riêng lẻ. Khi đặt cạnh nhau, một chuỗi giao dịch nhỏ có thể cho thấy mô hình né phê duyệt rõ ràng.

Nhóm 2: Dấu hiệu khi lấy báo giá và lựa chọn nhà cung cấp

6. Một nhà cung cấp liên tục được lựa chọn

Một nhà cung cấp có thể được lựa chọn nhiều lần vì giá tốt, chất lượng ổn định hoặc có năng lực chuyên biệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xem xét khi:

• Tỷ lệ trúng gần như tuyệt đối.
• Không có đánh giá lại định kỳ.
• Giá không còn cạnh tranh.
• Nhà cung cấp mới không có cơ hội tham gia.
• Chất lượng giảm nhưng vẫn tiếp tục được đặt hàng.
• Nhân viên mua hàng luôn bảo vệ đối tác.

Cần so sánh tỷ trọng đơn hàng của từng nhà cung cấp theo nhân viên phụ trách, nhóm sản phẩm và thời gian để phát hiện mức độ tập trung bất thường.

7. Thường xuyên viện dẫn lý do “chỉ có một nhà cung cấp”

Mua từ một nguồn duy nhất có thể phù hợp với hàng độc quyền, thiết bị chuyên dụng hoặc yêu cầu tương thích kỹ thuật. Tuy nhiên, quyết định này cần có tài liệu chứng minh.

Dấu hiệu rủi ro gồm:

• Không có khảo sát thị trường.
• Không có xác nhận của bộ phận kỹ thuật.
• Nhà cung cấp không thực sự độc quyền.
• Lý do chỉ định được viết chung chung.
• Việc mua một nguồn lặp lại trong thời gian dài.
• Không có đàm phán lại về giá.

Doanh nghiệp nên yêu cầu người đề xuất chứng minh vì sao không thể sử dụng nhà cung cấp thay thế.

8. Các báo giá có hình thức giống nhau bất thường

Các báo giá từ những doanh nghiệp độc lập thường khác nhau về bố cục, mô tả sản phẩm và điều kiện thương mại.

Cần kiểm tra sâu hơn nếu báo giá có:

• Cùng phông chữ.
• Cùng mẫu bảng.
• Cùng lỗi chính tả.
• Cùng cách viết tắt.
• Cùng lỗi định dạng.
• Cùng ngày tạo tài liệu.
• Cùng tác giả trong metadata.
• Mức giá chênh lệch có quy luật.

Những điểm giống nhau có thể xuất phát từ việc các nhà cung cấp dùng chung mẫu, nhưng cũng có thể cho thấy báo giá được tạo bởi cùng một cá nhân.

9. Báo giá chỉ được gửi qua nhân viên mua hàng

Nếu toàn bộ báo giá được tiếp nhận qua một người, nhân viên đó có thể xem trước giá của các bên và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp được ưu tiên.

Doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Hộp thư tiếp nhận báo giá chung.
• Thời hạn gửi báo giá rõ ràng.
• Hạn chế mở báo giá trước thời điểm quy định.
• Lưu email gốc và tệp đính kèm.
• Ghi nhận thời gian nhận.
• Có ít nhất hai người tham gia mở và đánh giá.

10. Tiêu chí lựa chọn thay đổi sau khi nhận báo giá

Một dấu hiệu đáng chú ý là tiêu chí hoặc trọng số chấm điểm bị thay đổi khi doanh nghiệp đã biết mức giá của từng nhà cung cấp.

Ví dụ:

• Giảm trọng số giá.
• Tăng trọng số kinh nghiệm không cần thiết.
• Bổ sung yêu cầu chứng chỉ.
• Thay đổi thời gian giao hàng.
• Loại bỏ tiêu chí mà nhà cung cấp khác có lợi thế.
• Chấp nhận hồ sơ bổ sung sau hạn.

Mọi thay đổi cần được ghi nhận bằng văn bản, có lý do và được phê duyệt độc lập.

11. Nhân viên phản đối việc thay đổi hoặc luân chuyển nhà cung cấp

Nhân viên có thể muốn giữ nhà cung cấp cũ vì quy trình phối hợp thuận lợi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra khi người phụ trách:

• Phản ứng mạnh với việc đấu giá lại.
• Đưa ra lý do không có dữ liệu chứng minh.
• Không cung cấp thông tin liên hệ của nhà cung cấp.
• Ngăn bộ phận khác tiếp xúc trực tiếp.
• Bỏ qua các phản ánh về chất lượng.
• Cố tình trì hoãn đánh giá đối tác mới.

Việc phụ thuộc quá mức vào một nhà cung cấp cũng tạo rủi ro vận hành, ngay cả khi chưa có gian lận.

12. Nhà cung cấp chỉ muốn làm việc với một nhân viên cụ thể

Nhà cung cấp có thể có đầu mối phụ trách quen thuộc. Tuy nhiên, cần lưu ý khi họ:

• Từ chối trao đổi với quản lý.
• Không gửi tài liệu đến email công ty.
• Chỉ sử dụng số điện thoại cá nhân.
• Yêu cầu nhân viên cụ thể tham gia nghiệm thu.
• Không hợp tác khi nhân viên đó nghỉ phép.
• Đưa ra điều kiện khác khi làm việc với người thay thế.

Doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ giao dịch trên hệ thống chung, tránh để quan hệ với nhà cung cấp phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân.

13. Có quan hệ cá nhân hoặc lợi ích liên quan không được khai báo

Xung đột lợi ích có thể xuất hiện khi nhân viên mua hàng hoặc người phê duyệt có quan hệ với nhà cung cấp.

Mối quan hệ có thể bao gồm:

• Quan hệ gia đình.
• Góp vốn.
• Vay mượn.
• Kinh doanh chung.
• Từng làm việc tại nhà cung cấp.
• Quan hệ tình cảm.
• Nhận quà hoặc tài trợ.
• Người thân được tuyển dụng.
• Sử dụng tài sản hoặc dịch vụ của nhà cung cấp.

Có quan hệ cá nhân không đồng nghĩa với gian lận. Vấn đề quan trọng là mối quan hệ có được khai báo và người có xung đột lợi ích có rút khỏi quá trình ra quyết định hay không.

Nhóm 3: Dấu hiệu bất thường về giá và đơn đặt hàng

14. Giá mua cao hơn thị trường trong thời gian dài

Một lần mua giá cao có thể do nhu cầu khẩn cấp, số lượng thấp hoặc điều kiện giao hàng đặc biệt. Tuy nhiên, nếu mức giá cao lặp lại, doanh nghiệp cần đối chiếu:

• Giá của nhà cung cấp khác.
• Giá lịch sử.
• Giá theo khối lượng.
• Chiết khấu thương mại.
• Chi phí vận chuyển.
• Thời hạn thanh toán.
• Chất lượng và bảo hành.
• Biến động giá nguyên liệu.

Đặc biệt cần kiểm tra khi sản lượng mua tăng nhưng đơn giá không giảm hoặc mức chiết khấu không được ghi nhận cho doanh nghiệp.

15. Đơn hàng thường có số tiền tròn hoặc sát ngưỡng phê duyệt

Nhiều giao dịch có giá trị như 49 triệu, 99 triệu hoặc 199 triệu đồng có thể cho thấy người lập đơn đang cố duy trì giá trị dưới một hạn mức kiểm soát.

Số tiền tròn cũng có thể xuất hiện khi:

• Không có bảng tính chi tiết.
• Dịch vụ khó kiểm chứng.
• Chi phí được ước lượng tùy ý.
• Hóa đơn được tạo để khớp ngân sách còn lại.

Doanh nghiệp nên phân tích tần suất giao dịch theo khoảng giá thay vì chỉ kiểm tra từng đơn.

16. Giá bị điều chỉnh sau khi nhà cung cấp được lựa chọn

Nhà cung cấp có thể đưa ra giá thấp để được chọn, sau đó tăng giá thông qua phụ lục, thay đổi phạm vi hoặc phí phát sinh.

Cần kiểm tra:

• Tỷ lệ tăng so với báo giá ban đầu.
• Lý do tăng.
• Người đề nghị điều chỉnh.
• Thời điểm phát sinh.
• Có tổ chức đánh giá lại hay không.
• Giá cuối cùng có còn thấp hơn các nhà cung cấp bị loại hay không.

Nếu giá sau điều chỉnh cao hơn đáng kể, kết quả lựa chọn ban đầu có thể không còn hợp lý.

17. Đơn đặt hàng bị sửa ngày, sửa số lượng hoặc thiếu số thứ tự

Chứng từ có dấu hiệu chỉnh sửa cần được kiểm tra lịch sử thay đổi.

Một số biểu hiện:

• Ngày đặt hàng sau ngày giao hàng.
• Đơn đặt hàng được lập sau khi có hóa đơn.
• Số thứ tự không liên tục.
• Thiếu bản gốc.
• Số lượng trên các bản khác nhau.
• Chữ ký được sao chép.
• File được tạo sau thời điểm giao dịch.
• Người sửa không có thẩm quyền.

Việc lập đơn hàng sau giao dịch có thể là sai sót hành chính, nhưng cũng có thể nhằm hợp thức hóa việc mua hàng không được phê duyệt.

18. Một nhân viên kiểm soát quá nhiều công đoạn

Rủi ro tăng cao khi một cá nhân có thể đồng thời:

• Đề xuất nhu cầu.
• Tìm nhà cung cấp.
• Nhận báo giá.
• Chọn nhà cung cấp.
• Lập đơn đặt hàng.
• Xác nhận giao hàng.
• Nghiệm thu.
• Đề nghị thanh toán.
• Sửa thông tin nhà cung cấp.

Ngay cả khi nhân viên trung thực, việc tập trung quá nhiều quyền hạn vào một người vẫn làm suy yếu hệ thống kiểm soát. Doanh nghiệp cần phân tách ít nhất chức năng đề xuất, phê duyệt, nhận hàng và thanh toán.

Nhóm 4: Dấu hiệu khi giao hàng, nhận hàng và nghiệm thu

19. Hàng giao thiếu nhưng biên bản vẫn ghi đủ

Đây là dấu hiệu nghiêm trọng nếu chênh lệch xảy ra nhiều lần hoặc tập trung ở một nhóm nhân sự.

Doanh nghiệp cần đối chiếu:

• Đơn đặt hàng.
• Phiếu giao hàng.
• Biên bản kiểm đếm.
• Dữ liệu cân.
• Camera khu vực nhận hàng.
• Phiếu nhập kho.
• Số lượng thực tế.
• Biên bản phản ánh của bộ phận sử dụng.

Cần xác định người trực tiếp kiểm đếm, người ký xác nhận và thời điểm chứng từ được lập.

20. Chất lượng hàng hóa thấp hơn hợp đồng

Nhà cung cấp có thể thay đổi sản phẩm sau khi đã được lựa chọn.

Dấu hiệu gồm:

• Khác thương hiệu.
• Khác xuất xứ.
• Khác mã hàng.
• Vật liệu mỏng hoặc nhẹ hơn.
• Không đủ chứng nhận.
• Hạn sử dụng ngắn.
• Hàng đã qua sử dụng.
• Thông số không đạt yêu cầu.

