Cách lưu giữ dữ liệu khi nghi ngờ gian lận để bảo toàn chứng cứ

Khi nghi ngờ có gian lận, cách lưu giữ dữ liệu đúng là bảo toàn tài liệu gốc, ghi nhận nguồn và thời điểm phát hiện, tạo bản sao phù hợp, kiểm soát quyền truy cập và lưu lại quá trình xử lý. Những việc này giúp hạn chế thất lạc thông tin, giảm nguy cơ dữ liệu bị thay đổi và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác minh sau này.

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu cần bảo quản có thể bao gồm email, tin nhắn công việc, hợp đồng, chứng từ kế toán, báo giá, lịch sử giao dịch, nhật ký hệ thống và camera giám sát.

Tuy nhiên, không phải mọi thông tin bất thường đều chứng minh có gian lận. Việc bảo quản và thu thập dữ liệu phải dựa trên quyền tiếp cận hợp pháp, tôn trọng quyền riêng tư và không làm sai lệch tài liệu.

Bài viết dưới đây hướng dẫn 8 bước lưu giữ dữ liệu khi nghi ngờ gian lận, cách xử lý từng loại tài liệu, mẫu danh mục bàn giao và những lưu ý pháp lý cần biết tại Việt Nam.

1. Khi nghi ngờ gian lận, cần làm gì ngay để tránh mất dữ liệu?

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, việc đầu tiên không phải là tìm người chịu trách nhiệm mà là xác định dữ liệu nào có nguy cơ bị mất hoặc thay đổi.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp phát hiện báo giá mua hàng không thống nhất với hồ sơ phê duyệt. Nếu vội vàng chỉnh sửa bảng tổng hợp, yêu cầu nhiều người cùng mở hồ sơ hoặc thay đổi quyền truy cập hệ thống mà không có kế hoạch, doanh nghiệp có thể vô tình làm mất những thông tin cần thiết để kiểm tra diễn biến ban đầu.

Những việc nên ưu tiên thực hiện

1. Ghi nhận dấu hiệu nghi vấn: Xác định sự kiện bất thường, thời điểm phát hiện và các dữ liệu có liên quan.
2. Giữ nguyên dữ liệu hiện có: Không chỉnh sửa, xóa hoặc thay thế bản gốc.
3. Xác định quyền tiếp cận: Chỉ để người có thẩm quyền thực hiện việc truy xuất hoặc sao lưu.
4. Ưu tiên dữ liệu dễ mất: Đặc biệt là camera tự ghi đè, nhật ký hệ thống có thời hạn lưu hoặc dữ liệu có nguy cơ bị thay đổi.
5. Tạo bản sao phù hợp: Lưu bản sao để kiểm tra, hạn chế thao tác trên dữ liệu gốc.
6. Ghi lại quá trình xử lý: Bao gồm người thực hiện, thời điểm, phương pháp và nơi lưu giữ.
7. Kiểm soát việc chia sẻ: Không gửi hồ sơ nhạy cảm vào các nhóm trò chuyện hoặc kênh không được phép.
8. Đánh giá bước tiếp theo: Xác định có cần bộ phận IT, pháp chế, luật sư hoặc đơn vị xác minh độc lập hỗ trợ hay không.

Lưu ý: Nếu đang xảy ra sự cố an ninh hoặc rò rỉ dữ liệu, doanh nghiệp cần đồng thời thực hiện biện pháp ngăn chặn thiệt hại theo quy trình ứng phó sự cố. Không nên trì hoãn biện pháp bảo vệ khẩn cấp chỉ vì muốn giữ nguyên mọi trạng thái của hệ thống.

Vì sao dữ liệu có thể biến mất trước khi được kiểm tra?

Dữ liệu không phải lúc nào cũng tồn tại nguyên trạng.

• Camera giám sát có thể tự động ghi đè bản ghi cũ.
• Phần mềm kế toán hoặc quản trị có thể phát sinh phiên bản mới.
• Nhật ký hệ thống có thể bị xóa theo chính sách lưu trữ.
• Email hoặc tài liệu có thể bị xóa, di chuyển hoặc thay đổi quyền truy cập.
• Nhân sự nghỉ việc có thể khiến một số dữ liệu công việc khó tiếp cận nếu doanh nghiệp không có quy trình bàn giao.
• Thiết bị hư hỏng hoặc lỗi đồng bộ có thể làm mất một phần dữ liệu.

Vì vậy, thời điểm ghi nhận và cách bảo toàn dữ liệu ban đầu có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng xác minh vụ việc.

2. Dữ liệu, bằng chứng và chứng cứ khác nhau như thế nào?

Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người sử dụng ba khái niệm này thay thế cho nhau. Tuy nhiên, khi xử lý một vụ việc gian lận, cần phân biệt rõ.

Dữ liệu là thông tin được ghi nhận hoặc lưu trữ dưới nhiều hình thức như email, file, hình ảnh, giao dịch hay nhật ký hệ thống.

Bằng chứng là cách gọi thông dụng đối với thông tin hoặc tài liệu được sử dụng để hỗ trợ chứng minh một sự việc.

Chứng cứ là thuật ngữ pháp lý. Trong tố tụng, việc xác định một tài liệu có phải chứng cứ và có giá trị chứng minh đến đâu phụ thuộc vào nguồn, cách thu thập, tính xác thực, tính liên quan và quy định áp dụng.

Ví dụ, một bảng Excel cho thấy khoản thanh toán cao bất thường có thể là dữ liệu cần kiểm tra. Tuy nhiên, riêng bảng Excel đó chưa đủ khẳng định người lập bảng có hành vi gian lận.

