Những thông tin nào doanh nghiệp không nên thu thập về ứng viên? Quy định mới nhất 2026

Doanh nghiệp không nên thu thập những thông tin nào về ứng viên? Theo quy định pháp luật Việt Nam năm 2026, doanh nghiệp phải giới hạn việc thu thập dữ liệu trong phạm vi phục vụ mục đích tuyển dụng hợp pháp. Những thông tin về đời tư, tài chính cá nhân, sức khỏe, quan hệ gia đình hoặc tài khoản riêng tư không liên quan đến công việc cần được loại bỏ khỏi biểu mẫu tuyển dụng hoặc chỉ xem xét khi đáp ứng những điều kiện pháp luật cụ thể.

Đặc biệt, Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định rõ trách nhiệm của tổ chức tuyển dụng trong việc yêu cầu, sử dụng và xử lý dữ liệu ứng viên.

Việc kiểm tra lý lịch và xác minh thông tin trước tuyển dụng không mặc nhiên bị cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa xác minh năng lực nghề nghiệp và thu thập thông tin đời tư không cần thiết.

Bài viết dưới đây phân tích 10 nhóm thông tin cần tránh hoặc hạn chế, căn cứ pháp luật hiện hành và cách xây dựng quy trình xác minh ứng viên phù hợp dành cho bộ phận nhân sự (HR).

1. Doanh nghiệp cần phân biệt thông tin không nên thu thập và thông tin bị hạn chế như thế nào?

Không phải mọi thông tin cá nhân đều bị cấm thu thập trong quá trình tuyển dụng. Vấn đề quan trọng nằm ở mục đích sử dụng, mức độ cần thiết, căn cứ xử lý dữ liệu và phương pháp thu thập.

Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, tổ chức tuyển dụng chỉ được yêu cầu những thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng phù hợp với quy định pháp luật. Thông tin được cung cấp phải được xử lý theo pháp luật và có sự đồng ý của người dự tuyển.

Doanh nghiệp có thể chia thông tin ứng viên thành ba nhóm để dễ đánh giá:

Cần lưu ý rằng dữ liệu cá nhân cơ bản cũng được bảo vệ theo pháp luật.

Chẳng hạn, Nghị định 356/2025/NĐ-CP xác định tình trạng hôn nhân và thông tin về mối quan hệ gia đình thuộc nhóm dữ liệu cá nhân cơ bản. Điều này không có nghĩa doanh nghiệp được tự do yêu cầu ứng viên cung cấp những thông tin đó khi chúng không cần thiết cho tuyển dụng.

Nguyên tắc thực hành: Trước khi thêm một trường thông tin vào biểu mẫu, nhà tuyển dụng nên tự hỏi: "Nếu không có thông tin này, doanh nghiệp có còn đủ cơ sở đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của ứng viên không?"

Nếu câu trả lời là có, doanh nghiệp nên cân nhắc không thu thập hoặc chuyển việc thu thập sang giai đoạn thực sự cần thiết.

2. 10 nhóm thông tin doanh nghiệp không nên hoặc cần hạn chế thu thập về ứng viên

2.1. Tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con và thông tin gia đình không liên quan

Những câu hỏi về việc ứng viên đã kết hôn, có bao nhiêu con, dự định mang thai hoặc có kế hoạch sinh con thường không trực tiếp phản ánh năng lực thực hiện công việc.

Ví dụ, khi tuyển nhân viên marketing, kế toán hoặc thiết kế, doanh nghiệp chủ yếu cần đánh giá kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng yêu cầu công việc.

Việc sử dụng tình trạng hôn nhân hoặc kế hoạch sinh con làm cơ sở loại ứng viên còn có thể tạo ra rủi ro về phân biệt đối xử trong tuyển dụng.

Thay vì hỏi:

"Bạn đã kết hôn chưa và dự định khi nào sinh con?"

Doanh nghiệp nên hỏi:

"Vị trí này có yêu cầu làm việc theo ca hoặc công tác theo lịch đã công bố. Bạn có đáp ứng được những yêu cầu đó không?"

Cách đặt câu hỏi này hướng đến khả năng thực hiện công việc thay vì tìm hiểu đời sống gia đình.

Nếu một vị trí có quy định pháp luật đặc thù về điều kiện tuyển dụng, doanh nghiệp phải xác định chính xác căn cứ trước khi yêu cầu thông tin bổ sung.

2.2. Quan điểm chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng và thông tin nguồn gốc nhạy cảm

Quan điểm chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng và dữ liệu tiết lộ nguồn gốc dân tộc, chủng tộc thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Đối với phần lớn vị trí tuyển dụng thông thường, những thông tin này không phải tiêu chí cần thiết để đánh giá năng lực nghề nghiệp.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu ứng viên trình bày niềm tin tôn giáo, quan điểm chính trị hoặc những thông tin nhạy cảm khác chỉ để phục vụ nhận xét về tính cách, mức độ trung thành hay khả năng hòa nhập.