Nếu bộ phận kiểm tra chất lượng liên tục phát hiện sai lệch nhưng nhà cung cấp vẫn được nghiệm thu và thanh toán, cần xem xét khả năng có sự thông đồng hoặc bỏ qua có chủ ý.

21. Tỷ lệ hàng lỗi, đổi trả hoặc khiếu nại tăng bất thường

Hàng lỗi tăng nhưng nhà cung cấp vẫn tiếp tục nhận đơn có thể cho thấy tiêu chí lựa chọn không còn dựa trên lợi ích của doanh nghiệp.

Cần phân tích:

• Tỷ lệ lỗi theo nhà cung cấp.
• Chi phí đổi trả.
• Thời gian ngừng sản xuất.
• Khiếu nại của khách hàng.
• Người phê duyệt tiếp tục mua.
• Lý do không thay nhà cung cấp.

22. Hàng được giao đến địa chỉ khác với địa điểm đã thống nhất

Địa chỉ giao hàng bất thường có thể là:

• Nhà riêng.
• Kho không được phê duyệt.
• Công trình khác.
• Cơ sở của bên thứ ba.
• Địa điểm không liên quan đến hoạt động doanh nghiệp.

Mọi thay đổi địa chỉ cần có xác nhận chính thức và bằng chứng doanh nghiệp đã nhận được hàng.

23. Không có hồ sơ nhận hàng độc lập

Rủi ro tăng khi người đặt hàng cũng là người duy nhất xác nhận hàng đã được giao.

Các thiếu sót thường gặp:

• Không có biên bản kiểm đếm.
• Không có chữ ký của kho.
• Không có xác nhận bộ phận sử dụng.
• Biên bản được ký trước ngày giao.
• Chữ ký không đúng người.
• Không có ảnh hoặc dữ liệu giao nhận đối với tài sản quan trọng.
• Dịch vụ không có sản phẩm bàn giao.

Đối với dịch vụ tư vấn, quảng cáo, sửa chữa hoặc công nghệ, doanh nghiệp cần quy định rõ kết quả phải bàn giao thay vì chỉ dựa vào hóa đơn.

Nhóm 5: Dấu hiệu ở hóa đơn và thanh toán

24. Hóa đơn trùng hoặc có dữ liệu giống nhau bất thường

Cần rà soát khi nhiều hóa đơn có:

• Cùng số tiền.
• Cùng nội dung.
• Cùng ngày.
• Số hóa đơn gần giống.
• Cùng tài khoản nhận tiền.
• Cùng đơn đặt hàng.
• Cùng biên bản nghiệm thu.
• Chỉ khác một ký tự hoặc dấu cách.

Doanh nghiệp nên sử dụng cả kiểm tra tự động và rà soát thủ công đối với các giao dịch có giá trị lớn.

25. Thanh toán không khớp với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng

Đây là dấu hiệu quan trọng nhất trong giai đoạn thanh toán.

Các trường hợp cần kiểm tra gồm:

• Thanh toán khi chưa nhận hàng.
• Số lượng thanh toán cao hơn số lượng thực nhận.
• Đơn giá trên hóa đơn khác đơn đặt hàng.
• Tổng tiền vượt hợp đồng.
• Thanh toán vào tài khoản khác.
• Không có phê duyệt cho chi phí phát sinh.
• Một hóa đơn được dùng cho nhiều lần thanh toán.
• Biên bản nghiệm thu được bổ sung sau khi chuyển tiền.

Doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc đối chiếu ba bên:

1. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
2. Phiếu nhận hàng hoặc biên bản nghiệm thu.
3. Hóa đơn và đề nghị thanh toán.

Nếu ba nhóm tài liệu không thống nhất, giao dịch cần được tạm dừng để kiểm tra trước khi giải ngân.

Các dấu hiệu bổ sung cần đặc biệt lưu ý

Ngoài 25 dấu hiệu trên, doanh nghiệp nên xem xét thêm khi xuất hiện một hoặc nhiều tình huống sau:

• Nhà cung cấp thường xuyên thay đổi tài khoản ngân hàng.
• Tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân.
• Địa chỉ nhà cung cấp trùng với nhân viên.
• Nhà cung cấp ngừng hoạt động nhưng vẫn phát sinh giao dịch.
• Chiết khấu không được ghi nhận.
• Hàng tặng không được nhập kho.
• Thanh toán thường diễn ra vào cuối tuần hoặc ngoài giờ.
• Một người liên tục phê duyệt giao dịch của cùng nhà cung cấp.
• Nhân viên không nghỉ phép hoặc không muốn người khác tiếp quản công việc.
• Dữ liệu bị xóa sau khi có yêu cầu kiểm tra.
• Nhà cung cấp từ chối cung cấp hồ sơ năng lực.
• Nhân viên sử dụng email cá nhân để giao dịch.
• Hồ sơ được lập đồng loạt ngay trước đợt kiểm toán.
• Có nhiều giao dịch vào cuối kỳ kế toán.
• Người phụ trách có thay đổi tài chính khó giải thích.

Một dấu hiệu riêng lẻ có thể xuất phát từ nguyên nhân hợp lý. Tuy nhiên, khi nhiều bất thường cùng tập trung vào một nhân viên, một nhóm hàng hoặc một nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tiến hành rà soát độc lập.

Doanh nghiệp đang nghi ngờ bộ phận mua hàng thông đồng với nhà cung cấp?

Không nên vội đối chất hoặc công khai danh sách người bị nghi ngờ khi chưa bảo toàn dữ liệu. Doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu điều tra bảo mật để Thám tử An Long đánh giá sơ bộ tính khả thi, phạm vi xác minh và thông tin cần chuẩn bị.

Hotline/Zalo 24/7: 0898 004 874

Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.

Một dấu hiệu bất thường có đủ để kết luận nhân viên gian lận không?

Câu trả lời là không.

Một dấu hiệu bất thường chỉ cho thấy doanh nghiệp cần kiểm tra sâu hơn. Đây chưa phải căn cứ đầy đủ để khẳng định nhân viên mua hàng, người phê duyệt hoặc nhà cung cấp đã thực hiện hành vi gian lận.

Ví dụ:

• Giá mua cao có thể xuất phát từ biến động thị trường hoặc yêu cầu giao gấp.
• Một nhà cung cấp liên tục được lựa chọn có thể do họ có năng lực chuyên biệt.
• Hàng hóa bị thiếu có thể do sai sót trong quá trình vận chuyển hoặc kiểm đếm.
• Chứng từ lập muộn có thể bắt nguồn từ quy trình hành chính chưa chặt chẽ.
• Nhân viên liên hệ với nhà cung cấp ngoài giờ có thể do yêu cầu tiến độ.
• Nhu cầu mua hàng vượt kế hoạch có thể xuất phát từ thay đổi sản xuất thực tế.

Vấn đề đáng quan tâm không nằm ở một biểu hiện riêng lẻ mà nằm ở mối liên hệ giữa nhiều bất thường.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

• Dấu hiệu có lặp lại hay không?
• Có tập trung vào cùng một nhân viên không?
• Có liên quan đến cùng một nhà cung cấp không?
• Có gây thiệt hại hoặc làm tăng chi phí không?
• Hồ sơ có bị chỉnh sửa hoặc bổ sung bất thường không?
• Người liên quan có giải trình được bằng dữ liệu không?
• Có dấu hiệu một cá nhân hoặc nhóm người được hưởng lợi không?
• Giao dịch trên giấy tờ có khớp với hoạt động thực tế không?

Chỉ khi tổng hợp được nhiều dữ kiện nhất quán, doanh nghiệp mới có cơ sở để chuyển từ bước rà soát thông thường sang kiểm tra nội bộ chuyên sâu.

Khi nào nghi vấn trở nên đáng chú ý?

Một nghi vấn cần được ưu tiên kiểm tra khi xuất hiện đồng thời nhiều yếu tố sau:

Bất thường lặp lại trong thời gian dài

Một đơn hàng sai lệch có thể là lỗi nghiệp vụ. Nhưng nếu cùng một loại sai lệch liên tục xuất hiện qua nhiều tháng, khả năng đây chỉ là sai sót ngẫu nhiên sẽ giảm xuống.

Ví dụ:

• Nhiều đơn hàng liên tục nằm sát hạn mức phê duyệt.
• Cùng một nhà cung cấp thường xuyên giao thiếu.
• Hóa đơn thường xuyên được điều chỉnh sau nghiệm thu.
• Một nhân viên luôn đề xuất mua hàng khẩn cấp.
• Báo giá cạnh tranh thường có hình thức giống nhau.

Bất thường tập trung vào cùng một nhóm người

Doanh nghiệp cần phân tích mối liên hệ giữa:

• Người đề xuất nhu cầu.
• Người phụ trách mua hàng.
• Người phê duyệt.
• Người nhận hàng.
• Người nghiệm thu.
• Người đề nghị thanh toán.
• Nhà cung cấp.
• Tài khoản nhận tiền.

Nếu các giao dịch có vấn đề luôn đi qua cùng một nhóm nhân sự, đây là dữ kiện quan trọng để khoanh vùng kiểm tra.

Hồ sơ không phản ánh đúng hoạt động thực tế

Một giao dịch có thể đầy đủ chứng từ nhưng hàng hóa, dịch vụ hoặc năng lực nhà cung cấp không tồn tại như trên giấy tờ.

Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý khi:

• Địa chỉ nhà cung cấp không có hoạt động kinh doanh.
• Không tìm thấy kho hoặc nhân sự thực hiện.
• Hàng hóa không xuất hiện tại kho doanh nghiệp.
• Dịch vụ không có kết quả bàn giao.
• Người ký nghiệm thu không trực tiếp kiểm tra.
• Tài liệu được lập sau khi tiền đã được chuyển.

Trường hợp cần kiểm tra sự tồn tại và năng lực thực tế của đối tác, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác minh khách hàng – nhà cung cấp.

Người liên quan không giải trình được bằng tài liệu

Một lời giải thích hợp lý cần có dữ liệu hỗ trợ.

Ví dụ, nếu nhân viên cho rằng giá mua tăng do thị trường biến động, doanh nghiệp có thể yêu cầu:

• Báo giá tại thời điểm giao dịch.
• Email trao đổi với nhà cung cấp.
• Dữ liệu giá nguyên liệu.
• Bảng so sánh các phương án.
• Biên bản đàm phán.
• Phê duyệt của người có thẩm quyền.

Nếu lời giải thích thay đổi nhiều lần hoặc không có tài liệu chứng minh, mức độ rủi ro cần được nâng lên.

Có biểu hiện che giấu hoặc làm mất dữ liệu

Đây là một trong những dấu hiệu nghiêm trọng nhất.

Các hành vi cần chú ý gồm:

• Xóa email.
• Xóa lịch sử trò chuyện công việc.
• Thay đổi chứng từ sau khi bị yêu cầu kiểm tra.
• Cố tình trì hoãn bàn giao hồ sơ.
• Không cung cấp mật khẩu tài khoản công việc thuộc doanh nghiệp.
• Tự ý mang tài liệu ra khỏi văn phòng.
• Yêu cầu nhà cung cấp thay đổi nội dung giải trình.
• Tạo lại hồ sơ thay cho chứng từ gốc.

Khi phát hiện nguy cơ mất dữ liệu, doanh nghiệp nên ưu tiên bảo toàn hệ thống trước khi tiến hành đối chất.