Doanh nghiệp còn phải xem xét hợp đồng, điều kiện thanh toán, chứng từ giao nhận, lịch sử thay đổi và các thông tin liên quan khác.

Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu có thể được dùng làm chứng cứ theo quy định pháp luật. Giá trị dùng làm chứng cứ được xem xét dựa trên những yếu tố như độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ, tính toàn vẹn và khả năng xác định các chủ thể liên quan.

Do đó, lưu giữ dữ liệu tốt không chỉ là giữ lại một tệp tin mà còn cần bảo quản những thông tin giúp kiểm tra nguồn gốc và quá trình xử lý của tệp đó.

3. Những loại dữ liệu cần lưu giữ khi nghi ngờ gian lận

Tùy tình huống, dữ liệu có thể nằm trong hồ sơ giấy, phần mềm nội bộ, hệ thống camera hoặc các kênh trao đổi công việc.

Không cần thu thập mọi dữ liệu có thể tiếp cận. Cách làm phù hợp là xác định thông tin liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm tra và giữ lại trong phạm vi cần thiết.

3.1. Email và lịch sử trao đổi công việc

Email có thể phản ánh quá trình đề xuất, trao đổi, phê duyệt và thay đổi quyết định.

Những thông tin đáng lưu ý gồm:

• Người gửi, người nhận và các bên được sao chép.
• Thời điểm gửi, nhận.
• Nội dung trao đổi.
• Tệp đính kèm.
• Chuỗi phản hồi trước và sau.
• Thông tin kỹ thuật của email khi có thể truy xuất hợp lệ.

Ví dụ, nếu nghi ngờ một đơn hàng được phê duyệt không đúng quy trình, email phê duyệt có thể cần được đối chiếu với bảng phân quyền, đề nghị mua hàng và thời điểm phát sinh giao dịch.

3.2. Tin nhắn và lịch sử trò chuyện

Trao đổi công việc qua Zalo hoặc ứng dụng nhắn tin có thể chứa thông tin về lịch giao hàng, báo giá, thỏa thuận hoặc thay đổi yêu cầu.

Khi có quyền tiếp cận hợp pháp, cần lưu ý giữ ngữ cảnh cuộc trò chuyện, thông tin người tham gia và trình tự thời gian.

Không nên chỉ giữ một câu nói riêng lẻ nếu những tin nhắn trước hoặc sau có thể làm thay đổi ý nghĩa của nội dung đó.

Không tự ý đăng nhập tài khoản, đọc trộm tin nhắn hoặc sử dụng phần mềm giám sát trái phép để lấy dữ liệu của người khác.

3.3. Hợp đồng, báo giá và chứng từ kế toán

Đây là nhóm tài liệu thường được sử dụng khi rà soát gian lận mua hàng, thanh toán, công nợ và thất thoát tài sản.

Các tài liệu có thể gồm:

• Hợp đồng và phụ lục.
• Hồ sơ chào giá.
• Đề nghị mua hàng.
• Đơn đặt hàng.
• Hóa đơn.
• Phiếu xuất, nhập kho.
• Biên bản giao nhận.
• Đề nghị thanh toán.
• Chứng từ chuyển khoản.
• Biên bản đối soát.

Cần giữ phiên bản gốc và những phiên bản thay đổi có liên quan, nếu còn tồn tại và được phép tiếp cận.

3.4. Dữ liệu phần mềm quản trị và nhật ký hệ thống

Các hệ thống ERP, CRM, phần mềm kế toán, bán hàng và quản trị kho thường có khả năng lưu lại hoạt động của người dùng.

Những dữ liệu có thể cần xem xét gồm lịch sử tạo giao dịch, thời điểm chỉnh sửa, người phê duyệt, thay đổi số liệu, thao tác xuất dữ liệu hoặc thay đổi quyền truy cập.

Việc trích xuất nên do bộ phận quản trị có thẩm quyền thực hiện để hạn chế rủi ro làm thay đổi hệ thống.

3.5. Camera, hình ảnh và video

Camera có thể hỗ trợ xác định thời điểm giao nhận, di chuyển hàng hóa hoặc các sự kiện diễn ra tại địa điểm thuộc phạm vi giám sát hợp pháp.

Khi cần bảo quản, nên ghi lại thông tin hệ thống, vị trí camera, khoảng thời gian, người trích xuất và tệp video gốc.

Không nên sử dụng duy nhất một đoạn video đã cắt ghép mà bỏ mất nguồn ban đầu.

3.6. Hồ sơ giấy và tài liệu từ nguồn bên ngoài

Một số thông tin quan trọng chỉ tồn tại trên giấy hoặc được cung cấp từ đối tác, nhà cung cấp và các nguồn hợp pháp khác.

Cần phân biệt tài liệu gốc, bản sao, bản quét và tài liệu được cung cấp bởi bên thứ ba. Mỗi loại có cách kiểm tra nguồn gốc khác nhau.

Ma trận ưu tiên bảo toàn dữ liệu

Nguyên tắc ưu tiên: Bảo toàn trước những dữ liệu liên quan trực tiếp đến vụ việc và có nguy cơ không thể khôi phục, nhưng phải thực hiện trong phạm vi quyền hạn phù hợp.

4. Quy trình 8 bước lưu giữ dữ liệu khi nghi ngờ gian lận

Một quy trình bảo toàn dữ liệu hiệu quả cần trả lời được bốn câu hỏi: Dữ liệu đến từ đâu? Ai đã xử lý? Dữ liệu có bị thay đổi không? Ai đang được quyền tiếp cận?