Nếu một vị trí đặc thù có yêu cầu được quy định bởi pháp luật chuyên ngành, phạm vi thu thập phải được xem xét theo đúng căn cứ áp dụng.

Không nên dùng sự đồng ý của ứng viên để hợp thức hóa việc thu thập dữ liệu không liên quan đến mục đích tuyển dụng.

2.3. Đời sống tình cảm, tình dục và các quan hệ riêng tư

Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tính dục, quan hệ tình cảm và các bí mật riêng tư là những dữ liệu cần được bảo vệ đặc biệt.

Trong tuyển dụng, doanh nghiệp không nên:

• Yêu cầu ứng viên giải thích chuyện tình cảm hoặc đời sống riêng.
• Thu thập hình ảnh, tin nhắn về quan hệ cá nhân.
• Hỏi đồng nghiệp cũ về chuyện tình cảm của ứng viên.
• Sử dụng tin đồn về đời tư để kết luận năng lực hoặc đạo đức nghề nghiệp.
• Thuê người tìm hiểu các mối quan hệ tình cảm không liên quan đến công việc.

Ví dụ, khi tuyển một trưởng phòng mua hàng, doanh nghiệp có thể cần xem xét xung đột lợi ích liên quan trực tiếp đến nhà cung cấp. Tuy nhiên, mục tiêu đó không đồng nghĩa với quyền điều tra toàn bộ các mối quan hệ cá nhân của ứng viên.

Trong trường hợp có nguy cơ xung đột lợi ích, hướng phù hợp hơn là sử dụng biểu mẫu công bố quan hệ lợi ích có liên quan trực tiếp đến công việc, với phạm vi và căn cứ xử lý rõ ràng.

2.4. Hồ sơ bệnh án và thông tin sức khỏe vượt quá yêu cầu công việc

Tình trạng sức khỏe là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc xác định điều kiện sức khỏe phù hợp với công việc và yêu cầu cung cấp toàn bộ hồ sơ y tế.

Theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ cung cấp trung thực một số thông tin liên quan đến việc giao kết hợp đồng lao động, trong đó có xác nhận tình trạng sức khỏe và những vấn đề khác liên quan trực tiếp.

Tuy nhiên, quy định này không đồng nghĩa nhà tuyển dụng có quyền yêu cầu mọi ứng viên cung cấp toàn bộ bệnh án, kết quả xét nghiệm hoặc lịch sử điều trị trong vòng tuyển dụng đầu tiên.

Ví dụ:

• Vị trí có tiêu chuẩn sức khỏe đặc thù có thể cần giấy tờ xác nhận phù hợp theo quy định.
• Vị trí làm việc văn phòng thông thường không mặc nhiên cần biết toàn bộ lịch sử bệnh lý của ứng viên.
• Những dữ liệu liên quan đến sức khỏe của người thân thường không cần thiết cho quyết định tuyển dụng.

Doanh nghiệp nên xác định rõ điều kiện sức khỏe thực sự bắt buộc cho vị trí, thời điểm cần xác nhận và người có quyền tiếp cận thông tin.

2.5. Tài khoản ngân hàng, khoản nợ và lịch sử tài chính cá nhân

Thông tin tài khoản ngân hàng, lịch sử giao dịch, dữ liệu tín dụng và những thông tin tài chính thuộc phạm vi được pháp luật bảo vệ.

Không nên đánh đồng tình trạng tài chính cá nhân với mức độ trung thực hoặc năng lực nghề nghiệp.

Chẳng hạn, một ứng viên có khoản vay tiêu dùng không đương nhiên là người thiếu trách nhiệm hoặc có nguy cơ gian lận.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu ứng viên cung cấp:

• Sao kê toàn bộ tài khoản ngân hàng.
• Lịch sử chi tiêu cá nhân.
• Thông tin khoản vay của người thân.
• Mật khẩu hoặc quyền truy cập tài khoản ngân hàng.
• Hồ sơ tín dụng không có căn cứ và mục đích xử lý phù hợp.

Đối với các vị trí quản lý tài chính hoặc tài sản quan trọng, nhà tuyển dụng có thể ưu tiên xác minh kinh nghiệm, chứng chỉ, trách nhiệm từng đảm nhiệm, cơ chế kiểm soát tài chính và những xung đột lợi ích có liên quan.

Đây là các yếu tố phản ánh trực tiếp hơn mức độ phù hợp với công việc.

Thông tin tài khoản phục vụ chi trả tiền lương sau tuyển dụng cũng cần được phân biệt với dữ liệu tài chính dùng để đánh giá ứng viên.

2.6. Mật khẩu, OTP, tin nhắn và tài khoản mạng xã hội riêng tư

Doanh nghiệp không nên yêu cầu mật khẩu Facebook, Zalo, Gmail, tài khoản ngân hàng hoặc bất kỳ mã OTP nào của ứng viên.

Việc ứng viên tự nguyện tham gia tuyển dụng không trao cho doanh nghiệp quyền truy cập trái phép vào thiết bị, tài khoản hoặc dữ liệu riêng tư.