Bảng phân loại mức độ rủi ro gian lận mua hàng

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng dưới đây để phân loại ban đầu:

Bảng trên chỉ mang tính định hướng quản trị rủi ro. Trước khi áp dụng biện pháp kỷ luật, chấm dứt hợp đồng, yêu cầu bồi thường hoặc chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp nên tham vấn bộ phận pháp chế hoặc luật sư.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những dữ liệu nào?

Việc điều tra gian lận mua hàng không nên bắt đầu bằng việc theo dõi đời tư của nhân viên. Nguồn dữ liệu đầu tiên cần kiểm tra là hồ sơ, hệ thống và tài sản thuộc quyền quản lý hợp pháp của doanh nghiệp.

Mục tiêu là tái dựng toàn bộ giao dịch từ khi phát sinh nhu cầu đến khi thanh toán, qua đó xác định:

• Ai đã tham gia?
• Mỗi người có quyền hạn gì?
• Quyết định được đưa ra vào thời điểm nào?
• Hàng hóa hoặc dịch vụ có được cung cấp thực tế không?
• Nhà cung cấp có nhận đúng số tiền không?
• Có cá nhân hoặc tổ chức nào hưởng lợi bất thường không?

1. Hồ sơ đề nghị mua hàng

Doanh nghiệp nên thu thập:

• Phiếu đề nghị mua hàng.
• Kế hoạch mua hàng tháng, quý hoặc năm.
• Ngân sách đã được phê duyệt.
• Số liệu tồn kho tại thời điểm đề xuất.
• Kế hoạch sản xuất hoặc kinh doanh liên quan.
• Giải trình đối với nhu cầu khẩn cấp.
• Danh sách người đề xuất và phê duyệt.
• Lịch sử chỉnh sửa trên hệ thống.

Các câu hỏi cần làm rõ:

• Nhu cầu có thực sự phát sinh không?
• Bộ phận sử dụng có xác nhận không?
• Số lượng mua có phù hợp với tồn kho không?
• Yêu cầu có được chia nhỏ không?
• Đơn hàng có nằm ngoài kế hoạch không?
• Người đề xuất có liên quan đến nhà cung cấp không?

Nếu một nhu cầu được tạo sau ngày giao hàng hoặc sau ngày xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng hồ sơ được lập để hợp thức hóa giao dịch.

2. Hồ sơ lấy báo giá

Cần bảo toàn cả bản báo giá và thông tin về quá trình gửi nhận.

Dữ liệu nên kiểm tra gồm:

• Tệp báo giá gốc.
• Email gửi báo giá.
• Thời gian gửi và nhận.
• Địa chỉ email người gửi.
• Metadata của tệp.
• Phiên bản tài liệu.
• Số điện thoại liên hệ.
• Thông tin người lập báo giá.
• Điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Thời hạn hiệu lực.

Doanh nghiệp nên so sánh:

• Cách trình bày.
• Phông chữ.
• Cách viết tên sản phẩm.
• Lỗi chính tả.
• Cấu trúc giá.
• Khoảng chênh lệch.
• Ngày tạo tệp.
• Tác giả tài liệu.

Các báo giá giống nhau không mặc nhiên chứng minh thông đồng. Tuy nhiên, đây là căn cứ để kiểm tra nhà cung cấp có thực sự độc lập hay không.

3. Hồ sơ đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Các tài liệu cần tập hợp:

• Bảng tiêu chí chấm điểm.
• Phiếu đánh giá.
• Biên bản họp.
• Danh sách người tham gia.
• Bảng so sánh giá.
• Hồ sơ năng lực.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Giải trình lựa chọn.
• Phê duyệt kết quả.
• Lịch sử thay đổi tiêu chí.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Tiêu chí có được xây dựng trước khi nhận báo giá không?
• Có tiêu chí nào bị thay đổi sau đó không?
• Nhà cung cấp trúng có thực sự đạt điểm cao nhất không?
• Có trường hợp hồ sơ thiếu nhưng vẫn được chấp nhận không?
• Người có xung đột lợi ích có tham gia chấm điểm không?
• Kết quả lựa chọn có phù hợp với biên bản họp không?

4. Hồ sơ pháp lý và năng lực nhà cung cấp

Một giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa phản ánh đầy đủ năng lực thực hiện hợp đồng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Tình trạng hoạt động.
• Thời điểm thành lập.
• Người đại diện.
• Ngành nghề đăng ký.
• Địa chỉ trụ sở.
• Địa điểm kinh doanh.
• Kho bãi.
• Nhân sự.
• Trang thiết bị.
• Phương tiện vận chuyển.
• Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự.
• Đầu mối giao dịch.
• Tài khoản ngân hàng.
• Thông tin xuất hóa đơn.

Các dấu hiệu cần làm rõ:

• Nhà cung cấp vừa thành lập đã nhận hợp đồng lớn.
• Địa chỉ không có biển hiệu hoặc hoạt động thực tế.
• Nhiều nhà cung cấp cùng sử dụng một địa chỉ.
• Người đại diện có quan hệ với nhân viên doanh nghiệp.
• Năng lực được khai báo không tồn tại.
• Nhà cung cấp thuê toàn bộ bên thứ ba nhưng không thông báo.
• Tài khoản nhận tiền thường xuyên thay đổi.

Đối với hợp đồng có giá trị lớn, doanh nghiệp có thể thực hiện xác minh đối tác doanh nghiệp để đối chiếu hồ sơ với hoạt động thực tế.

5. Đơn đặt hàng, hợp đồng và phụ lục

Cần kiểm tra toàn bộ vòng đời của hợp đồng, không chỉ bản cuối cùng.

Hồ sơ gồm:

• Đơn đặt hàng.
• Hợp đồng.
• Phụ lục.
• Biên bản đàm phán.
• Phê duyệt giá.
• Yêu cầu thay đổi.
• Lịch sử chỉnh sửa.
• Tài liệu gia hạn.
• Thông báo phát sinh.
• Hồ sơ hủy đơn.

Các nội dung cần đối chiếu:

• Đơn giá.
• Số lượng.
• Mã hàng.
• Tiêu chuẩn chất lượng.
• Thời gian giao.
• Địa chỉ giao.
• Phương thức nghiệm thu.
• Điều kiện thanh toán.
• Chính sách đổi trả.
• Chiết khấu.
• Phạt vi phạm.
• Bảo hành.

Nếu giá trị hợp đồng tăng mạnh sau khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tính lại kết quả cạnh tranh dựa trên mức giá cuối cùng.

6. Hồ sơ giao hàng và nhập kho

Dữ liệu nên kiểm tra:

• Phiếu giao hàng.
• Biên bản kiểm đếm.
• Phiếu nhập kho.
• Dữ liệu cân.
• Nhật ký cổng.
• Thông tin phương tiện.
• Hình ảnh giao nhận.
• Camera thuộc hệ thống doanh nghiệp.
• Chữ ký người nhận.
• Thời gian ra vào.
• Vị trí giao hàng.
• Báo cáo hàng lỗi.
• Biên bản đổi trả.

Các câu hỏi cần làm rõ:

• Hàng có thực sự được giao không?
• Số lượng thực nhận là bao nhiêu?
• Ai trực tiếp kiểm đếm?
• Ai ký thay?
• Hàng được giao đến đúng địa chỉ không?
• Có phương tiện phù hợp để vận chuyển số lượng đã ghi nhận không?
• Hàng sau nhập kho được sử dụng hoặc xuất đi đâu?

Nếu một xe có tải trọng nhỏ nhưng chứng từ thể hiện giao số lượng rất lớn, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm số chuyến, dữ liệu cân và camera.

7. Hồ sơ kiểm tra chất lượng và nghiệm thu

Đối với hàng hóa:

• Phiếu kiểm tra chất lượng.
• Kết quả thử nghiệm.
• Mẫu đối chứng.
• Chứng nhận xuất xứ.
• Chứng nhận chất lượng.
• Mã lô.
• Hạn sử dụng.
• Biên bản hàng lỗi.
• Kết quả đổi trả.

Đối với dịch vụ:

• Báo cáo công việc.
• Sản phẩm bàn giao.
• Nhật ký thực hiện.
• Danh sách nhân sự.
• Biên bản xác nhận khối lượng.
• Dữ liệu sử dụng dịch vụ.
• Kết quả nghiệm thu theo giai đoạn.

Doanh nghiệp cần tránh nghiệm thu dịch vụ chỉ dựa trên một biên bản chung chung như “đã hoàn thành đầy đủ” mà không có tiêu chí hoặc sản phẩm bàn giao.

8. Hóa đơn và chứng từ thanh toán

Cần đối chiếu:

• Hóa đơn.
• Đề nghị thanh toán.
• Lệnh chuyển tiền.
• Sao kê.
• Tài khoản người thụ hưởng.
• Đơn đặt hàng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Chứng từ điều chỉnh.
• Chứng từ hoàn tiền.
• Chiết khấu.
• Khoản đặt cọc.

Dấu hiệu đáng chú ý:

• Một tài khoản nhận tiền cho nhiều nhà cung cấp.
• Tài khoản không đứng tên đơn vị ký hợp đồng.
• Số hóa đơn bị lặp hoặc thay đổi nhẹ.
• Thanh toán trước khi phê duyệt.
• Thanh toán trước ngày nghiệm thu.
• Thanh toán vượt số lượng thực nhận.
• Chuyển khoản vào cuối tuần hoặc ngoài giờ bất thường.
• Khoản hoàn tiền không quay lại tài khoản doanh nghiệp.

9. Dữ liệu trên hệ thống quản trị

Tùy hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng, dữ liệu có thể gồm:

• Nhật ký đăng nhập.
• Người tạo nhà cung cấp.
• Người sửa thông tin tài khoản.
• Lịch sử thay đổi đơn hàng.
• Thời gian phê duyệt.
• Địa chỉ IP thuộc hệ thống.
• Phiên bản dữ liệu.
• Quyền truy cập.
• Giao dịch bị hủy.
• Giao dịch được tạo lại.
• Các lần vượt quyền.

Doanh nghiệp cần ưu tiên xuất bản sao dữ liệu trước khi thay đổi tài khoản hoặc quyền hạn của người bị nghi ngờ. Việc thao tác trực tiếp trên hệ thống có thể làm thay đổi dấu thời gian hoặc lịch sử kỹ thuật.

10. Email và kênh trao đổi công việc

Chỉ nên kiểm tra các tài khoản, thiết bị và dữ liệu mà doanh nghiệp có quyền quản lý hợp pháp theo nội quy, chính sách sử dụng hệ thống và quy định hiện hành.

Nội dung cần tìm kiếm có thể gồm:

• Yêu cầu báo giá.
• Trao đổi về giá.
• Thay đổi tài khoản ngân hàng.
• Chỉ đạo giao hàng.
• Yêu cầu lập lại chứng từ.
• Thỏa thuận chiết khấu.
• Trao đổi về hàng tặng.
• Yêu cầu gửi báo giá đối chứng.
• Trao đổi ngoài quy trình.

Doanh nghiệp không nên tự ý:

• Xâm nhập tài khoản cá nhân.
• Yêu cầu cung cấp mật khẩu cá nhân.
• Cài phần mềm theo dõi trái phép.
• Đọc dữ liệu riêng tư không liên quan.
• Ghi âm hoặc nghe lén trái quy định.
• Sử dụng dữ liệu thu được từ nguồn bất hợp pháp.