Dưới đây là quy trình tham khảo để tổ chức việc bảo quản dữ liệu ban đầu. Đây không phải quy trình giám định tư pháp hoặc quy trình nghiệp vụ bắt buộc của cơ quan điều tra.

Bước 1. Xác định sự việc và dữ liệu liên quan

Trước tiên, hãy mô tả vấn đề cần xác minh bằng những thông tin khách quan.

Ví dụ:

“Ngày 15/09/2026, bộ phận kế toán phát hiện hai khoản thanh toán có cùng số tiền và nội dung gần giống nhau.”

Cách ghi nhận này phù hợp hơn việc viết:

“Nhân viên kế toán đã cố tình thanh toán trùng để gian lận.”

Lý do là thông tin thứ nhất mô tả dữ kiện quan sát được, trong khi thông tin thứ hai đưa ra kết luận khi chưa đủ căn cứ.

Sau khi mô tả sự việc, xác định những nguồn dữ liệu liên quan: hợp đồng, chứng từ, email phê duyệt, nhật ký phần mềm và thông tin giao dịch.

Bước 2. Xác định quyền tiếp cận và người phụ trách

Không phải ai phát hiện bất thường cũng có quyền tự truy xuất toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp nên xác định:

• Ai có quyền quản lý dữ liệu?
• Ai được phép sao lưu?
• Có dữ liệu cá nhân hoặc bí mật kinh doanh không?
• Có cần bộ phận IT hoặc pháp chế tham gia?
• Việc truy xuất có phù hợp với mục đích và quy định hiện hành không?

Việc phân quyền ngay từ đầu giúp hạn chế truy cập không cần thiết và bảo vệ những người không liên quan.

Bước 3. Giữ nguyên dữ liệu gốc

Dữ liệu gốc là nguồn cần được ưu tiên bảo toàn.

Không nên mở và lưu đè file gốc, chỉnh sửa nội dung email, cắt trực tiếp video nguồn hoặc thay thế tài liệu đã tồn tại bằng một bản mới.

Đối với hệ thống điện tử, một số thao tác tưởng như thông thường cũng có thể thay đổi thông tin kỹ thuật. Vì vậy, với dữ liệu nhạy cảm hoặc hệ thống phức tạp, nên để người có chuyên môn xác định cách bảo toàn phù hợp.

Nếu cần làm việc với tài liệu, hãy ưu tiên bản sao được tạo hợp lệ.

Bước 4. Tạo bản sao để lưu giữ và phân tích

Một bản sao giúp hạn chế thao tác trực tiếp trên nguồn gốc.

Tùy loại dữ liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng xuất tệp, sao lưu có kiểm soát hoặc công cụ chuyên dụng do nhân sự có thẩm quyền vận hành.

Nên phân biệt:

Bản bảo toàn: Bản được lưu giữ để đối chiếu trạng thái tại thời điểm tiếp nhận.

Bản làm việc: Bản phục vụ đọc, phân tích, đánh dấu hoặc lập báo cáo.

Việc tạo bản sao phải được ghi lại, bao gồm nguồn sao chép, người thực hiện, thời điểm và phương pháp.

Bước 5. Ghi nhận nguồn gốc và thông tin kỹ thuật

Mỗi tài liệu nên có thông tin nhận diện tối thiểu:

• Tên hoặc mã tài liệu.
• Loại dữ liệu.
• Nguồn dữ liệu.
• Thời điểm phát hiện.
• Thời điểm sao lưu.
• Người thực hiện.
• Phương pháp sao lưu.
• Vị trí lưu giữ.
• Ghi chú về trạng thái dữ liệu.

Với file điện tử, có thể lưu thêm dung lượng, định dạng, metadata và mã băm nếu phù hợp.

Cần phân biệt thời gian sự kiện thực tế với thời gian hiển thị trên thiết bị, bởi đồng hồ hệ thống có thể không chính xác hoặc sử dụng múi giờ khác.

Bước 6. Lập danh mục và nhật ký thao tác

Khi có nhiều tài liệu, việc đặt tên tùy tiện khiến quá trình kiểm tra khó theo dõi.

Thay vì sử dụng những tên như file-moi.xlsx , anh1.png hay ban-cuoi-2.pdf , doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã quản lý riêng.

Ví dụ:

• DL-001: Hồ sơ yêu cầu mua hàng.
• DL-002: Báo giá nhà cung cấp.
• DL-003: Email phê duyệt.
• DL-004: Chứng từ thanh toán.
• DL-005: Lịch sử giao dịch.

Danh mục phải cho biết từng mã tương ứng với tài liệu nào. Không nhất thiết phải đổi tên tệp gốc; có thể quản lý mã thông qua bảng danh mục để tránh can thiệp không cần thiết vào dữ liệu ban đầu.

Nhật ký thao tác ghi lại ai đã tiếp cận, sao chép, chuyển giao hoặc xử lý dữ liệu, vào thời điểm nào và nhằm mục đích gì.

Bước 7. Lưu trữ an toàn và kiểm soát quyền truy cập

Dữ liệu liên quan đến nghi vấn gian lận có thể chứa thông tin khách hàng, nhân sự, tài chính và bí mật kinh doanh.

Doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp phù hợp:

• Phân quyền theo nhiệm vụ.
• Sử dụng nơi lưu trữ được quản lý.
• Mã hóa dữ liệu khi cần thiết.
• Bảo vệ tài khoản quản trị bằng xác thực phù hợp.
• Ghi nhận lịch sử truy cập nếu hệ thống hỗ trợ.
• Có phương án sao lưu và phục hồi.
• Giới hạn người nhận hồ sơ.
• Xác định thời hạn lưu giữ và nguyên tắc xóa hoặc bàn giao.

Không nên lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhạy cảm vô thời hạn hoặc chuyển dữ liệu qua tài khoản cá nhân không được kiểm soát.

Bước 8. Bàn giao và xác định hướng xử lý tiếp theo

Khi chuyển dữ liệu cho người phụ trách xác minh, pháp chế, luật sư hoặc bên hỗ trợ phù hợp, nên có danh mục bàn giao.

Thông tin bàn giao gồm:

• Người gửi.
• Người nhận.
• Thời gian.
• Danh sách tài liệu.
• Phương thức chuyển giao.
• Tình trạng dữ liệu.
• Mục đích sử dụng.
• Xác nhận tiếp nhận.

Sau đó, cần phân loại nội dung thành ba nhóm:

1. Dữ kiện đã được ghi nhận và có thể kiểm tra nguồn.
2. Dấu hiệu bất thường cần tiếp tục xác minh.
3. Thông tin chưa đủ căn cứ để kết luận.

Cách phân loại này giúp hạn chế tình trạng biến nghi ngờ thành kết luận hoặc chỉ lựa chọn tài liệu có lợi cho giả thuyết ban đầu.

5. Hướng dẫn lưu giữ đúng cách theo từng loại dữ liệu

Quy trình chung là nền tảng, nhưng mỗi loại dữ liệu có đặc điểm khác nhau. Không có một phương pháp sao lưu duy nhất phù hợp cho email, camera, phần mềm quản trị và hồ sơ giấy.

5.1. Cách lưu email để giữ thông tin nguồn

Nếu sử dụng hệ thống email doanh nghiệp và có quyền truy xuất hợp lệ, nên ưu tiên phương thức lưu được email gốc cùng thông tin kỹ thuật liên quan.

Một số hệ thống hỗ trợ xuất email dưới định dạng .eml hoặc .msg . Những định dạng này có thể bảo toàn nhiều thông tin hơn so với việc chỉ sao chép nội dung email vào tài liệu Word.

Cần giữ các tệp đính kèm và toàn bộ phần trao đổi liên quan.

Sai lầm thường gặp: Chỉ chuyển tiếp email cho người khác rồi xóa email ban đầu. Việc chuyển tiếp có thể làm thay đổi ngữ cảnh và không bảo toàn đầy đủ thông tin kỹ thuật của email gốc.

5.2. Cách lưu tin nhắn Zalo và ứng dụng trò chuyện

Khi có quyền tiếp cận nội dung hợp pháp, người lưu nên chú ý đến:

• Người tham gia cuộc trò chuyện.
• Thời gian gửi và nhận.
• Nội dung trước và sau sự kiện được quan tâm.
• Tệp hoặc hình ảnh đính kèm.
• Thông tin về nguồn và cách trích xuất.

Ảnh chụp màn hình có thể dùng để tham khảo ban đầu, nhưng có giới hạn vì không phải lúc nào cũng thể hiện đầy đủ nguồn gốc hoặc lịch sử trao đổi.

Không nên đăng nhập tài khoản của người khác, tìm cách vượt qua mật khẩu, lấy mã OTP hoặc cài phần mềm đọc trộm để thu thập tin nhắn.

5.3. Cách lưu file Excel, Word và PDF

Đối với tài liệu văn phòng, nên bảo quản tệp gốc và lịch sử phiên bản nếu hệ thống có hỗ trợ.

Ví dụ, một bảng Excel về giá mua hàng có thể chứa:

• Công thức tính toán.
• Liên kết giữa các bảng.
• Thông tin chỉnh sửa.
• Dữ liệu ẩn hoặc bộ lọc.
• Lịch sử phiên bản được quản lý trên nền tảng lưu trữ.

Nếu chỉ in ra giấy hoặc xuất sang PDF, một phần thông tin có thể không còn được thể hiện.

Doanh nghiệp nên sử dụng bản sao để tính toán, đánh dấu điểm bất thường và lập bảng đối chiếu, không ghi đè lên tài liệu đang cần bảo toàn.

5.4. Cách bảo toàn log hệ thống, CRM và ERP

Nhật ký hệ thống có thể giúp làm rõ một giao dịch được tạo hoặc thay đổi vào thời điểm nào, bằng tài khoản nào và thông qua chức năng gì.

Tuy nhiên, log không phải lúc nào cũng xác định chắc chắn người thực tế đang sử dụng tài khoản. Cần kiểm tra thêm chính sách chia sẻ tài khoản, phân quyền và tình trạng bảo mật của hệ thống.

Khi có dấu hiệu bất thường, bộ phận IT được ủy quyền nên xem xét:

• Khoảng thời gian cần giữ dữ liệu.
• Cơ chế lưu và xóa log.
• Dữ liệu có nguy cơ bị ghi đè.
• Phương thức xuất dữ liệu.
• Thông tin múi giờ và đồng bộ thời gian.
• Nhật ký thao tác của người trích xuất.

Không nên tự ý vô hiệu hóa hệ thống bảo mật hoặc thay đổi cấu hình chỉ để lấy thông tin.

5.5. Cách bảo quản video camera

Với camera, việc xác định thời hạn ghi đè rất quan trọng.

Người quản lý có thẩm quyền nên xác định rõ camera cần kiểm tra, vị trí, ngày giờ và khoảng thời gian liên quan.