Các hành vi cần tránh bao gồm:

• Đăng nhập tài khoản ứng viên bằng mật khẩu được cung cấp.
• Yêu cầu xem toàn bộ tin nhắn riêng.
• Dùng tài khoản giả để tiếp cận nội dung không công khai.
• Cài đặt phần mềm theo dõi vào thiết bị cá nhân.
• Mua dữ liệu tài khoản từ nguồn không rõ ràng.
• Khai thác dữ liệu bị rò rỉ trên Internet.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể đề nghị ứng viên cung cấp portfolio, website cá nhân phục vụ nghề nghiệp hoặc đường dẫn hồ sơ chuyên môn công khai.

Ngay cả khi thông tin xuất hiện công khai trên Internet, hoạt động thu thập và xử lý vẫn cần đáp ứng quy định pháp luật áp dụng.

Điểm quan trọng: Thông tin công khai không đồng nghĩa với dữ liệu được tự do sử dụng cho mọi mục đích.

2.7. Dữ liệu định vị, lịch trình và thói quen sinh hoạt

Dữ liệu vị trí được xác định qua dịch vụ định vị thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp không nên theo dõi nơi ứng viên thường xuyên đến, lịch trình sinh hoạt, điểm lưu trú hoặc những hoạt động cá nhân ngoài mục đích tuyển dụng.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn xác minh một ứng viên có từng làm việc tại chi nhánh được ghi trong CV hay không.

Thông tin phù hợp cần kiểm tra là:

• Tên đơn vị công tác.
• Chi nhánh hoặc bộ phận.
• Chức danh.
• Thời gian làm việc.
• Người tham chiếu nghề nghiệp.

Doanh nghiệp không cần theo dõi nơi ứng viên sinh sống, đi lại hoặc gặp gỡ người khác để xác nhận những dữ kiện này.

Việc xác minh nơi làm việc đã khai báo cần được phân biệt với hoạt động theo dõi đời sống cá nhân.

2.8. Sinh trắc học, dữ liệu di truyền và giấy tờ định danh quá mức cần thiết

Dữ liệu sinh trắc học, đặc điểm di truyền và hình ảnh giấy tờ định danh là những nhóm dữ liệu cần được xử lý thận trọng theo quy định.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu ứng viên cung cấp vân tay, dữ liệu nhận diện khuôn mặt, kết quả xét nghiệm ADN hoặc bản sao nhiều loại giấy tờ định danh nếu chưa xác định được sự cần thiết và điều kiện pháp lý.

Trong thực tế, một biểu mẫu tuyển dụng có thể chỉ cần họ tên, phương thức liên hệ, trình độ và kinh nghiệm làm việc để sàng lọc ban đầu.

Việc xác minh danh tính hoặc hoàn thiện giấy tờ khi chuẩn bị giao kết hợp đồng cần được tổ chức theo giai đoạn phù hợp.

Doanh nghiệp nên hạn chế lưu trữ hình ảnh căn cước trong các hệ thống có quyền truy cập rộng, đặc biệt là thư mục dùng chung hoặc ứng dụng không có biện pháp bảo vệ tương xứng.

2.9. Thông tin lý lịch tư pháp và dữ liệu liên quan đến vi phạm pháp luật

Đây là nhóm thông tin doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026.

Từ ngày 01/07/2026, Luật số 107/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực.

Theo quy định mới, cơ quan, tổ chức, cá nhân không được yêu cầu một người cung cấp thông tin lý lịch tư pháp hoặc Phiếu lý lịch tư pháp số 1, trừ những trường hợp được quy định tại các văn bản pháp luật có thẩm quyền tương ứng.

Các ngoại lệ liên quan đến một số ngành nghề, vị trí việc làm hoặc mục đích đặc thù được pháp luật xác định, như quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, sức khỏe cộng đồng và một số giao dịch cần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đối tượng yếu thế.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi vị trí kế toán, nhân viên kho, bảo vệ, quản lý hoặc nhân viên văn phòng đều phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp.

Trước khi yêu cầu loại giấy tờ này, bộ phận nhân sự cần xác định:

1. Vị trí tuyển dụng có thuộc trường hợp pháp luật cho phép yêu cầu hay không?
2. Văn bản nào quy định cụ thể điều kiện đó?
3. Doanh nghiệp có quyền yêu cầu thông tin theo hình thức dự kiến không?
4. Thông tin sẽ được sử dụng và lưu trữ thế nào?

Đồng thời, không nên tự ý tìm kiếm, mua hoặc khai thác dữ liệu về tiền án, tiền sự từ các nguồn không có thẩm quyền.

Đối với những vị trí cần đánh giá tính trung thực nghề nghiệp, doanh nghiệp có thể tập trung trước vào lịch sử công tác, chứng chỉ chuyên môn, người tham chiếu và những dữ kiện có liên quan trực tiếp đến trách nhiệm công việc.

Tham khảo: Luật 107/2025/QH15 trên Công báo Chính phủ và giải thích về giới hạn yêu cầu lý lịch tư pháp từ 01/07/2026.