Việc xử lý dữ liệu có thông tin cá nhân cần được cân nhắc theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, mục đích kiểm tra và phạm vi quyền quản lý của doanh nghiệp.

Cách bảo toàn chứng cứ điện tử khi phát hiện nghi vấn

Email, nhật ký hệ thống, file báo giá và dữ liệu kế toán có thể bị thay đổi, xóa hoặc ghi đè. Vì vậy, cách thu thập ban đầu ảnh hưởng lớn đến khả năng kiểm tra sau này.

Doanh nghiệp nên:

1. Xác định nguồn dữ liệu.
2. Ghi nhận thời điểm thu thập.
3. Sao lưu bản gốc.
4. Hạn chế chỉnh sửa trực tiếp.
5. Lưu bản làm việc riêng.
6. Ghi nhận người thực hiện sao lưu.
7. Bảo vệ quyền truy cập.
8. Lập danh mục tài liệu.
9. Không đổi tên file gốc nếu không cần thiết.
10. Giữ nguyên email kèm thông tin gửi nhận.
11. Lưu lịch sử hệ thống khi có thể.
12. Ghi nhận mọi lần bàn giao.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu và giao dịch điện tử có thể có giá trị pháp lý khi đáp ứng những điều kiện liên quan. Trong thực tế, tính toàn vẹn, nguồn khởi tạo, phương thức lưu trữ và khả năng truy xuất là các yếu tố quan trọng cần được bảo đảm.

Doanh nghiệp không nên chỉ chụp màn hình rồi xóa dữ liệu gốc. Ảnh chụp màn hình có thể hỗ trợ rà soát ban đầu nhưng thường không phản ánh đầy đủ nguồn, lịch sử và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Nếu vụ việc có khả năng phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thu thập chứng cứ dân sự hoặc phối hợp luật sư để thống nhất phương pháp ghi nhận tài liệu phù hợp.

Quy trình xử lý khi nghi ngờ gian lận trong bộ phận mua hàng

Mục tiêu của giai đoạn đầu không phải là buộc một cá nhân nhận sai phạm. Mục tiêu là bảo toàn dữ liệu, xác định phạm vi rủi ro và tìm hiểu sự việc một cách khách quan.

Bước 1: Ghi nhận nghi vấn ban đầu

Doanh nghiệp cần lập một bản ghi nhận ngắn gọn gồm:

• Dấu hiệu đã phát hiện.
• Giao dịch liên quan.
• Thời gian xảy ra.
• Người phát hiện.
• Người có thể liên quan.
• Hồ sơ hiện có.
• Nguy cơ dữ liệu bị mất.
• Giá trị thiệt hại ước tính.
• Vấn đề cần xác minh.

Nội dung ghi nhận phải phân biệt rõ:

• Thông tin đã kiểm chứng.
• Thông tin do người khác phản ánh.
• Nhận định ban đầu.
• Nội dung chưa có căn cứ.

Không nên ghi những kết luận như “nhân viên A đã nhận hoa hồng” khi doanh nghiệp mới chỉ thấy một giao dịch bất thường.

Cách ghi phù hợp hơn:

“Có dấu hiệu cần kiểm tra về mối quan hệ giữa nhân viên A và nhà cung cấp B vì 12 trong 14 đơn hàng gần nhất đều được giao cho nhà cung cấp này, trong đó 8 đơn có giá trị sát hạn mức phê duyệt.”

Bước 2: Không vội đối chất với người bị nghi ngờ

Đối chất sớm có thể khiến:

• Dữ liệu bị xóa.
• Chứng từ bị chỉnh sửa.
• Các bên thống nhất lời giải trình.
• Nhà cung cấp ngừng hoạt động.
• Tài sản hoặc hàng hóa bị di chuyển.
• Người liên quan gây áp lực lên nhân chứng.
• Thông tin bị lan truyền trong doanh nghiệp.

Trước khi làm việc trực tiếp với người bị nghi ngờ, doanh nghiệp cần xác định:

• Dữ liệu quan trọng đã được sao lưu chưa?
• Người này còn quyền sửa chứng từ không?
• Có thể thay đổi thông tin nhà cung cấp không?
• Có thể phê duyệt hoặc thanh toán tiếp không?
• Nhà cung cấp có biết về cuộc kiểm tra không?
• Có cần kiểm tra thêm các giao dịch liên quan không?

Bước 3: Bảo toàn hồ sơ và giới hạn rủi ro

Tùy mức độ nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể cân nhắc:

• Sao lưu email công việc.
• Xuất lịch sử hệ thống.
• Lưu bản sao hồ sơ mua hàng.
• Kiểm tra quyền sửa dữ liệu.
• Tạm tăng cấp phê duyệt.
• Yêu cầu thanh toán phải có người kiểm tra thứ hai.
• Tạm dừng tạo mới nhà cung cấp.
• Tạm dừng thay đổi tài khoản nhận tiền.
• Kiểm kê hàng hóa.
• Niêm phong hồ sơ giấy nếu cần thiết.

Biện pháp áp dụng phải phù hợp với quyền quản lý của doanh nghiệp và không được biến thành hành vi tự ý xâm phạm tài khoản, thiết bị hoặc dữ liệu cá nhân.

Bước 4: Thành lập nhóm kiểm tra độc lập

Nhóm kiểm tra có thể gồm:

• Đại diện ban giám đốc.
• Kiểm soát nội bộ.
• Kiểm toán nội bộ.
• Kế toán trưởng.
• Pháp chế.
• Công nghệ thông tin.
• Quản lý kho.
• Chuyên gia kỹ thuật.
• Đơn vị xác minh độc lập.

Người có quan hệ trực tiếp với giao dịch hoặc nhà cung cấp không nên tham gia quyết định phạm vi kiểm tra.

Nhóm cần thống nhất:

• Mục tiêu.
• Phạm vi thời gian.
• Danh sách giao dịch.
• Trách nhiệm từng người.
• Kênh báo cáo.
• Quyền truy cập dữ liệu.
• Nguyên tắc bảo mật.
• Cách xử lý xung đột lợi ích.
• Thời điểm cập nhật ban lãnh đạo.

Bước 5: Đối chiếu giao dịch theo chuỗi

Doanh nghiệp nên tái dựng giao dịch theo trình tự:

1. Nhu cầu phát sinh.
2. Đề nghị mua.
3. Phê duyệt.
4. Lấy báo giá.
5. Chấm điểm.
6. Lựa chọn nhà cung cấp.
7. Đặt hàng.
8. Giao nhận.
9. Kiểm tra chất lượng.
10. Nghiệm thu.
11. Xuất hóa đơn.
12. Thanh toán.
13. Nhập kho hoặc đưa vào sử dụng.

Ở mỗi bước cần xác định:

• Ai thực hiện?
• Ai phê duyệt?
• Hồ sơ nào được tạo?
• Thời gian có hợp lý không?
• Có chỉnh sửa không?
• Dữ liệu có khớp với bước trước và sau không?

Bước 6: Phân tích dữ liệu để tìm mô hình

Thay vì chỉ kiểm tra một giao dịch, doanh nghiệp nên phân tích theo khoảng thời gian đủ dài.

Một số phép so sánh hữu ích:

• Tỷ lệ đơn hàng theo nhà cung cấp.
• Giá mua theo thời gian.
• Giá mua theo nhân viên phụ trách.
• Số đơn hàng sát ngưỡng phê duyệt.
• Tỷ lệ mua khẩn cấp.
• Tỷ lệ hàng lỗi.
• Tỷ lệ đổi trả.
• Số lần thay đổi tài khoản ngân hàng.
• Thời gian từ nghiệm thu đến thanh toán.
• Các giao dịch ngoài giờ.
• Số lần điều chỉnh hợp đồng.
• Tỷ lệ đơn không có đủ báo giá.

Ví dụ, một giao dịch trị giá 49 triệu đồng chưa thể hiện nhiều ý nghĩa. Nhưng nếu trong ba tháng có 27 giao dịch từ 48 đến dưới 50 triệu đồng cùng do một nhân viên lập và cùng chuyển cho một nhà cung cấp, mô hình né hạn mức sẽ rõ ràng hơn.

Bước 7: Xác minh độc lập nhà cung cấp

Khi hồ sơ nội bộ chưa đủ giải thích, doanh nghiệp có thể kiểm tra thực tế:

• Địa chỉ.
• Văn phòng.
• Kho hàng.
• Biển hiệu.
• Nhân sự.
• Phương tiện.
• Hoạt động kinh doanh.
• Năng lực giao hàng.
• Đơn vị thực sự thực hiện hợp đồng.
• Quan hệ với cá nhân nội bộ.
• Đầu mối trung gian.

Hoạt động xác minh phải có mục tiêu cụ thể, tránh thu thập tràn lan dữ liệu đời tư không liên quan.

Thám tử An Long có thể hỗ trợ điều tra doanh nghiệp theo phạm vi đã thống nhất, tập trung vào việc đối chiếu hồ sơ với hoạt động thực tế và tổng hợp kết quả theo từng mốc thời gian.

Bước 8: Phỏng vấn người có liên quan theo thứ tự phù hợp

Không nên bắt đầu ngay với người bị nghi ngờ chính.

Thứ tự tham khảo:

1. Người phát hiện sai lệch.
2. Bộ phận sử dụng.
3. Nhân viên kho.
4. Người kiểm tra chất lượng.
5. Kế toán.
6. Người phê duyệt.
7. Nhân viên mua hàng.
8. Nhà cung cấp.
9. Người bị nghi ngờ có vai trò chính.

Mục đích là thu thập thông tin trước khi người có liên quan biết toàn bộ phạm vi kiểm tra.

Câu hỏi nên:

• Ngắn gọn.
• Trung lập.
• Không gợi ý câu trả lời.
• Tập trung vào sự kiện.
• Yêu cầu mô tả quy trình.
• Đối chiếu với tài liệu.
• Cho phép người được hỏi giải trình.

Ví dụ:

“Anh/chị hãy mô tả cách ba báo giá này được tiếp nhận.”

Không nên hỏi:

“Anh/chị đã nhờ nhà cung cấp làm giả ba báo giá đúng không?”

Doanh nghiệp cần lập biên bản làm việc, ghi nhận câu hỏi, câu trả lời, tài liệu được cung cấp và nội dung cần xác minh thêm.

Bước 9: Đánh giá thiệt hại và phạm vi liên quan

Thiệt hại không chỉ là số tiền bị chiếm đoạt trực tiếp.

Doanh nghiệp cần tính đến:

• Chênh lệch giá.
• Hàng giao thiếu.
• Hàng lỗi.
• Chi phí sửa chữa.
• Chi phí đổi trả.
• Gián đoạn sản xuất.
• Mất khách hàng.
• Chi phí lưu kho.
• Chi phí điều tra.
• Phạt hợp đồng.
• Rủi ro thuế.
• Rủi ro pháp lý.
• Tổn hại uy tín.

Cần xác định vụ việc:

• Chỉ xảy ra ở một giao dịch.
• Liên quan đến nhiều đơn hàng.
• Liên quan một nhà cung cấp.
• Có nhiều nhà cung cấp phối hợp.
• Chỉ có một nhân viên.
• Có sự tham gia của người phê duyệt, kho hoặc kế toán.