Khi trích xuất, nên giữ tệp nguồn ở định dạng mà hệ thống hỗ trợ, đồng thời ghi nhận thiết bị, thời điểm, người thực hiện và phương pháp trích xuất.

Một đoạn video được cắt ngắn có thể hữu ích khi trình bày sự kiện, nhưng không nên thay thế hoàn toàn bản ghi nguồn khi bản nguồn có thể được bảo toàn hợp lệ.

5.6. Cách lưu hồ sơ giấy và chứng từ kế toán

Với tài liệu giấy, cần tránh viết thêm, tẩy xóa, đóng dấu hoặc làm hỏng tài liệu trong quá trình kiểm tra nếu những thao tác đó có thể ảnh hưởng đến hiện trạng.

Có thể tạo bản quét để thuận tiện đối chiếu nhưng phải quản lý riêng tài liệu gốc.

Đối với chứng từ kế toán, thời hạn và phương thức lưu trữ còn phụ thuộc quy định chuyên ngành. Doanh nghiệp cần kết hợp yêu cầu bảo toàn vụ việc với nghĩa vụ lưu trữ hiện hành.

6. Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu có bị thay đổi?

Một vấn đề quan trọng khi bảo quản chứng cứ điện tử là khả năng kiểm tra tính toàn vẹn.

Tính toàn vẹn dữ liệu là gì?

Hiểu đơn giản, tính toàn vẹn liên quan đến việc dữ liệu có được duy trì không thay đổi so với trạng thái được xác định tại một thời điểm hay không, ngoại trừ những thay đổi được phép và được giải thích phù hợp.

Tuy nhiên, một tệp chưa thay đổi không có nghĩa nội dung tệp chắc chắn đúng sự thật.

Ví dụ, một bảng báo giá có thể được lưu giữ nguyên trạng nhưng giá trị bên trong đã không chính xác ngay từ khi lập.

Vì vậy, cần phân biệt tính toàn vẹn của tệp với tính xác thực và độ tin cậy của thông tin.

Metadata có thể hỗ trợ xác minh điều gì?

Metadata là thông tin mô tả dữ liệu, có thể bao gồm định dạng, dung lượng, thời gian tạo, thời gian sửa đổi hoặc thông tin nguồn.

Những thông tin này có giá trị tham khảo khi đối chiếu lịch sử tài liệu.

Tuy nhiên, metadata có thể bị thay đổi bởi phần mềm, hệ điều hành hoặc quá trình sao chép. Không nên dựa duy nhất vào metadata để kết luận một tài liệu là thật hoặc giả.

Mã băm SHA-256 có tác dụng gì?

SHA-256 là thuật toán băm có thể tạo ra một giá trị đại diện cho nội dung của tệp.

Khi tính mã băm cho cùng một tệp tại hai thời điểm, việc so sánh các giá trị có thể hỗ trợ phát hiện dữ liệu đã thay đổi.

Ví dụ, nếu một bản sao được bảo quản có mã băm trùng với mã đã ghi nhận trước đó, đây là một cơ sở kỹ thuật hỗ trợ đánh giá tính toàn vẹn của bản sao trong khoảng thời gian tương ứng.

Tuy nhiên, mã băm không tự chứng minh tài liệu được tạo ra bởi ai, được thu thập hợp pháp hay phản ánh đúng sự thật.

Với vụ việc phức tạp, việc tạo bản sao pháp chứng và xác minh kỹ thuật nên được thực hiện bởi người có chuyên môn.

Có thể tham khảo tài liệu Digital Evidence Preservation: Considerations for Evidence Handlers của NIST để hiểu thêm những nguyên tắc chuyên môn về bảo quản dữ liệu số.

7. Mẫu danh mục và biên bản bàn giao dữ liệu

Một hồ sơ có nhiều file sẽ rất khó kiểm soát nếu không biết mỗi tài liệu được lấy từ đâu, ai đã sao lưu và đang được giữ ở đâu.

Dưới đây là mẫu tham khảo có thể điều chỉnh theo quy trình của doanh nghiệp.

7.1. Mẫu danh mục dữ liệu

Các thông tin trong bảng là ví dụ giả định, không phải hồ sơ khách hàng thực tế.

Ngoài các trường trên, doanh nghiệp có thể bổ sung tên người xử lý, nơi lưu trữ, mã băm, số phiên bản, mức độ bảo mật và ghi chú về những vấn đề chưa xác minh.

7.2. Mẫu ghi nhận bàn giao

BIÊN BẢN BÀN GIAO DỮ LIỆU – MẪU THAM KHẢO

• Mã hồ sơ: ........................................
• Ngày, giờ bàn giao: ........................................
• Bên bàn giao: ........................................
• Bên tiếp nhận: ........................................
• Mục đích bàn giao: ........................................
• Danh sách mã tài liệu: ........................................
• Hình thức bàn giao: ........................................
• Tình trạng và số lượng tài liệu: ........................................
• Vị trí lưu dữ liệu sau bàn giao: ........................................
• Những giới hạn hoặc lưu ý đặc biệt: ........................................
• Xác nhận của các bên: ........................................

Mẫu này chỉ giúp tổ chức việc quản lý dữ liệu. Khi sử dụng trong tố tụng, giám định hoặc thủ tục chuyên ngành, cần tuân thủ yêu cầu về hình thức và phương thức giao nộp tương ứng.

7.3. Cách lập dòng thời gian sự việc

Bên cạnh danh mục, doanh nghiệp nên tạo bảng timeline gồm:

Thời điểm → Sự kiện → Dữ liệu liên quan → Trạng thái xác minh → Người ghi nhận.