2.10. Thông tin riêng tư của người thân và người có liên quan

Người thân của ứng viên không mặc nhiên trở thành đối tượng được doanh nghiệp thu thập thông tin trong quy trình tuyển dụng.

Các dữ liệu không nên yêu cầu tùy tiện gồm:

• Thu nhập hoặc khoản nợ của cha mẹ.
• Hồ sơ sức khỏe của vợ, chồng hoặc con.
• Quan hệ tình cảm của thành viên gia đình.
• Thông tin liên hệ chi tiết của nhiều người thân khi không cần thiết.
• Những vấn đề riêng tư không liên quan đến vị trí.

Trong một số vị trí, doanh nghiệp có thể có nhu cầu xác định xung đột lợi ích, chẳng hạn quan hệ lợi ích với nhà cung cấp hoặc đối tác có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định công việc.

Khi đó, phạm vi xác minh cần tập trung vào mối liên hệ có ý nghĩa đối với trách nhiệm nghề nghiệp, không mở rộng thành hoạt động điều tra toàn bộ gia đình.

3. Pháp luật Việt Nam năm 2026 quy định thế nào về thu thập dữ liệu ứng viên?

3.1. Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Điều 25 đưa ra những nguyên tắc quan trọng đối với hoạt động tuyển dụng:

Thứ nhất, chỉ yêu cầu thông tin phục vụ tuyển dụng.

Doanh nghiệp phải xác định mục đích của từng loại thông tin và sự phù hợp với quy định pháp luật.

Thứ hai, chỉ sử dụng dữ liệu đúng mục đích.

Thông tin ứng viên cung cấp để tuyển dụng không được tùy tiện chuyển sang mục đích tiếp thị, chia sẻ cho đối tác hoặc sử dụng trong hoạt động không liên quan.

Thứ ba, xử lý dữ liệu theo quy định và có sự đồng ý của người dự tuyển.

Điều này đặc biệt quan trọng khi thực hiện kiểm tra lịch sử làm việc, liên hệ người tham chiếu hoặc sử dụng đơn vị bên ngoài.

Thứ tư, xóa hoặc hủy thông tin khi không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Doanh nghiệp không nên lưu hồ sơ ứng viên không trúng tuyển vô thời hạn chỉ vì dữ liệu đã được gửi đến bộ phận nhân sự.

Có thể tham khảo văn bản gốc tại Công báo Chính phủ – Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15.

3.2. Điều 16 Bộ luật Lao động 2019

Điều 16 Bộ luật Lao động quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động.

Người lao động có trách nhiệm cung cấp trung thực những thông tin liên quan, bao gồm các nội dung được luật xác định về nhân thân, trình độ, kỹ năng nghề và xác nhận tình trạng sức khỏe.

Tuy nhiên, cần phân biệt:

• Giai đoạn nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nên ưu tiên thông tin phục vụ sàng lọc năng lực.
• Giai đoạn phỏng vấn: Tập trung làm rõ kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng công việc.
• Giai đoạn xác minh: Chỉ đối chiếu những dữ kiện cần thiết theo mục đích và điều kiện pháp luật.
• Giai đoạn giao kết hợp đồng: Hoàn thiện những thông tin, giấy tờ có liên quan theo quy định.

Không nên lấy nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng làm lý do yêu cầu toàn bộ dữ liệu đời tư của ứng viên ngay từ đầu.

3.3. Nghị định 356/2025/NĐ-CP về dữ liệu cá nhân cơ bản và nhạy cảm

Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Văn bản phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Trong tuyển dụng, dữ liệu nhạy cảm có thể liên quan đến:

• Tình trạng sức khỏe.
• Quan điểm chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng.
• Đời sống riêng tư và bí mật gia đình.
• Dữ liệu sinh trắc học và di truyền.
• Vị trí được xác định qua dịch vụ định vị.
• Dữ liệu tài chính, ngân hàng theo phạm vi được quy định.
• Dữ liệu theo dõi hành vi trên các dịch vụ số.

Việc xử lý dữ liệu nhạy cảm đòi hỏi các biện pháp bảo vệ tương ứng, bao gồm phân quyền truy cập, quy trình xử lý và kiểm soát bảo mật.

Đọc văn bản tại Công báo Chính phủ – Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

3.4. Doanh nghiệp thu thập dữ liệu ứng viên trái quy định có thể bị phạt bao nhiêu?

Nghị định 330/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 19/08/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Theo khoản 1 Điều 61, một số hành vi vi phạm trong tuyển dụng thuộc khung phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng đối với tổ chức, bao gồm:

• Yêu cầu người dự tuyển cung cấp dữ liệu không phục vụ mục đích tuyển dụng hoặc không phù hợp với pháp luật.
• Sử dụng thông tin ứng viên vào mục đích khác khi không có thỏa thuận phù hợp.
• Xử lý dữ liệu khi chưa có sự đồng ý hoặc vượt quá phạm vi, mục đích được đồng ý.
• Không xóa, hủy dữ liệu của người không được tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Theo quy định về mức phạt trong Nghị định, khung phạt đối với cá nhân thực hiện cùng hành vi trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân được xác định bằng một nửa mức phạt áp dụng cho tổ chức.