Bước 10: Lập báo cáo kết quả

Báo cáo nên có cấu trúc:

1. Mục tiêu kiểm tra.
2. Phạm vi.
3. Phương pháp.
4. Nguồn dữ liệu.
5. Timeline sự việc.
6. Giao dịch liên quan.
7. Dữ kiện đã xác minh.
8. Nội dung chưa thể xác minh.
9. Lời giải trình.
10. Thiệt hại ước tính.
11. Rủi ro còn tồn tại.
12. Khuyến nghị bước tiếp theo.
13. Phụ lục tài liệu.

Báo cáo cần phân biệt:

• Sự kiện.
• Tài liệu.
• Lời khai.
• Nhận định.
• Giả thuyết.
• Kết luận.

Không nên sử dụng từ ngữ quy kết hình sự nếu chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 11: Tham vấn pháp lý trước khi xử lý nhân sự

Phát hiện giao dịch bất thường không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể tự động sa thải hoặc yêu cầu nhân viên bồi thường.

Việc xử lý cần xem xét:

• Nội quy lao động.
• Hợp đồng lao động.
• Quy chế tài chính.
• Quy chế mua sắm.
• Phân quyền.
• Nghĩa vụ công việc.
• Chứng cứ.
• Trình tự làm việc.
• Mức độ thiệt hại.
• Quyền giải trình của người lao động.

Các quy định hướng dẫn về điều kiện lao động, quan hệ lao động và xử lý nội bộ được đề cập tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên phối hợp luật sư hoặc bộ phận pháp chế trước khi:

• Tạm đình chỉ công việc.
• Điều chuyển vị trí.
• Xử lý kỷ luật.
• Chấm dứt hợp đồng.
• Yêu cầu bồi thường.
• Công bố vụ việc.
• Chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng.

Những sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi điều tra gian lận mua hàng

1. Công khai nghi vấn quá sớm

Việc thông báo rộng rãi có thể:

• Làm mất dữ liệu.
• Gây hoang mang.
• Ảnh hưởng danh dự người chưa được xác minh.
• Khiến nhà cung cấp ngừng hợp tác.
• Tạo điều kiện cho các bên thống nhất lời khai.
• Gây tranh chấp lao động.

Thông tin chỉ nên được chia sẻ cho những người thực sự cần tham gia xử lý.

2. Kết luận từ một dấu hiệu đơn lẻ

Không nên kết luận nhân viên nhận hoa hồng chỉ vì:

• Thường xuyên gặp nhà cung cấp.
• Có mức sống cao.
• Không muốn đổi đối tác.
• Giá mua cao hơn một báo giá trên mạng.
• Một chứng từ bị thiếu.
• Có quan hệ quen biết.

Doanh nghiệp cần tìm mối liên hệ giữa hành vi, giao dịch, lợi ích và thiệt hại.

3. Chỉ kiểm tra nhân viên mua hàng

Gian lận có thể xảy ra ở:

• Bộ phận đề xuất.
• Người phê duyệt.
• Kho.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kế toán.
• Người quản trị hệ thống.
• Nhà cung cấp.
• Đơn vị vận chuyển.

Nếu chỉ tập trung vào một nhân viên, doanh nghiệp có thể bỏ sót cấu trúc thông đồng rộng hơn.

4. Đối chất trước khi sao lưu dữ liệu

Khi biết mình bị kiểm tra, người liên quan có thể:

• Xóa email.
• Hủy chứng từ.
• Thay đổi nội dung.
• Liên hệ nhà cung cấp.
• Di chuyển hàng hóa.
• Đóng tài khoản.
• Nghỉ việc đột ngột.

Bảo toàn dữ liệu phải được thực hiện trước các buổi làm việc chính thức nếu có nguy cơ thông tin bị mất.

5. Tự ý truy cập tài khoản cá nhân

Doanh nghiệp không nên tự ý:

• Đăng nhập email cá nhân.
• Đọc tin nhắn riêng.
• Lấy mật khẩu.
• Sử dụng mã OTP.
• Cài phần mềm giám sát bí mật.
• Sao chép dữ liệu cá nhân không liên quan.
• Gắn thiết bị định vị trái phép.
• Nghe lén.

Phạm vi kiểm tra cần dựa trên quyền quản lý hợp pháp đối với tài khoản, thiết bị, hệ thống và dữ liệu công việc của doanh nghiệp.

6. Sửa hoặc di chuyển dữ liệu gốc

Việc mở, đổi tên, chỉnh sửa hoặc sao chép không đúng cách có thể làm thay đổi thông tin kỹ thuật.

Doanh nghiệp nên:

• Giữ bản gốc.
• Tạo bản sao để phân tích.
• Ghi nhận người tiếp cận.
• Lưu lịch sử bàn giao.
• Không tự ý “làm sạch” dữ liệu.
• Không chuyển định dạng khi chưa cần thiết.

7. Phỏng vấn mang tính buộc tội

Câu hỏi buộc tội dễ khiến người được hỏi phòng thủ, từ chối hợp tác hoặc cho rằng doanh nghiệp đã có định kiến.

Nên hỏi theo trình tự:

• Quy trình thông thường.
• Vai trò của người được hỏi.
• Giao dịch cụ thể.
• Điểm bất thường.
• Hồ sơ hỗ trợ.
• Giải thích chênh lệch.

8. Không cho người liên quan cơ hội giải trình

Một giao dịch bất thường có thể có lý do hợp lý mà hồ sơ ban đầu chưa phản ánh.

Doanh nghiệp cần:

• Thông báo nội dung cần giải trình.
• Đưa ra tài liệu liên quan.
• Ghi nhận phản hồi.
• Cho phép bổ sung hồ sơ.
• Kiểm tra tính chính xác của lời giải thích.

9. Để người có xung đột lợi ích tham gia nhóm kiểm tra

Một quản lý có thể không trực tiếp thực hiện giao dịch nhưng có trách nhiệm phê duyệt hoặc có quan hệ với nhà cung cấp.

Người này không nên kiểm soát:

• Phạm vi kiểm tra.
• Danh sách tài liệu.
• Phỏng vấn.
• Kết luận.
• Quyết định xử lý.

10. Chỉ dựa vào lời tố cáo

Thông tin tố giác là điểm khởi đầu, không phải kết luận.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Người tố giác có trực tiếp biết sự việc không?
• Có tài liệu không?
• Thời gian, địa điểm và giao dịch cụ thể là gì?
• Thông tin có mâu thuẫn không?
• Có động cơ cá nhân không?
• Dữ liệu hệ thống có xác nhận không?

Không nên bỏ qua tố giác chỉ vì người gửi ẩn danh, nhưng cũng không nên quy kết chỉ dựa trên nội dung phản ánh.

11. Không kiểm tra giao dịch cũ

Khi phát hiện một sai phạm, doanh nghiệp thường chỉ xử lý đơn hàng hiện tại. Tuy nhiên, gian lận mua hàng thường hình thành thành mô hình.

Cần mở rộng kiểm tra theo:

• Cùng nhân viên.
• Cùng nhà cung cấp.
• Cùng nhóm hàng.
• Cùng người phê duyệt.
• Cùng tài khoản nhận tiền.
• Cùng loại sai lệch.

12. Chỉ tập trung tìm người sai mà không sửa quy trình

Ngay cả khi xác định được cá nhân có hành vi gian lận, lỗ hổng kiểm soát vẫn có thể tiếp tục tồn tại.

Sau vụ việc, doanh nghiệp cần rà soát:

• Phân tách nhiệm vụ.
• Hạn mức phê duyệt.
• Quy trình tạo nhà cung cấp.
• Tiếp nhận báo giá.
• Nghiệm thu.
• Đối chiếu thanh toán.
• Quyền truy cập hệ thống.
• Quy định xung đột lợi ích.
• Chính sách quà tặng.
• Kênh tố giác.

Có nên đình chỉ nhân viên ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường?

Không có một phương án áp dụng chung cho mọi trường hợp.

Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa hai nhóm rủi ro:

Rủi ro nếu nhân viên tiếp tục làm việc

• Có thể sửa hoặc xóa dữ liệu.
• Tiếp tục tạo giao dịch.
• Liên hệ nhà cung cấp.
• Tác động đến nhân chứng.
• Làm phát sinh thêm thiệt hại.
• Tiếp tục truy cập tài khoản hoặc hệ thống.

Rủi ro nếu áp dụng biện pháp quá sớm

• Nhân viên có thể cho rằng doanh nghiệp xử lý không đúng trình tự.
• Người chưa sai phạm bị ảnh hưởng danh dự.
• Hoạt động mua hàng bị gián đoạn.
• Thông tin điều tra bị lộ.
• Phát sinh tranh chấp lao động.
• Các bên liên quan nhận biết phạm vi kiểm tra.

Trước khi tạm đình chỉ, điều chuyển hoặc giới hạn quyền hạn, doanh nghiệp nên xem xét nội quy lao động, hợp đồng, thẩm quyền quản lý và ý kiến pháp lý.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro trước bằng các biện pháp kiểm soát hệ thống:

• Thêm cấp phê duyệt.
• Tạm khóa quyền tạo nhà cung cấp.
• Tạm khóa quyền sửa tài khoản thanh toán.
• Yêu cầu kiểm tra chéo.
• Tăng kiểm kê.
• Tách khâu nhận hàng và đặt hàng.
• Sao lưu dữ liệu.

Khi nào cần mở rộng từ kiểm tra nội bộ sang xác minh độc lập?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị bên ngoài khi:

• Nhà cung cấp không có hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
• Hồ sơ pháp lý hợp lệ nhưng năng lực thực tế đáng ngờ.
• Có dấu hiệu nhân viên và nhà cung cấp liên hệ ngoài doanh nghiệp.
• Nhiều bên có thể đã thống nhất lời giải trình.
• Dữ liệu nội bộ không đủ xác định hàng hóa đã đi đâu.
• Vụ việc liên quan nhiều địa điểm.
• Giá trị thiệt hại lớn.
• Ban lãnh đạo cần báo cáo độc lập.
• Vụ việc có khả năng chuyển thành tranh chấp.
• Bộ phận kiểm tra có xung đột lợi ích.
• Doanh nghiệp cần ghi nhận hoạt động thực tế theo timeline.

Đơn vị xác minh độc lập không thay thế kiểm toán, luật sư hoặc cơ quan nhà nước. Vai trò phù hợp là:

• Xác minh thông tin thực tế.
• Đối chiếu hồ sơ với địa điểm.
• Kiểm tra hoạt động của nhà cung cấp.
• Ghi nhận sự kiện trong phạm vi hợp pháp.
• Xây dựng timeline.
• Tổng hợp báo cáo.
• Hỗ trợ doanh nghiệp và luật sư có thêm dữ kiện để đánh giá.

Khi vụ việc có dấu hiệu liên quan đến tranh chấp hợp đồng hoặc cần chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ hỗ trợ luật sư xác minh thông tin.

Cần kiểm tra dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp?