Ví dụ:

Cách trình bày này cho phép người kiểm tra nhìn thấy diễn biến theo thời gian mà không cần mở đồng thời hàng chục tài liệu.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể phân biệt những sự kiện đã được xác định với các giả thuyết đang cần kiểm tra.

8. Tình huống giả định: Doanh nghiệp nghi ngờ gian lận trong mua hàng

Để hiểu cách áp dụng những hướng dẫn trên, hãy xem xét một tình huống minh họa.

Bối cảnh: Công ty A phát hiện giá mua một loại vật tư tăng liên tục trong ba tháng, dù số lượng đặt hàng tương đối ổn định. Một nhà cung cấp được lựa chọn nhiều lần và một số báo giá có hình thức tương tự nhau.

Bộ phận quản lý nghi ngờ có khả năng thông đồng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.

Tuy nhiên, sự trùng lặp về hình thức báo giá và mức giá tăng chưa đủ chứng minh hành vi gian lận.

Bước 1. Xác định dữ liệu cần bảo toàn

Công ty A khoanh vùng hồ sơ thuộc giai đoạn cần kiểm tra:

• Đề nghị mua hàng.
• Báo giá của các nhà cung cấp.
• Bảng so sánh giá.
• Email phê duyệt.
• Đơn đặt hàng.
• Phiếu nhập kho.
• Hóa đơn.
• Hồ sơ thanh toán.
• Lịch sử thay đổi dữ liệu liên quan trong hệ thống.

Không thu thập những thông tin cá nhân không liên quan đến hoạt động mua hàng.

Bước 2. Giữ nguyên nguồn dữ liệu

Bộ phận được ủy quyền bảo toàn tài liệu gốc và tạo các bản sao làm việc.

Các file Excel được giữ nguyên cấu trúc. Email được lưu theo phương thức hệ thống cho phép. Nhật ký phần mềm do người quản trị có thẩm quyền trích xuất.

Toàn bộ tài liệu được đưa vào danh mục quản lý có mã nhận diện.

Bước 3. Đối chiếu thông tin

Doanh nghiệp so sánh các yếu tố:

• Giá mua và giá tham khảo tại cùng thời điểm.
• Quy cách, chất lượng, số lượng sản phẩm.
• Điều kiện vận chuyển và thanh toán.
• Thời gian phê duyệt.
• Người đề xuất và người có thẩm quyền quyết định.
• Tình trạng giao hàng thực tế.
• Những phiên bản báo giá đã tồn tại.

Kết quả có thể cho thấy mức giá tăng do biến động thị trường, thay đổi điều kiện giao hàng, sai sót nghiệp vụ hoặc một bất thường cần xác minh thêm.

Bước 4. Phân loại kết quả

Sau khi kiểm tra, hồ sơ có thể được chia thành ba nhóm.

Dữ kiện đã xác minh: Ngày phê duyệt, số tiền thanh toán, số lượng hàng nhập hoặc thông tin nhà cung cấp.

Vấn đề cần làm rõ: Lý do thay đổi giá, cơ sở lựa chọn nhà cung cấp hoặc các điểm khác biệt giữa hồ sơ và hoạt động thực tế.

Thông tin chưa đủ căn cứ: Giả thuyết về việc nhân viên nhận lợi ích riêng hoặc có sự thông đồng.

Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh quy kết cá nhân chỉ từ một biểu hiện bất thường.

Bước 5. Xác định hướng xác minh tiếp theo

Nếu hồ sơ nội bộ vẫn còn những vấn đề không thể giải thích, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra thêm thông tin hoạt động thực tế của nhà cung cấp, địa điểm giao nhận hoặc những dữ kiện có thể xác minh độc lập.

Trong trường hợp phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ điều tra gian lận nội bộ của Thám tử An Long để đánh giá phạm vi hỗ trợ.

An Long thực hiện đánh giá tính khả thi trước khi tiếp nhận vụ việc và không cam kết trước một kết luận khi chưa có dữ kiện.

Tình huống trên được xây dựng nhằm minh họa phương pháp tổ chức dữ liệu, không phải kết quả của một cuộc điều tra thực tế.

9. Những sai lầm có thể làm dữ liệu mất giá trị tham khảo

Một số lỗi trong quá trình xử lý có thể khiến dữ liệu khó xác minh hoặc không còn phản ánh đầy đủ hiện trạng ban đầu.

Chỉ chụp màn hình mà không giữ dữ liệu gốc

Ảnh chụp có thể hữu ích nhưng thường không bảo toàn toàn bộ thông tin nguồn, metadata hoặc lịch sử thay đổi.

Nếu có thể, cần giữ dữ liệu gốc hoặc bản xuất phù hợp cùng thông tin về phương pháp thu thập.

Chỉnh sửa trực tiếp tài liệu gốc

Việc sửa công thức Excel, ghi chú trực tiếp vào file hoặc chỉnh sửa video nguồn có thể làm thay đổi trạng thái dữ liệu.

Nên sử dụng bản làm việc riêng để phân tích.

Không ghi nhận nguồn và thời điểm

Một tài liệu không rõ lấy từ đâu, khi nào và do ai trích xuất sẽ khó kiểm chứng hơn.

Cần lập danh mục ngay khi tiếp nhận thay vì đợi đến lúc tranh chấp mới bổ sung thông tin.