Mức phạt thực tế còn phụ thuộc vào hành vi, đối tượng vi phạm, tình tiết và quy định áp dụng.

Do đó, tuân thủ quyền riêng tư không chỉ là yêu cầu đạo đức nghề nghiệp mà còn là vấn đề quản trị rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.

Nguồn: Nghị định 330/2026/NĐ-CP – Công báo Chính phủ.

4. Doanh nghiệp được thu thập và xác minh những thông tin nào của ứng viên?

Mặc dù có những giới hạn về dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp vẫn có quyền và nhu cầu chính đáng trong việc đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên.

Những nội dung thường có liên quan trực tiếp đến tuyển dụng gồm:

Thông tin liên hệ và nhận diện cần thiết

Họ tên, số điện thoại, email và những dữ kiện nhận diện cần thiết theo từng giai đoạn tuyển dụng.

Không nhất thiết phải thu thập tất cả thông tin trên giấy tờ định danh ngay khi ứng viên nộp CV.

Trình độ học vấn, bằng cấp và chứng chỉ

Doanh nghiệp có thể đối chiếu:

• Trường hoặc cơ sở đào tạo.
• Ngành học.
• Trình độ chuyên môn.
• Chứng chỉ bắt buộc cho vị trí.
• Thời điểm cấp và tình trạng hiệu lực của chứng chỉ.

Việc xác minh bằng cấp cần sử dụng nguồn thông tin phù hợp và tuân thủ quy định áp dụng.

Kinh nghiệm và lịch sử làm việc

Đây là nhóm thông tin quan trọng đối với nhiều vị trí, đặc biệt khi ứng viên sẽ quản lý tài sản, nhân sự, ngân sách hoặc dữ liệu.

Các dữ kiện có thể cần đối chiếu gồm tên doanh nghiệp từng làm việc, thời gian công tác, chức danh, phạm vi trách nhiệm và dự án đã tham gia.

Tuy nhiên, kiểm tra kinh nghiệm nghề nghiệp không đồng nghĩa với việc được quyền thu thập mọi thông tin về công ty cũ hoặc đời sống của ứng viên.

Doanh nghiệp có thể đọc thêm bài Kiểm tra lịch sử làm việc có vi phạm quyền riêng tư không? để hiểu rõ hơn về giới hạn xác minh quá trình công tác.

Người tham chiếu nghề nghiệp

Người tham chiếu có thể là quản lý cũ, người từng trực tiếp phối hợp hoặc bộ phận nhân sự có khả năng xác nhận dữ kiện công việc.

Trước khi liên hệ, doanh nghiệp cần thông báo rõ mục đích và phạm vi xác minh theo quy định áp dụng.

Không nên biến cuộc trao đổi với người tham chiếu thành việc thu thập lời đồn, nhận xét về đời tư hoặc thông tin không liên quan đến năng lực nghề nghiệp.

5. Có nên kiểm tra Facebook, lịch sử làm việc và lý lịch ứng viên trước tuyển dụng?

Kiểm tra thông tin ứng viên, thường được gọi là background check, có thể góp phần hạn chế rủi ro tuyển dụng nếu được thực hiện đúng mục đích và phương pháp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt ba hoạt động:

Kiểm tra CV: Đối chiếu sự nhất quán trong hồ sơ do ứng viên cung cấp.

Reference check: Xác minh thông tin nghề nghiệp từ người tham chiếu hoặc nguồn phù hợp.

Background check: Phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm bằng cấp, kinh nghiệm, chức danh, vai trò nghề nghiệp hoặc những dữ kiện liên quan trực tiếp đến vị trí.

Kiểm tra mạng xã hội của ứng viên

Việc xem xét hồ sơ chuyên môn công khai, như portfolio hoặc thông tin nghề nghiệp trên LinkedIn, khác với truy cập nội dung riêng tư trên Facebook, Zalo hay email cá nhân.

Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần có mục đích sử dụng rõ ràng, bảo đảm điều kiện xử lý dữ liệu và tránh sử dụng thông tin không liên quan để đánh giá ứng viên.

Ví dụ, nội dung thể hiện một ứng viên từng diễn thuyết tại hội thảo chuyên môn có thể liên quan đến kinh nghiệm nghề nghiệp.

Ngược lại, ảnh sinh hoạt gia đình hoặc quan điểm cá nhân không liên quan đến nhiệm vụ công việc không nên trở thành căn cứ tuyển dụng.

Có nên liên hệ công ty cũ?

Doanh nghiệp có thể thực hiện xác minh lịch sử làm việc khi đáp ứng các điều kiện pháp luật về mục đích, phạm vi, nguồn dữ liệu và sự đồng ý của ứng viên.

Đặc biệt, nếu ứng viên vẫn đang làm tại công ty hiện tại, việc liên hệ không được thông báo trước có thể ảnh hưởng đến quan hệ lao động và quyền lợi của họ.