Doanh nghiệp không nên gửi toàn bộ hồ sơ nhạy cảm qua các kênh chưa được thống nhất. Hãy mô tả ngắn gọn dấu hiệu, thời gian, đối tượng và mục tiêu cần làm rõ tại trang gửi yêu cầu điều tra bảo mật.

Hotline/Zalo 24/7: 0898 004 874

Thám tử An Long sẽ đánh giá sơ bộ tính khả thi, đề xuất phạm vi xác minh và thống nhất phương thức bảo mật trước khi triển khai.

Thám tử An Long hỗ trợ xác minh gian lận mua hàng như thế nào?

Kiểm tra gian lận trong bộ phận mua hàng thường không chỉ là rà soát chứng từ nội bộ. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ với hoạt động thực tế của nhà cung cấp, xác minh mối liên hệ giữa các bên hoặc ghi nhận sự việc tại địa điểm bên ngoài doanh nghiệp.

Thám tử An Long có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu và xác minh những dữ kiện thực tế theo phạm vi đã thống nhất. Hoạt động xác minh không thay thế kiểm toán, luật sư, cơ quan điều tra hoặc cơ quan tiến hành tố tụng.

Mục tiêu là cung cấp thêm dữ liệu khách quan để ban lãnh đạo, bộ phận kiểm soát nội bộ và cố vấn pháp lý có cơ sở đánh giá vụ việc.

Những trường hợp phù hợp sử dụng dịch vụ xác minh độc lập

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ điều tra gian lận nội bộ khi gặp một hoặc nhiều tình huống sau:

• Nhân viên mua hàng có dấu hiệu thông đồng với nhà cung cấp.
• Một nhà cung cấp liên tục được ưu tiên nhưng không có lợi thế rõ ràng.
• Giá mua cao hơn thị trường trong thời gian dài.
• Hồ sơ nhà cung cấp hợp lệ nhưng không tìm thấy hoạt động thực tế.
• Hàng hóa có dấu hiệu giao thiếu hoặc bị thay đổi chất lượng.
• Đơn hàng thường xuyên bị chia nhỏ để né phê duyệt.
• Báo giá cạnh tranh có dấu hiệu được tạo từ cùng một nguồn.
• Có nghi vấn nhà cung cấp sân sau hoặc doanh nghiệp do người liên quan kiểm soát.
• Hàng đã được nghiệm thu nhưng không xuất hiện trong kho.
• Nhân viên và nhà cung cấp thường xuyên gặp riêng ngoài công việc.
• Doanh nghiệp cần xác minh địa chỉ, kho, nhân sự hoặc năng lực thực tế của đối tác.
• Bộ phận kiểm tra nội bộ có nguy cơ xung đột lợi ích.
• Vụ việc liên quan đến nhiều nhân viên, địa điểm hoặc nhà cung cấp.
• Doanh nghiệp cần xây dựng timeline trước khi làm việc với luật sư.

Không phải vụ việc nào cũng cần theo dõi thực địa. Với những nghi vấn có thể làm rõ bằng chứng từ, dữ liệu kế toán hoặc hệ thống quản trị, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra nội bộ trước.

Xác minh bên ngoài phù hợp hơn khi câu hỏi cần trả lời liên quan đến hoạt động thực tế mà hồ sơ doanh nghiệp không thể tự chứng minh.

Phạm vi công việc An Long có thể hỗ trợ

Tùy mục tiêu, dữ liệu đầu vào và địa bàn, phạm vi xác minh có thể bao gồm:

Xác minh hoạt động thực tế của nhà cung cấp

An Long có thể hỗ trợ kiểm tra:

• Địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh.
• Văn phòng.
• Kho bãi.
• Biển hiệu.
• Quy mô hoạt động quan sát được.
• Phương tiện và điều kiện giao nhận.
• Tần suất hoạt động tại địa chỉ.
• Đơn vị thực tế đang sử dụng địa điểm.
• Dấu hiệu địa chỉ chỉ được sử dụng để đăng ký hồ sơ.
• Sự khác biệt giữa hồ sơ và hoạt động thực tế.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ xác minh khách hàng – nhà cung cấp khi mục tiêu chính là kiểm tra sự tồn tại, năng lực và mức độ tin cậy của đối tác.

Xác minh mối liên hệ có dấu hiệu xung đột lợi ích

Phạm vi có thể tập trung vào việc kiểm tra những mối liên hệ có liên quan trực tiếp đến giao dịch, chẳng hạn:

• Mối liên hệ giữa nhân viên và người đại diện nhà cung cấp.
• Việc các bên thường xuyên gặp nhau ngoài bối cảnh công việc.
• Hoạt động kinh doanh chung có thể quan sát và xác minh hợp pháp.
• Địa chỉ, đầu mối hoặc phương tiện có dấu hiệu liên quan.
• Nhà cung cấp được kiểm soát bởi người thân hoặc người có quan hệ lợi ích.
• Nhiều nhà cung cấp có dấu hiệu cùng một nhóm điều hành.

Có quan hệ quen biết không đồng nghĩa với gian lận. Mục tiêu xác minh là làm rõ mối liên hệ có ảnh hưởng đến quyết định mua hàng hay không, thay vì thu thập tràn lan thông tin đời tư.

Xác minh năng lực thực hiện hợp đồng

Một nhà cung cấp có thể trình bày hồ sơ năng lực rất đầy đủ nhưng không trực tiếp sở hữu nhân sự, máy móc, kho hoặc phương tiện như đã khai báo.

Doanh nghiệp có thể cần làm rõ:

• Nhà cung cấp có tự thực hiện công việc không?
• Có thuê toàn bộ đơn vị khác thực hiện không?
• Nhân sự kỹ thuật được kê khai có làm việc thực tế không?
• Kho hàng có tồn tại không?
• Phương tiện giao nhận có phù hợp với khối lượng hợp đồng không?
• Cơ sở sản xuất có hoạt động tại địa chỉ được cung cấp không?
• Nhà cung cấp có đủ điều kiện đáp ứng tiến độ không?

Đối với giao dịch quan trọng hoặc hợp đồng dài hạn, hoạt động xác minh đối tác doanh nghiệp nên được thực hiện trước khi doanh nghiệp tăng hạn mức thanh toán, đặt cọc lớn hoặc trao quyền độc quyền.

Ghi nhận hoạt động thực tế theo mốc thời gian

Khi điều kiện và pháp luật cho phép, kết quả có thể được ghi nhận dưới dạng:

• Nhật ký thời gian.
• Mô tả sự kiện.
• Hình ảnh.
• Video.
• Địa điểm.
• Phương tiện liên quan.
• Mối liên hệ giữa các sự kiện.
• Tài liệu công khai hoặc được cung cấp hợp pháp.
• Bảng đối chiếu giữa hồ sơ và thực tế.

Việc ghi nhận phải tập trung vào mục tiêu đã thống nhất và không được thực hiện bằng phương thức xâm nhập tài khoản, thiết bị, hệ thống hoặc không gian riêng tư trái phép.

Hỗ trợ xác minh thất thoát hàng hóa và tài sản

Khi gian lận mua hàng có liên quan đến giao thiếu, nhập khống hoặc hàng hóa bị chuyển ra ngoài, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra đồng thời:

• Thời điểm hàng được giao.
• Phương tiện vận chuyển.
• Người trực tiếp tiếp nhận.
• Khu vực nhập hàng.
• Lịch sử xuất kho.
• Địa điểm hàng hóa được chuyển đến.
• Nhân viên hoặc đơn vị trung gian liên quan.
• Mối liên hệ giữa người mua hàng, kho và nhà cung cấp.

Trường hợp này có thể tham khảo dịch vụ điều tra thất thoát tài sản doanh nghiệp.

Những yêu cầu An Long không tiếp nhận

Để bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế rủi ro cho khách hàng, An Long không tiếp nhận những yêu cầu như:

• Xâm nhập email, mạng xã hội hoặc tài khoản cá nhân.
• Lấy mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin đăng nhập.
• Cài phần mềm gián điệp vào điện thoại hoặc máy tính.
• Nghe lén trái phép.
• Định vị thiết bị hoặc phương tiện khi không có căn cứ phù hợp.
• Mua bán dữ liệu cá nhân không rõ nguồn gốc.
• Làm giả tài liệu hoặc chứng cứ.
• Dàn dựng tình huống để buộc một người thực hiện hành vi sai phạm.
• Đe dọa hoặc ép buộc nhân viên, nhà cung cấp.
• Xâm nhập trái phép vào văn phòng, kho hoặc nơi ở.
• Thu thập thông tin không liên quan đến mục tiêu xác minh.
• Cam kết tạo ra kết luận phù hợp với nghi ngờ ban đầu của khách hàng.

Doanh nghiệp có thể xem thêm điều khoản sử dụng và nguyên tắc hoạt động của Thám tử An Long trước khi gửi hồ sơ.

Quy trình xác minh dấu hiệu gian lận mua hàng tại An Long

Tùy mức độ phức tạp, một vụ việc có thể được điều chỉnh phạm vi. Quy trình cơ bản gồm các bước sau.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin sơ bộ

Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp những dữ kiện ban đầu:

• Vấn đề đang nghi ngờ.
• Nhân viên hoặc nhà cung cấp có liên quan.
• Khoảng thời gian cần kiểm tra.
• Địa bàn.
• Các giao dịch đáng chú ý.
• Thông tin nhận diện.
• Mục tiêu cụ thể cần làm rõ.
• Mức độ khẩn cấp.

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp không nên gửi toàn bộ dữ liệu nội bộ hoặc tài liệu chứa thông tin nhạy cảm qua kênh chưa được thống nhất.

Bước 2: Làm rõ câu hỏi cần xác minh

Một yêu cầu hiệu quả phải được chuyển thành các câu hỏi cụ thể.

Ví dụ:

• Nhà cung cấp có hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký không?
• Nhà cung cấp có kho và phương tiện như hồ sơ kê khai không?
• Hai doanh nghiệp gửi báo giá có hoạt động độc lập không?
• Nhân viên mua hàng có mối liên hệ lợi ích với người đại diện nhà cung cấp không?
• Hàng hóa đã được giao đến địa điểm nào?
• Đơn vị nào thực sự thực hiện hợp đồng?
• Nhà cung cấp có đủ năng lực giao số lượng hàng đã ghi trên chứng từ không?

Câu hỏi càng rõ, phạm vi công việc càng tập trung và dễ kiểm soát chi phí.

Bước 3: Đánh giá dữ liệu đầu vào và tính khả thi

An Long sẽ xem xét:

• Thông tin nhận diện có đủ không?
• Địa chỉ có chính xác không?
• Thời gian dự kiến có phù hợp không?
• Có thể quan sát hoặc kiểm tra hoạt động thực tế không?
• Kết quả dự kiến có trả lời được câu hỏi của doanh nghiệp không?
• Yêu cầu có nguy cơ xâm phạm quyền riêng tư hay không?
• Cần phối hợp nhân sự ở bao nhiêu địa bàn?
• Có phương án ít xâm lấn hơn không?

Không phải yêu cầu nào cũng có thể triển khai. Những trường hợp không đủ dữ liệu, mục tiêu không rõ hoặc phương pháp tiềm ẩn rủi ro pháp lý có thể được đề nghị điều chỉnh hoặc từ chối.