Để log hoặc camera bị ghi đè

Nếu đã xác định dữ liệu liên quan có nguy cơ bị mất, cần thông báo sớm cho người quản trị có thẩm quyền để đánh giá biện pháp bảo toàn phù hợp.

Chia sẻ dữ liệu cho quá nhiều người

Chuyển hồ sơ qua nhiều nhóm chat hoặc tài khoản cá nhân làm tăng nguy cơ lộ lọt, thất lạc và mất kiểm soát phiên bản.

Chỉ chia sẻ trong phạm vi cần thiết qua các kênh được phép.

Thu thập dữ liệu bằng phương thức trái phép

Việc hack tài khoản, đọc trộm tin nhắn, cài phần mềm gián điệp hoặc tự ý truy cập thiết bị của người khác có thể xâm phạm quyền riêng tư và phát sinh trách nhiệm pháp lý.

Mục đích muốn chứng minh gian lận không tự động hợp pháp hóa mọi phương thức thu thập dữ liệu.

Chỉ giữ những tài liệu củng cố nghi ngờ

Nếu doanh nghiệp bỏ qua tài liệu có thể giải thích hoặc bác bỏ nghi vấn ban đầu, kết quả đánh giá có thể thiếu khách quan.

Hoạt động xác minh cần xem xét cả dữ kiện thuận chiều và trái chiều.

10. Quy định pháp luật về lưu giữ dữ liệu và chứng cứ điện tử tại Việt Nam

Bảo toàn dữ liệu khi nghi ngờ gian lận cần đồng thời xem xét quy định về giao dịch điện tử, tố tụng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và những quy định chuyên ngành liên quan.

10.1. Dữ liệu điện tử có thể được dùng làm chứng cứ không?

Có, nếu đáp ứng các điều kiện và quy định áp dụng.

Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của luật này và pháp luật về tố tụng.

Giá trị dùng làm chứng cứ không chỉ phụ thuộc vào nội dung được thể hiện mà còn liên quan đến độ tin cậy của quá trình tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng xác định chủ thể.

Điều đó giải thích vì sao việc giữ nguồn dữ liệu và ghi lại quá trình xử lý có ý nghĩa quan trọng.

10.2. Tài liệu có phải tự động được Tòa án chấp nhận không?

Không.

Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 quy định về nguồn chứng cứ và xác định chứng cứ. Trong đó, dữ liệu điện tử được xác định là một trong các nguồn chứng cứ.

Tuy nhiên, khả năng sử dụng và giá trị chứng minh phải được đánh giá theo quy định áp dụng cho từng vụ việc.

Không thể khẳng định rằng một ảnh chụp màn hình, email hoặc video sẽ chắc chắn được chấp nhận chỉ vì đã được lưu lại.

10.3. Doanh nghiệp có quyền kiểm tra mọi dữ liệu của nhân viên không?

Không thể mặc nhiên kết luận như vậy.

Doanh nghiệp có thể có quyền quản lý các hệ thống, tài khoản và dữ liệu phục vụ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc kiểm tra còn phải căn cứ vào quyền truy cập, mục đích, quy định pháp luật, chính sách nội bộ hợp lệ và quyền của người liên quan.

Quyền sở hữu hoặc quản lý thiết bị cũng không tự động đồng nghĩa với quyền xem mọi nội dung riêng tư có trên thiết bị đó.

Khi chưa xác định rõ phạm vi hợp pháp, nên tham vấn bộ phận pháp chế hoặc luật sư trước khi truy xuất dữ liệu.

10.4. Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân từ năm 2026

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, cũng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Khi bảo quản tài liệu có dữ liệu cá nhân, tổ chức cần đánh giá cơ sở xử lý, mục đích sử dụng, phạm vi truy cập, yêu cầu bảo mật và thời hạn lưu giữ phù hợp.

Không nên sử dụng nhu cầu điều tra nội bộ làm lý do để thu thập tràn lan dữ liệu cá nhân.

Lưu ý pháp lý: Những nội dung trên nhằm cung cấp kiến thức tham khảo, không thay thế việc đánh giá pháp lý cho một hồ sơ cụ thể. Trong trường hợp dự kiến dùng dữ liệu để xử lý kỷ luật, yêu cầu bồi thường, khởi kiện hoặc tố giác, cần tham vấn người có chuyên môn phù hợp.

11. Khi nào nên nhờ chuyên gia hoặc đơn vị xác minh độc lập?

Không phải mọi dấu hiệu gian lận đều cần thuê dịch vụ bên ngoài. Nhiều vấn đề có thể được làm rõ thông qua kiểm tra kế toán, đối chiếu chứng từ, rà soát kiểm soát nội bộ và giải trình nghiệp vụ.

Tuy nhiên, hỗ trợ độc lập có thể cần thiết khi thông tin phức tạp, có nguy cơ mất dữ liệu hoặc liên quan đến những sự kiện mà hồ sơ nội bộ chưa thể xác minh.

Khi cần bộ phận IT hoặc chuyên gia pháp chứng số

Nên cân nhắc khi:

• Dữ liệu đã bị xóa hoặc có nguy cơ mất.
• Hệ thống có dấu hiệu bị can thiệp.
• Cần bảo toàn dữ liệu từ nhiều máy chủ hoặc thiết bị.
• Các bên tranh chấp về tính xác thực của tệp.
• Cần thực hiện phương pháp trích xuất hoặc kiểm tra kỹ thuật chuyên sâu.

Không nên tự tiến hành các thao tác kỹ thuật phức tạp khi chưa có năng lực và quyền hạn phù hợp.