Nhà tuyển dụng nên trao đổi trước về danh sách đơn vị được liên hệ và những thông tin cần xác nhận.

Khi nào background check có nguy cơ xâm phạm đời tư?

Rủi ro xuất hiện khi doanh nghiệp:

• Tìm kiếm thông tin ngoài mục tiêu đã thông báo.
• Liên hệ người không có trách nhiệm hoặc không có nguồn thông tin phù hợp.
• Thu thập dữ liệu từ tài khoản riêng tư bằng phương thức trái phép.
• Mua dữ liệu cá nhân hoặc sử dụng tài liệu bị rò rỉ.
• Công khai kết quả xác minh cho người không có trách nhiệm.
• Lưu trữ thông tin vượt quá phạm vi và thời hạn phù hợp.
• Sử dụng lời đồn hoặc suy đoán như kết luận đã được kiểm chứng.

Doanh nghiệp cần nhớ rằng sự đồng ý không hợp thức hóa một phương pháp thu thập vốn trái pháp luật.

6. Những câu hỏi phỏng vấn nào doanh nghiệp nên thay đổi?

Một cách đơn giản để hạn chế thu thập dữ liệu không cần thiết là rà soát lại câu hỏi phỏng vấn.

Thay vì hỏi về cuộc sống riêng, bộ phận nhân sự nên chuyển sang câu hỏi phản ánh trực tiếp điều kiện và năng lực làm việc.

Những ví dụ này là gợi ý thiết kế câu hỏi, không phải kết luận rằng mọi câu hỏi gốc đều vi phạm pháp luật trong mọi hoàn cảnh.

Điều quan trọng là người tuyển dụng phải xác định được mối liên hệ giữa câu hỏi và yêu cầu thực tế của vị trí.

Nếu một câu hỏi không giúp đánh giá chuyên môn, trách nhiệm hoặc điều kiện thực hiện công việc, doanh nghiệp nên cân nhắc loại bỏ.

7. Ma trận thông tin cần xác minh theo từng vị trí tuyển dụng

Một sai lầm trong quản trị nhân sự là sử dụng cùng một danh sách kiểm tra lý lịch cho mọi vị trí.

Thực tế, thông tin phù hợp với kế toán trưởng có thể khác đáng kể so với nhân viên thiết kế hoặc lập trình viên.

Dưới đây là ma trận tham khảo do An Long đề xuất nhằm giúp doanh nghiệp xác định phạm vi xác minh theo tính chất công việc.

Ma trận là công cụ tham khảo quản trị rủi ro, không thay thế việc đánh giá điều kiện pháp luật áp dụng cho từng vị trí hoặc ngành nghề.

Tình huống minh họa: Tuyển trưởng phòng mua hàng

Giả sử một doanh nghiệp tuyển trưởng phòng mua hàng và ứng viên khai đã quản lý danh mục nhà cung cấp với ngân sách lớn.

Những vấn đề hợp lý cần làm rõ có thể bao gồm:

• Ứng viên có thực sự đảm nhiệm chức danh đã khai không?
• Ngân sách và phạm vi phê duyệt thực tế là bao nhiêu?
• Ứng viên trực tiếp quyết định nhà cung cấp hay chỉ tham gia đánh giá?
• Có thể xác minh kinh nghiệm qua người tham chiếu phù hợp không?
• Có tồn tại xung đột lợi ích nghề nghiệp cần công bố theo chính sách áp dụng không?

Doanh nghiệp không cần tìm hiểu toàn bộ quan hệ tình cảm, lịch trình cá nhân hoặc tình hình tài chính của gia đình ứng viên để trả lời những câu hỏi trên.

Ví dụ này cho thấy xác minh hiệu quả không phụ thuộc vào lượng dữ liệu thu thập, mà phụ thuộc vào chất lượng và mức độ liên quan của dữ kiện.

8. Quy trình 7 bước thu thập và xác minh dữ liệu ứng viên an toàn

Bộ phận nhân sự có thể sử dụng quy trình dưới đây để rà soát hoạt động tuyển dụng.

Bước 1. Xác định mục tiêu tuyển dụng

Liệt kê điều kiện bắt buộc của vị trí: trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, chứng chỉ hoặc những yêu cầu đặc thù.

Không bắt đầu bằng việc yêu cầu ứng viên cung cấp toàn bộ thông tin cá nhân.

Bước 2. Lựa chọn dữ liệu tối thiểu

Với từng trường thông tin, cần xác định:

• Dữ liệu đó giúp đánh giá tiêu chí nào?
• Có phương án khác ít xâm phạm hơn không?
• Thông tin có cần thu thập ngay không?
• Có thể xác minh bằng tài liệu hoặc nguồn nghề nghiệp phù hợp không?

Bước 3. Xác định căn cứ và điều kiện xử lý dữ liệu

Kiểm tra quy định pháp luật hiện hành, mục đích sử dụng và điều kiện về sự đồng ý.

Với dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin thuộc ngành nghề đặc thù, cần có bước kiểm tra pháp lý phù hợp trước khi yêu cầu.