Bước 4: Thống nhất phạm vi, thời gian và chi phí

Trước khi triển khai, hai bên cần thống nhất:

• Nội dung cần xác minh.
• Đối tượng và địa bàn.
• Thời gian.
• Phương pháp phù hợp.
• Hình thức cập nhật.
• Kết quả dự kiến bàn giao.
• Chi phí.
• Trường hợp cần phát sinh.
• Nguyên tắc bảo mật.
• Người có quyền nhận báo cáo.

Chi phí phụ thuộc vào phạm vi địa bàn, số đối tượng, thời gian, mức độ phức tạp và loại thông tin cần kiểm tra. An Long không nên cam kết một mức giá chung cho mọi vụ việc khi chưa đánh giá dữ liệu đầu vào.

Bước 5: Triển khai và cập nhật theo mốc

Trong quá trình thực hiện, thông tin được cập nhật theo những mốc đã thống nhất.

Đối với vụ việc doanh nghiệp, không nên gửi liên tục mọi dữ liệu rời rạc khi chưa kiểm tra. Cách phù hợp hơn là cập nhật:

• Công việc đã thực hiện.
• Dữ kiện đã xác minh.
• Nội dung chưa thể xác minh.
• Dấu hiệu mới xuất hiện.
• Rủi ro ảnh hưởng đến phương án.
• Đề xuất điều chỉnh phạm vi nếu cần.

Bước 6: Bàn giao báo cáo

Tùy tính chất vụ việc, báo cáo có thể gồm:

• Mục tiêu xác minh.
• Phạm vi công việc.
• Phương pháp.
• Timeline.
• Dữ kiện đã ghi nhận.
• Hình ảnh hoặc video khi phù hợp.
• Bảng đối chiếu hồ sơ với hoạt động thực tế.
• Những điểm chưa thể kết luận.
• Hạn chế của kết quả.
• Đề xuất nội dung cần kiểm tra tiếp.

Báo cáo không phải là phán quyết pháp lý và không thay thế kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên chuyển báo cáo cho bộ phận pháp chế, kiểm toán hoặc luật sư trước khi đưa ra quyết định ảnh hưởng lớn đến nhân sự và hợp đồng.

Khách hàng có thể xem thêm quy trình làm việc tại Thám tử An Long để hiểu nguyên tắc tiếp nhận, đánh giá và triển khai một yêu cầu xác minh.

Doanh nghiệp cần cung cấp gì khi yêu cầu xác minh?

Thông tin đầu vào không cần quá nhiều nhưng phải đúng đối tượng và đúng mục tiêu.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Thông tin nhận diện

• Họ tên nhân viên liên quan.
• Chức vụ.
• Ảnh nhận diện nếu cần thiết.
• Tên nhà cung cấp.
• Người đại diện.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại công khai.
• Phương tiện hoặc đầu mối liên quan.
• Địa điểm cần kiểm tra.

Nội dung nghi vấn

• Dấu hiệu bất thường.
• Thời điểm bắt đầu.
• Giao dịch liên quan.
• Mức độ lặp lại.
• Giá trị ước tính.
• Người đã biết sự việc.
• Những bước doanh nghiệp đã thực hiện.
• Nguy cơ thông tin bị lộ.

Hồ sơ có thể cung cấp

Tùy vụ việc:

• Báo giá.
• Đơn đặt hàng.
• Hợp đồng.
• Phiếu giao nhận.
• Hóa đơn.
• Danh sách nhà cung cấp.
• Timeline ban đầu.
• Ảnh hàng hóa.
• Địa chỉ kho.
• Biển số phương tiện đã được doanh nghiệp ghi nhận hợp pháp.
• Nội dung trao đổi công việc thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nên cung cấp:

• Mật khẩu.
• Mã OTP.
• Tài khoản đăng nhập.
• Dữ liệu cá nhân không liên quan.
• Tài liệu lấy được bằng phương thức trái phép.
• Nội dung chưa kiểm chứng nhưng được trình bày như sự thật.

Cần xác minh kín đáo trước khi làm việc với nhân viên hoặc nhà cung cấp?

Doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu điều tra bảo mật với những thông tin tối thiểu gồm dấu hiệu bất thường, đối tượng, địa bàn và nội dung cần làm rõ.

Hotline/Zalo 24/7: 0898 004 874

Thám tử An Long sẽ đánh giá tính khả thi và đề xuất phạm vi công việc trước khi triển khai.

12 biện pháp phòng ngừa gian lận trong bộ phận mua hàng

Phòng ngừa hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn so với xử lý khi thiệt hại đã xảy ra. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống kiểm soát theo nhiều lớp thay vì phụ thuộc vào sự trung thực của một cá nhân.

1. Phân tách nhiệm vụ trong quy trình mua hàng

Một người không nên kiểm soát toàn bộ giao dịch từ đầu đến cuối.

Các nhiệm vụ nên được phân tách:

• Đề xuất nhu cầu.
• Phê duyệt nhu cầu.
• Xây dựng tiêu chuẩn.
• Tiếp nhận báo giá.
• Lựa chọn nhà cung cấp.
• Tạo đơn đặt hàng.
• Nhận hàng.
• Kiểm tra chất lượng.
• Nghiệm thu.
• Thanh toán.
• Quản lý dữ liệu nhà cung cấp.

Đối với doanh nghiệp nhỏ không đủ nhân sự để phân tách hoàn toàn, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán trưởng cần thực hiện kiểm tra bổ sung đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc bất thường.

2. Kiểm soát chặt việc tạo mới nhà cung cấp

Quyền tạo mới hoặc chỉnh sửa nhà cung cấp là một vị trí có rủi ro cao.

Trước khi kích hoạt nhà cung cấp, cần kiểm tra:

• Tên pháp lý.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Email tên miền.
• Số điện thoại.
• Tài khoản ngân hàng.
• Tên người thụ hưởng.
• Hồ sơ năng lực.
• Người đề xuất tạo mới.
• Mối quan hệ với nhân viên.

Người phụ trách mua hàng không nên đồng thời có quyền tự tạo, phê duyệt và thay đổi tài khoản thanh toán của nhà cung cấp.

Mọi thay đổi tài khoản ngân hàng cần được xác nhận qua một kênh độc lập, tránh chỉ dựa trên email thông báo.

3. Thiết lập kênh tiếp nhận báo giá độc lập

Báo giá nên được gửi đến:

• Email chung.
• Hệ thống đấu giá.
• Bộ phận kiểm soát.
• Một nhóm gồm nhiều người được phân quyền.

Không nên để một nhân viên:

• Tự lựa chọn các đơn vị được mời.
• Nhận toàn bộ báo giá.
• Đọc trước mức giá.
• Chấm điểm.
• Đề xuất kết quả.
• Lưu giữ hồ sơ duy nhất.

Với giao dịch quan trọng, doanh nghiệp có thể quy định thời điểm mở báo giá và yêu cầu ít nhất hai người chứng kiến.

4. Quy định rõ trường hợp được mua từ một nguồn duy nhất

Mua từ một nhà cung cấp duy nhất có thể cần thiết nhưng phải có căn cứ.

Hồ sơ cần thể hiện:

• Lý do kỹ thuật.
• Tính độc quyền.
• Khả năng tương thích.
• Tình huống khẩn cấp.
• Khảo sát thị trường.
• Phê duyệt của người có thẩm quyền.
• Cách đánh giá giá mua vẫn hợp lý.

Các trường hợp mua một nguồn cần được rà soát định kỳ để tránh biến ngoại lệ thành thông lệ.

5. Kiểm soát xung đột lợi ích

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên liên quan đến mua hàng khai báo:

• Người thân đang làm việc tại nhà cung cấp.
• Phần vốn góp.
• Hoạt động kinh doanh riêng.
• Khoản vay hoặc nghĩa vụ tài chính.
• Quan hệ tình cảm có liên quan.
• Việc từng làm việc cho nhà cung cấp.
• Quà tặng hoặc quyền lợi đã nhận.
• Sự kiện, chuyến đi hoặc chi phí được tài trợ.

Người có xung đột lợi ích không nên tham gia lựa chọn, đánh giá, nghiệm thu hoặc phê duyệt nhà cung cấp liên quan.

6. Xây dựng chính sách quà tặng và tiếp khách

Doanh nghiệp cần quy định rõ:

• Nhân viên có được nhận quà không?
• Mức giá trị phải khai báo.
• Cách xử lý quà không thể từ chối.
• Trường hợp cấm tuyệt đối.
• Người tiếp nhận báo cáo.
• Hình thức lưu hồ sơ.
• Chế tài khi không khai báo.

Không nên sử dụng quy định chung chung như “không được nhận quà có giá trị lớn” nhưng không xác định thế nào là giá trị lớn.

7. Luân chuyển nhân sự và nhóm nhà cung cấp phụ trách

Một nhân viên phụ trách cùng nhà cung cấp trong thời gian quá dài có thể tạo quan hệ phụ thuộc hoặc lợi ích khó kiểm soát.

Doanh nghiệp có thể:

• Luân chuyển nhóm hàng.
• Thay đổi người tiếp nhận báo giá.
• Yêu cầu nhân viên khác tham gia đàm phán.
• Kiểm tra chéo trong thời gian nghỉ phép.
• Đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ.
• Mở lại cạnh tranh sau một khoảng thời gian.

Luân chuyển không đồng nghĩa với nghi ngờ nhân viên. Đây là một biện pháp kiểm soát bình thường.

8. Thực hiện đối chiếu ba bên trước khi thanh toán

Kế toán chỉ nên thanh toán khi thông tin giữa ba tài liệu phù hợp:

1. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
2. Phiếu nhận hàng hoặc biên bản nghiệm thu.
3. Hóa đơn.

Những sai lệch cần được kiểm tra:

• Số lượng.
• Đơn giá.
• Mã hàng.
• Thuế.
• Tài khoản nhận tiền.
• Ngày giao hàng.
• Chữ ký.
• Chiết khấu.
• Chi phí phát sinh.

Hệ thống cần cảnh báo khi thanh toán vượt số lượng, vượt giá trị hoặc không có đơn đặt hàng.

9. Tách khâu nhận hàng khỏi bộ phận mua hàng

Người lựa chọn nhà cung cấp không nên là người duy nhất xác nhận hàng đã được giao đúng.

Bộ phận nhận hàng cần kiểm tra độc lập:

• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Mã hàng.
• Quy cách.
• Tình trạng.
• Thời gian.
• Phương tiện.
• Chứng từ.
• Vị trí nhập kho.

Đối với hàng có giá trị lớn, cần có ít nhất hai người kiểm đếm hoặc sử dụng dữ liệu cân, hình ảnh và nhật ký cổng để đối chiếu.

10. Phân tích dữ liệu mua hàng định kỳ

Doanh nghiệp có thể xây dựng các cảnh báo:

• Giao dịch sát hạn mức.
• Nhiều đơn nhỏ trong thời gian gần nhau.
• Một nhà cung cấp nhận tỷ trọng quá lớn.
• Giá tăng bất thường.
• Hóa đơn trùng.
• Tài khoản ngân hàng trùng.
• Địa chỉ nhà cung cấp trùng.
• Mua hàng ngoài giờ.
• Nhiều giao dịch cuối kỳ.
• Tỷ lệ mua khẩn cấp cao.
• Nhà cung cấp mới nhận đơn lớn.
• Số lần sửa đơn hàng.
• Thanh toán trước nghiệm thu.