Khi cần luật sư

Nên tham vấn luật sư nếu dữ liệu dự kiến được sử dụng để giải quyết tranh chấp lao động, yêu cầu bồi thường, tranh chấp hợp đồng, khởi kiện hoặc thực hiện thủ tục tố giác.

Luật sư có thể hỗ trợ đánh giá phạm vi quyền, phương pháp thu thập và yêu cầu về chứng cứ trong thủ tục liên quan.

Khi cần hỗ trợ xác minh từ Thám tử An Long

Một số vụ việc còn đòi hỏi đối chiếu thông tin thực tế bên ngoài hệ thống doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Xác minh một nhà cung cấp có hoạt động tại địa chỉ đã công bố hay không.
• Kiểm tra thông tin thực tế liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa.
• Xác minh những dữ kiện phù hợp về đối tác hoặc cá nhân liên quan.
• Ghi nhận hoạt động thực địa trong phạm vi hợp pháp.
• Đối chiếu thông tin và xây dựng dòng thời gian sự việc.

Thám tử An Long cung cấp các giải pháp xác minh dựa trên mục tiêu, phạm vi và tính khả thi của từng hồ sơ. Khách hàng doanh nghiệp có thể tìm hiểu tại trang dịch vụ điều tra doanh nghiệp.

An Long không thay thế cơ quan điều tra, Tòa án, luật sư, tổ chức giám định hoặc bộ phận có thẩm quyền xử lý kỷ luật của doanh nghiệp.

Kết quả xác minh được tổng hợp trung thực theo dữ kiện thực tế, bao gồm cả những nội dung chưa đủ cơ sở kết luận.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi liên hệ?

Ở lần liên hệ đầu tiên, doanh nghiệp chỉ cần mô tả sơ bộ:

• Dấu hiệu bất thường đang gặp.
• Mốc thời gian quan trọng.
• Khu vực liên quan.
• Loại dữ liệu đang có.
• Vấn đề cần xác minh.
• Mức độ khẩn cấp.
• Kênh liên hệ an toàn.

Chưa cần gửi toàn bộ hồ sơ hoặc dữ liệu nhạy cảm.

Theo nguyên tắc hoạt động của An Long, yêu cầu được đánh giá về tính khả thi và phạm vi phù hợp trước khi đề xuất phương án, chi phí và thỏa thuận triển khai.

Bạn cần làm rõ dấu hiệu gian lận nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu?

Thám tử An Long có thể tiếp nhận mô tả ban đầu, đánh giá khả năng hỗ trợ và đề xuất hướng xác minh phù hợp trong phạm vi hợp pháp.

• Hotline/Zalo: 0383 091 328
• Thời gian tiếp nhận: 24/7
• Website: thamtuanlong.com
• Gửi yêu cầu: Liên hệ Thám tử An Long

Không gửi mật khẩu, OTP, thông tin đăng nhập hoặc toàn bộ hồ sơ nhạy cảm khi chưa có hướng dẫn và xác định kênh tiếp nhận phù hợp.

12. Câu hỏi thường gặp về lưu giữ dữ liệu khi nghi ngờ gian lận

13. Kết luận: Bảo toàn dữ liệu đúng cách là nền tảng để xác minh khách quan

Khi phát hiện dấu hiệu gian lận, hành động vội vàng có thể khiến dữ liệu bị mất, thay đổi hoặc khó kiểm chứng. Ngược lại, việc lưu giữ có hệ thống giúp doanh nghiệp bảo vệ nguồn thông tin, xác định diễn biến sự việc và đánh giá nghi vấn dựa trên dữ kiện.

Có thể ghi nhớ ba nguyên tắc cơ bản:

Giữ nguồn gốc: Hạn chế làm thay đổi tài liệu ban đầu.

Ghi nhận quá trình: Biết dữ liệu từ đâu, ai xử lý và được bàn giao như thế nào.

Giới hạn quyền: Chỉ thu thập, lưu giữ và chia sẻ trong phạm vi cần thiết, hợp pháp.

Bảo toàn dữ liệu không phải là kết luận điều tra, nhưng là bước chuẩn bị quan trọng trước khi thực hiện những hoạt động xác minh hoặc thủ tục pháp lý tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp cần kiểm tra những dấu hiệu bất thường liên quan đến đối tác, nhà cung cấp, nhân sự hoặc hoạt động kinh doanh thực tế, có thể tham khảo dịch vụ điều tra gian lận nội bộ của Thám tử An Long.

Thám tử An Long – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.

Hotline/Zalo: 0383 091 328

Xem thông tin về Thám tử An Long | Tham khảo bảng giá dịch vụ | Chính sách bảo mật

Nguồn tham khảo và thông tin biên tập

Nguồn pháp luật:

• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Nghị định 356/2025/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Nguồn kỹ thuật:

• NIST IR 8387 – Digital Evidence Preservation: Considerations for Evidence Handlers, National Institute of Standards and Technology, 2022.

Thông tin xuất bản dự kiến:

• Đơn vị: Thám tử An Long – Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long.
• Tác giả theo hồ sơ biên tập: Nguyễn Anh Tuấn.
• Người kiểm duyệt theo hồ sơ: Phạm Anh Duy.
• Ngày chuẩn bị nội dung: 12/10/2026.

Thông tin ghi công và kiểm duyệt cần được xác nhận sau khi người phụ trách thực sự rà soát, phê duyệt bài viết trước khi xuất bản.

Nội dung cung cấp kiến thức tham khảo về bảo toàn dữ liệu và xác minh thông tin; không thay thế tư vấn pháp lý, giám định kỹ thuật hoặc hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.