Bước 4. Thông báo và lấy sự đồng ý của ứng viên

Thông báo nên giải thích rõ:

• Ai thu thập dữ liệu.
• Dữ liệu nào được sử dụng.
• Mục đích xác minh.
• Có bên thứ ba tham gia hay không.
• Ai được nhận kết quả.
• Thời hạn lưu trữ và phương thức xử lý sau tuyển dụng.

Doanh nghiệp cần có khả năng chứng minh sự đồng ý phù hợp khi pháp luật yêu cầu.

Bước 5. Thực hiện xác minh đúng phạm vi

Ưu tiên đối chiếu hồ sơ, bằng cấp, lịch sử công tác hoặc người tham chiếu từ các nguồn phù hợp.

Không mở rộng sang dữ liệu đời tư chỉ vì xuất hiện thông tin mới trong quá trình kiểm tra.

Nếu cần thay đổi phạm vi, phải đánh giá lại căn cứ và điều kiện xử lý trước khi thực hiện.

Bước 6. Đánh giá kết quả khách quan

Báo cáo xác minh nên phân loại:

Đã xác nhận: Có dữ liệu đủ căn cứ từ nguồn phù hợp.

Có sai lệch cần giải trình: Thông tin chưa thống nhất giữa các nguồn.

Chưa thể xác minh: Không đủ dữ kiện hoặc nguồn có thẩm quyền không cung cấp thông tin.

Ví dụ, ứng viên khai là trưởng phòng trong khi nguồn tham chiếu ghi nhận chức danh trưởng nhóm.

Doanh nghiệp không nên lập tức kết luận ứng viên gian dối. Cần làm rõ khác biệt về hệ thống chức danh, phạm vi quản lý thực tế và các tài liệu liên quan.

Bước 7. Lưu trữ, phân quyền và xóa dữ liệu phù hợp

Kết quả xác minh chỉ nên được chia sẻ với những người có trách nhiệm tuyển dụng.

Khi ứng viên không được tuyển dụng, doanh nghiệp phải thực hiện việc xóa, hủy dữ liệu theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp có thỏa thuận khác phù hợp.

Nếu lưu hồ sơ phục vụ đợt tuyển dụng sau, cần xác định rõ mục đích, phạm vi và thỏa thuận lưu trữ.

Checklist 5 câu hỏi dành cho bộ phận HR

Trước khi yêu cầu ứng viên cung cấp thêm một dữ liệu, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Dữ liệu có thực sự liên quan đến vị trí tuyển dụng?
• Mục đích và căn cứ xử lý đã được xác định?
• Ứng viên đã được thông báo và đồng ý theo yêu cầu pháp luật?
• Có cách xác minh ít xâm phạm quyền riêng tư hơn?
• Đã xác định ai được truy cập, thời hạn lưu và phương án xóa dữ liệu?

Nếu chưa thể trả lời rõ các câu hỏi này, doanh nghiệp nên rà soát lại trước khi thu thập.

9. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xác minh nhân sự trước tuyển dụng?

Không phải mọi hồ sơ tuyển dụng đều cần đến đơn vị xác minh độc lập.

Với những vị trí thông thường, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra các thông tin cơ bản bằng quy trình nhân sự nội bộ.

Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc đối chiếu từ nhiều nguồn có thể cần thêm thời gian và phương án xác minh phù hợp.

Ví dụ:

• CV có những điểm mâu thuẫn đáng kể về thời gian làm việc.
• Ứng viên khai chức danh quản lý nhưng phạm vi trách nhiệm chưa rõ.
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ quan trọng cần đối chiếu.
• Doanh nghiệp cần xác minh vai trò thực tế tại một đơn vị cũ.
• Vị trí tuyển dụng liên quan đến tài sản, dữ liệu hoặc quyền quản lý quan trọng.
• Xuất hiện vấn đề về xung đột lợi ích nghề nghiệp cần làm rõ trong giới hạn pháp luật.

Điểm cần lưu ý là thuê đơn vị xác minh không làm mất trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp tuyển dụng.

Doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát mục tiêu, phạm vi, sự đồng ý và cách sử dụng kết quả.

Thám tử An Long hỗ trợ xác minh nhân sự trong phạm vi nào?

Thám tử An Long, do Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long vận hành, tiếp nhận nhu cầu xác minh thông tin cho cá nhân và doanh nghiệp theo mục đích chính đáng.

Đối với yêu cầu xác minh nhân sự trước tuyển dụng, phạm vi có thể xem xét bao gồm:

• Đối chiếu thông tin nghề nghiệp ứng viên cung cấp.
• Kiểm tra tính nhất quán của lịch sử làm việc.
• Xác minh chức danh, thời gian công tác và phạm vi trách nhiệm.
• Đối chiếu những dữ kiện liên quan đến vị trí tuyển dụng.
• Làm rõ thông tin chưa thống nhất từ các nguồn hợp pháp và phù hợp.

Mỗi yêu cầu đều cần được đánh giá về mục đích sử dụng, nguồn dữ liệu, giới hạn quyền riêng tư và tính khả thi trước khi triển khai.