Dữ liệu nên được phân tích theo nhân viên, nhà cung cấp, nhóm hàng, chi nhánh và người phê duyệt.

11. Tổ chức kiểm tra đột xuất

Kiểm tra đột xuất có thể áp dụng với:

• Hàng tồn kho.
• Hồ sơ báo giá.
• Danh sách nhà cung cấp.
• Quyền truy cập hệ thống.
• Tài khoản thanh toán.
• Đơn hàng khẩn cấp.
• Hợp đồng bị điều chỉnh nhiều lần.
• Giao dịch sát hạn mức.

Kiểm tra không nên chỉ diễn ra khi đã có tố cáo. Tần suất kiểm tra ngẫu nhiên giúp tăng khả năng phát hiện và ngăn ngừa sai phạm.

12. Thiết lập kênh tố giác bảo mật

Nhân viên kho, kế toán, bộ phận sử dụng hoặc nhà cung cấp khác thường là những người đầu tiên nhận thấy bất thường.

Kênh phản ánh cần:

• Dễ tiếp cận.
• Cho phép ẩn danh khi phù hợp.
• Bảo mật danh tính.
• Có người tiếp nhận độc lập.
• Có quy trình sàng lọc.
• Không để người bị phản ánh kiểm soát.
• Chống trả đũa người cung cấp thông tin thiện chí.
• Có thời hạn phản hồi.

Thông tin tố giác cần được kiểm chứng bằng dữ liệu, không sử dụng trực tiếp như kết luận.

Checklist kiểm soát gian lận mua hàng dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng dưới đây để tự rà soát:

Nếu nhiều nội dung quan trọng vẫn ở trạng thái “chưa thực hiện”, doanh nghiệp nên ưu tiên hoàn thiện quy trình trước khi mở rộng quy mô mua hàng.

Câu hỏi thường gặp về gian lận trong bộ phận mua hàng

Dấu hiệu rõ nhất của gian lận trong bộ phận mua hàng là gì?

Không có một dấu hiệu riêng lẻ nào đủ để kết luận gian lận.

Nghi vấn trở nên đáng chú ý khi nhiều biểu hiện xuất hiện đồng thời, chẳng hạn:

• Một nhà cung cấp liên tục được ưu tiên.
• Giá mua cao hơn thị trường.
• Đơn hàng bị chia nhỏ.
• Báo giá giống nhau bất thường.
• Hàng giao thiếu.
• Hồ sơ được lập sau giao dịch.
• Nhân viên không giải trình được.
• Có mối quan hệ lợi ích không được khai báo.

Doanh nghiệp cần kiểm tra mô hình giao dịch thay vì chỉ nhìn vào một chứng từ.

Nhân viên mua hàng nhận quà của nhà cung cấp có phải gian lận không?

Không phải mọi món quà đều chứng minh có gian lận. Cần xem xét:

• Chính sách của doanh nghiệp.
• Giá trị món quà.
• Thời điểm nhận.
• Người tặng.
• Mối liên hệ với quyết định mua hàng.
• Việc nhân viên có khai báo hay không.
• Nhà cung cấp có được hưởng lợi bất thường không.

Quà có giá trị nhỏ nhưng được nhận thường xuyên và không khai báo vẫn có thể tạo xung đột lợi ích.

Làm sao phát hiện nhân viên mua hàng nhận hoa hồng ngoài?

Không nên cố gắng tìm một khoản chuyển tiền trực tiếp duy nhất. Hoa hồng có thể được che giấu bằng nhiều hình thức.

Doanh nghiệp nên kiểm tra tổng thể:

• Tỷ lệ đơn hàng.
• Chênh lệch giá.
• Tiêu chí lựa chọn.
• Chiết khấu.
• Hàng tặng.
• Quan hệ với nhà cung cấp.
• Đơn hàng sát hạn mức.
• Chất lượng giao hàng.
• Lịch sử phê duyệt.
• Hoạt động của nhà cung cấp sân sau.

Kết quả phải dựa trên nhiều nguồn dữ liệu nhất quán.

Doanh nghiệp có được kiểm tra email công việc của nhân viên không?

Doanh nghiệp cần xem xét quyền quản lý đối với tài khoản, thiết bị và hệ thống, đồng thời tuân thủ nội quy, chính sách sử dụng công nghệ và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Phạm vi kiểm tra phải phục vụ mục đích hợp pháp, cần thiết và liên quan trực tiếp đến vụ việc. Không nên tự ý truy cập tài khoản cá nhân hoặc thu thập dữ liệu riêng tư không liên quan.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham vấn pháp lý trước khi xử lý dữ liệu nhạy cảm.

Có nên gọi điện trực tiếp cho nhà cung cấp để xác minh không?

Có thể, nhưng cách liên hệ cần được chuẩn bị cẩn thận.

Nếu doanh nghiệp đặt câu hỏi quá trực diện khi chưa bảo toàn dữ liệu, nhà cung cấp có thể:

• Thông báo cho nhân viên liên quan.
• Chuẩn bị lại hồ sơ.
• Thống nhất lời giải trình.
• Tạm ngừng hoạt động.
• Chuyển hàng hóa hoặc tài liệu.

Doanh nghiệp nên xác định rõ câu hỏi, người liên hệ, cách ghi nhận và thời điểm phù hợp trước khi làm việc với nhà cung cấp.

Có nên đình chỉ nhân viên ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường không?

Không nên áp dụng máy móc.

Doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Nguy cơ nhân viên tiếp tục gây thiệt hại.
• Khả năng xóa hoặc sửa dữ liệu.
• Quyền hạn trên hệ thống.
• Mức độ nghiêm trọng.
• Nội quy lao động.
• Trình tự pháp lý.
• Khả năng bố trí người thay thế.
• Quyền giải trình của người lao động.

Trước mắt, doanh nghiệp có thể tăng cấp phê duyệt, sao lưu dữ liệu hoặc giới hạn một số quyền hệ thống phù hợp thay vì lập tức đưa ra kết luận.

Thời gian xác minh gian lận mua hàng mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào:

• Số lượng giao dịch.
• Số người liên quan.
• Số nhà cung cấp.
• Địa bàn.
• Dữ liệu đầu vào.
• Mức độ hợp tác.
• Nội dung cần xác minh.
• Khả năng tiếp cận hoạt động thực tế.

Xác minh một địa chỉ nhà cung cấp có thể nhanh hơn nhiều so với vụ việc liên quan đến nhiều nhân viên, kho hàng và giao dịch kéo dài trong nhiều tháng.

Chi phí xác minh gian lận mua hàng được tính như thế nào?

Chi phí thường phụ thuộc vào:

• Mục tiêu.
• Số đối tượng.
• Số địa điểm.
• Thời gian triển khai.
• Số nhân sự cần thiết.
• Chi phí di chuyển.
• Yêu cầu ghi nhận.
• Mức độ phức tạp.
• Hình thức báo cáo.

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ghi rõ phạm vi, kết quả dự kiến, chi phí đã bao gồm và những trường hợp có thể phát sinh.

Báo cáo của đơn vị xác minh có dùng để xử lý nhân viên không?

Báo cáo có thể giúp doanh nghiệp hệ thống hóa dữ kiện, timeline và thông tin thực tế. Tuy nhiên, việc sử dụng báo cáo để xử lý kỷ luật, yêu cầu bồi thường hoặc khởi kiện cần được đánh giá theo:

• Nguồn thông tin.
• Phương pháp thu thập.
• Tính liên quan.
• Tính toàn vẹn.
• Quy định nội bộ.
• Trình tự pháp luật.
• Ý kiến của luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Đơn vị xác minh không quyết định một tài liệu chắc chắn được công nhận là chứng cứ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ An Long?

Thông tin cơ bản gồm:

• Dấu hiệu đang nghi ngờ.
• Đối tượng liên quan.
• Nhà cung cấp liên quan.
• Khoảng thời gian.
• Địa bàn.
• Hồ sơ đang có.
• Câu hỏi cần làm rõ.
• Mức độ khẩn cấp.
• Người được quyền nhận báo cáo.

Không gửi mật khẩu, OTP hoặc tài khoản đăng nhập.

Thông tin của doanh nghiệp có được bảo mật không?

Thông tin cần được quản lý theo phạm vi tiếp cận đã thống nhất. Doanh nghiệp nên làm rõ trước khi triển khai:

• Ai được tiếp nhận hồ sơ?
• Ai được tham gia thực hiện?
• Báo cáo gửi cho ai?
• Kênh trao đổi nào được sử dụng?
• Dữ liệu được lưu trong bao lâu?
• Xử lý hồ sơ sau khi kết thúc như thế nào?

Khách hàng có thể tham khảo chính sách bảo mật thông tin của Thám tử An Long trước khi cung cấp dữ liệu.

Kết luận

Gian lận trong bộ phận mua hàng thường không xuất hiện dưới dạng một sai phạm rõ ràng ngay từ đầu. Hành vi có thể được che giấu bằng báo giá đối chứng, đơn hàng bị chia nhỏ, hồ sơ nghiệm thu đầy đủ về hình thức hoặc nhà cung cấp có đăng ký kinh doanh hợp lệ nhưng không có năng lực thực tế.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào một biểu hiện đơn lẻ để kết luận nhân viên hoặc nhà cung cấp gian lận. Cách xử lý phù hợp là:

1. Ghi nhận chính xác dấu hiệu.
2. Bảo toàn hồ sơ và dữ liệu.
3. Đối chiếu toàn bộ chuỗi giao dịch.
4. Phân tích mô hình theo thời gian.
5. Kiểm tra hoạt động thực tế của nhà cung cấp.
6. Cho người liên quan cơ hội giải trình.
7. Phối hợp kiểm toán, pháp chế hoặc luật sư.
8. Chỉ áp dụng biện pháp xử lý khi có căn cứ phù hợp.
9. Sửa lỗ hổng quy trình sau khi vụ việc kết thúc.

Việc phòng ngừa phải được xây dựng trên hệ thống phân tách nhiệm vụ, kiểm soát nhà cung cấp, tiếp nhận báo giá độc lập, đối chiếu ba bên, phân tích dữ liệu và quản lý xung đột lợi ích.

Khi hồ sơ nội bộ không đủ để trả lời những câu hỏi liên quan đến địa chỉ, năng lực, mối liên hệ hoặc hoạt động thực tế bên ngoài doanh nghiệp, một phương án xác minh độc lập có thể giúp ban lãnh đạo thu thập thêm dữ kiện khách quan trước khi đưa ra quyết định.

Nghi ngờ nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp?

Thám tử An Long hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và xác minh những dấu hiệu bất thường liên quan đến nhân sự, nhà cung cấp, hàng hóa, tài sản và hoạt động thực tế trong phạm vi pháp luật cho phép.

Mỗi yêu cầu được đánh giá tính khả thi, phạm vi, thời gian và chi phí trước khi triển khai. Kết quả được báo cáo khách quan theo dữ kiện ghi nhận, không cam kết tạo ra kết luận theo nghi ngờ ban đầu.

Hotline/Zalo 24/7: 0898 004 874

Website: https://thamtuanlong.com

Gửi hồ sơ sơ bộ: Gửi yêu cầu điều tra bảo mật

Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.