An Long hoạt động theo bốn nguyên tắc: hợp pháp, bảo mật, trung thực và hiệu quả.

Đơn vị không tiếp nhận các yêu cầu hack tài khoản, đọc trộm tin nhắn, mua bán dữ liệu cá nhân, cài phần mềm gián điệp, truy cập trái phép thiết bị hoặc thu thập thông tin nhằm xâm hại người khác.

Quy trình tiếp nhận yêu cầu xác minh tại An Long

An Long sử dụng quy trình sáu bước thống nhất:

1. Tiếp nhận bảo mật: Ghi nhận tình huống và mục tiêu xác minh sơ bộ.
2. Đánh giá tính khả thi: Xem xét phạm vi, dữ kiện, phương pháp và rủi ro quyền riêng tư.
3. Đề xuất phương án, báo giá: Làm rõ nội dung xác minh, thời gian, chi phí và sản phẩm dự kiến.
4. Xác nhận thỏa thuận hoặc hợp đồng: Thống nhất trách nhiệm, bảo mật và điều kiện triển khai.
5. Triển khai, cập nhật: Thực hiện trong phạm vi đã được chấp thuận, không tự ý mở rộng.
6. Bàn giao và hỗ trợ: Báo cáo dữ kiện thực tế, những điểm chưa thể kết luận và nguyên tắc xử lý dữ liệu sau bàn giao.

Khách hàng có thể tham khảo quy trình làm việc và báo cáo của Thám tử An Long.

Tùy hồ sơ, kết quả có thể bao gồm bảng đối chiếu thông tin, dữ kiện đã xác minh, các điểm chưa thống nhất và báo cáo tổng hợp theo phạm vi công việc.

An Long không cam kết trước kết quả xác minh chưa xảy ra và không coi thông tin chưa đủ căn cứ là kết luận chắc chắn.

Để tìm hiểu chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác minh nhân sự trước tuyển dụng hoặc nhóm dịch vụ điều tra doanh nghiệp.

Tư vấn phạm vi xác minh ứng viên phù hợp

Doanh nghiệp có thể liên hệ Thám tử An Long để trình bày sơ bộ:

• Vị trí đang tuyển dụng.
• Nội dung cần kiểm chứng.
• Những điểm chưa thống nhất trong hồ sơ.
• Thời gian dự kiến cần kết quả.
• Khu vực và kênh liên hệ phù hợp.

Hotline/Zalo: 0383 091 328

Email: thamtuanlong@gmail.com

Tiếp nhận: 24/7, bao gồm cuối tuần và ngày lễ.

Lưu ý bảo mật: Bạn chưa cần cung cấp toàn bộ hồ sơ ứng viên trong lần liên hệ đầu tiên. Không gửi mật khẩu, OTP, thông tin đăng nhập, dữ liệu ngân hàng hoặc tài liệu đặc biệt nhạy cảm khi chưa được hướng dẫn.

Thông tin về việc tiếp nhận và xử lý dữ liệu được trình bày tại Chính sách bảo mật Thám tử An Long.

10. Câu hỏi thường gặp về thu thập dữ liệu ứng viên

Kết luận: Thu thập đúng thông tin quan trọng hơn thu thập nhiều thông tin

Doanh nghiệp cần xác minh năng lực và độ tin cậy của ứng viên trước những quyết định tuyển dụng quan trọng. Tuy nhiên, việc kiểm tra phải được giới hạn trong những dữ kiện có liên quan trực tiếp đến công việc và đáp ứng điều kiện pháp luật.

Các nhóm thông tin về đời tư, sức khỏe, tài chính, quan hệ gia đình, tài khoản riêng hoặc lý lịch tư pháp cần được xem xét với mức độ thận trọng đặc biệt.

Ba nguyên tắc quan trọng nhất là: thu thập đúng mục đích, xác minh đúng phạm vi và bảo vệ dữ liệu trong suốt quá trình xử lý.

Nếu doanh nghiệp cần làm rõ những điểm chưa thống nhất trong hồ sơ ứng viên, Thám tử An Long có thể tiếp nhận yêu cầu sơ bộ, đánh giá tính khả thi và đề xuất phạm vi xác minh phù hợp trước khi triển khai.

Hotline/Zalo: 0383 091 328 – Xác minh hợp pháp, bảo mật theo cam kết, hỗ trợ 24/7.

Nguồn pháp lý tham khảo

1. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 – Điều 25 về dữ liệu trong tuyển dụng và quản lý người lao động.
2. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Điều 16 về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động.
3. Nghị định 356/2025/NĐ-CP – Quy định chi tiết về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
4. Luật 107/2025/QH15 – Sửa đổi, bổ sung Luật Lý lịch tư pháp, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
5. Nghị định 330/2026/NĐ-CP – Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung và hướng dẫn quản trị dữ liệu tuyển dụng. Việc áp dụng đối với ngành nghề hoặc vị trí đặc thù cần được đối chiếu với quy định pháp luật cụ thể và tư vấn chuyên môn khi cần thiết.